Gestione ufficio stampa: la nostra ricetta segreta - COMeMEDIA

I nostri ingredienti per la gestione efficace della comunicazione della tua azienda

Vi siete mai chiesti come fare per capire se la gestione di un ufficio stampa sia efficace?

Noi sì, praticamente tutti i giorni: ce lo chiediamo spesso per capire come e dove migliorarci, per offrire ai nostri clienti un piatto sempre ottimo, cotto a puntino, ben equilibrato nei sapori e nelle consistenze.

In questi 20 anni di attività, siamo arrivati a migliorare costantemente la ricetta che stiamo per svelarvi.

Gli ingredienti base

Come ogni piatto, la gestione di un ufficio stampa ha degli ingredienti base senza i quali il piatto non potrebbe esistere, come se fosse una parmigiana senza melanzane!

Allora, quali sono le “melanzane” per chi svolge la nostra attività?

• Saper comunicare. Un ufficio stampa, per definizione, comunica. Quindi, come primo ingrediente, chi fa il nostro lavoro deve saper veicolare messaggi in modo chiaro, condividendoli con i destinatari giusti, sapendo interagire con attori molto eterogenei tra loro.
• Scrittura. Chi si occupa di ufficio stampa come prima cosa deve saper scrivere, ovviamente correttamente e in modo chiaro. La chiarezza deve stare alla base di ogni singola frase e della struttura del testo perché il fine di un comunicato stampa è quello di raccontare o spiegare qualcosa, e quindi deve essere compreso in modo immediato.
• Curiosità. Il compito di un addetto stampa è quello di informare i media su una novità aziendale. Per trasmettere il messaggio in modo chiaro, occorre prima scavare a fondo e interrogarsi su cosa si stia dicendo, sul perché lo si stia dicendo, su a chi lo si stia dicendo. Spesso questi dati non sono immediati e bisogna quindi analizzare bene le informazioni di partenza e interrogare la propria fonte, ovvero l’azienda. L’unico modo per porre le domande giuste, o anche sbagliate per poi escludere le risposte dal testo finale, è essere curiosi.
• Ascolto. La capacità di ascoltare è una competenza che non dovrebbe mai mancare ma che si rivela ancora più fondamentale per chi fa il nostro lavoro. È ascoltando gli interlocutori che permette di cogliere e comprendere i suoi bisogni. Spesso le “notizie notiziabili” si trovano nel non detto, spesso invece sono degne di diventare notizia informazioni che sembrano di poco conto. Come si fa a stabilirlo? Ascoltando l’azienda, scoprendo i suoi obiettivi, e ascoltando i media e le loro esigenze. Saper ascoltare permette, infatti, di cogliere le occasioni
• Pianificazione. Saper pianificare è una competenza essenziale in moltissime professioni e non può mancare neppure per chi gestisce uffici stampa. Per restare nell’ambito culinario, la capacità di pianificazione è il sale: serve praticamente in tutti i piatti, anche nei dolci! Una strategia senza pianificazione non potrà funzionare bene: occorre analizzare le tempistiche, sia quelle dell’azienda – che per esempio deve lanciare un nuovo prodotto – sia quelle delle redazioni, organizzare il lavoro in modo efficace e muoversi sulla tabella di marcia stabilita.
• Conoscenza del mercato. Per comunicare un’azienda, non si può non conoscere il mondo in cui questa si muove. Bisogna conoscere bene le caratteristiche e le dinamiche dell’azienda e di ogni nuovo prodotto che si accinge a lanciare sul mercato, sapere quali sono i competitor, come agiscono e per cosa si caratterizzano, conoscere gli eventi del settore per trovare nuove possibilità di comunicazione.

Il procedimento

Una volta che si è in possesso di questi ingredienti, bisogna metterli insieme e mischiarli sempre. Ognuno è premessa e conseguenza dell’altro. Ma non basta mischiarli una volta sola! Il giusto procedimento, infatti, è l’interiorizzazione di queste competenze fino a renderli sistematizzati. Non si può mai iniziare un nuovo progetto senza essere curiosi e ascoltare il cliente, senza fargli nuove domande, senza tenersi costantemente informati sul mercato e sul contesto in generale, senza una pianificazione precisa e chiara del lavoro, senza saper comunicare. Non si può avere un buon lievito madre se non lo si nutre ogni giorno.

Il nostro tocco in più

Una volta stabilito il disciplinare dell’ufficio stampa, però, si può procedere alla personalizzazione. Negli anni noi abbiamo capito qual è l’ingrediente segreto che aggiungiamo sempre in ciascuna delle nostre attività.

Siete curiosi di sapere quale sia?

Ecco il nostro segreto: la passione!

Ci prenderete per pazzi ma siamo in grado di appassionarci per le aziende con cui collaboriamo, per i loro prodotti, per quelli che internamente chiamiamo “i nostri pezzetti di ferro”. Sì, perché i nostri clienti sono aziende che si occupano di tecnica e che producono elementi molto tecnici. Quando ci illustrano la loro gamma noi siamo presi da una forma di entusiasmo che ci porta a volerne sapere di più – e qui torna in campo la curiosità – e di voler raccontare a tutti quelli che possono esserne interessati le caratteristiche tecniche, i vantaggi che comportano, come sono fatti, perché sono importanti. Insomma, sentiamo una carica da dentro che ci porta a metterci del nostro per qualcosa che non è nostro, che ci porta a trattare ogni nostro cliente come se fosse una parte di noi stessi di cui andiamo molto fieri, che ci spinge a fare sempre di più.

Così, negli anni, abbiamo capito che è proprio questo che fa la differenza: la passione che si mette nella preparazione di un piatto… o, nel nostro caso, nella gestione di un ufficio stampa!