La elaboración del presupuesto de un evento es una de las tareas menos populares dentro de la planificación de eventos. Se trata de un documento complejo que requiere precisión para ser verdaderamente útil. No obstante, si está bien hecho, adquiere un papel central a lo largo de la fase de organización y tras su análisis de cara a la siguiente cita.
¿Cómo elaborar un presupuesto para un evento?
A continuación, te damos 9 consejos para facilitar la elaboración de presupuestos para tus eventos.
1. Define los objetivos y KPI de tu evento
El presupuesto debe estar alineado con la visión general de tu evento, desde la decoración hasta el entretenimiento. Si ya tienes un plan de marketing, utiliza la sección de objetivos como referencia. Si no, tómate un tiempo para pensar qué esperas lograr, y qué metas tienes a nivel organizativo y personal.
Ejemplo: Si el objetivo es impresionar a tu lista de clientes VIP, puede que necesites reservar un lugar exclusivo, lo que influirá en el coste de la localización y los servicios subcontratados.
2. Analiza eventos pasados
No empieces desde cero. Revisa eventos anteriores con características similares al que estás organizando. Esto te dará una base histórica para crear un borrador y reducirá la sensación de enfrentarte a una página en blanco. Considera las tendencias actuales y ajusta los costes si es necesario.
Ejemplo: Si organizaste una conferencia de ventas el año pasado, revisa los costes de catering, tecnología y promoción; estas partidas te servirán como referencia en cualquier evento del mismo calado.
3. Empieza con una cifra aproximada
El presupuesto es un documento vivo que evolucionará durante todo el proceso de planificación. Por ello, comienza con una estimación inicial y añade detalles a medida que investigues los costes. De esta forma, podrás iniciar conversaciones con las partes interesadas y ajustar tus estimaciones a lo largo del tiempo.
Ejemplo: Imagina que inicialmente estimas un coste total de 50.000 € para una gala de empresa. A medida que obtienes cotizaciones de diferentes proveedores, podrás ajustar esta cifra hacia arriba o abajo según los datos precisos que vayas añadiendo.
4. Gastos básicos del presupuesto para un evento
Identifica los gastos básicos que siempre debes considerar en tu presupuesto:
- Lugar del evento
- Personal
- Alimentos y bebidas
- Tecnología
- Transporte
- Marketing y promoción
- Seguridad
Empieza a planificar estas partidas antes de introducir nuevos ámbitos que pueden ser accesorios, como el control de acceso con código QR.
5. Solicita varias cotizaciones
Para cada categoría de gasto, obtén cotizaciones de diferentes proveedores. Así no solo serás capaz de negociar mejores precios, sino que también tendrás una visión más completa del mercado.
Ejemplo: Al cotizar el equipo audiovisual, contacta a varias empresas distintas. Si una te ofrece una solución completa con luces y sonido, mientras que otra solo provee sonido por el mismo precio, decántate por la primera opción tras comprobar sus referencias en el sector.
6. Considera los ingresos en el presupuesto para un evento
Haz una estimación de los ingresos que esperas generar a través de la venta de entradas, patrocinadores u otras fuentes. Con esta cifra de referencia tendrás la posibilidad de equilibrar los gastos y asegurar un retorno de inversión (ROI) positivo.
Ejemplo: Si tu evento tiene 200 asistentes y cobras 100 € por entrada, generarás 20,000 € por este concepto. Asegúrate de que los gastos no superen esta cifra o busca más patrocinadores para incrementar la rentabilidad.
7. Incluye un fondo para imprevistos
Es muy importante contar con un margen de entre el 15 y el 30 % de tu presupuesto total para contingencias. Y es que siempre surgen situaciones inesperadas que requieren atención y dinero extra para solucionarlas.
Ejemplo: Si estás organizando un festival al aire libre, reserva un fondo para cubrir gastos de última hora, como la contratación de una carpa en caso de lluvia o el alquiler de generadores eléctricos.
Para terminar, ten en cuenta que elaborar un presupuesto para un evento requiere atención al detalle y una reevaluación constante de los conceptos. Si eres estricto a la hora de identificar los gastos y preciso en su estimación cuantitativa, seguro que tus conclusiones se aproximan bastante a la realidad.
