Assistant.e de direction - F/H - Université Sorbonne Paris Nord

Missions

Activités

Assistance de la Direction de l’IUT

– Gestion administrative courante de la direction (courriers dont chrono des arrivées, suivi, gestion et élaboration de tableaux de bords…), accueil institutionnel, suivi des documents pour signatures, relais des informations internes ou externes concernant la direction et préparation, suivi et archivage de dossiers administratifs

– Fiabilisation, mise à disposition de données et informations sous une forme facilitant leur appropriation sur l’ensemble des missions

– Planification des échéances concernant la gestion de l’emploi du temps du directeur et information de celui du RAF

– Secrétariat du responsable administratif pour le suivi des affaires générales

– Participation et/ou organisation des évènements de la direction

– Conjointement avec l’assistant administratif : assurer le suivi des stocks et les besoins en commande pour les différents évènements de la direction

Affaires générales

– Anticiper et assurer l’organisation, la documentation des séances et le secrétariat :

· Du Conseil d’Institut (rédaction des procès-verbaux, vérification du quorum)

· Des bureaux du conseil d’institut et des conseils de direction ainsi que celui des commissions consultatives de l’IUT (rédaction d’un relevé de décisions)

– Assurer le secrétariat des comités de site du campus, en collaboration et en alternance avec l’UFR SMBH

– Organiser les consultations internes à l’IUT et être le référent IUT pour l’ensemble des consultations électorales institutionnelles

– Instruire et assurer le suivi de gestion des conventions non financières dans IParapheur

– Mettre à jour les annuaires internes de l’IUT (commissions et contacts internes IUT)

– Relais du service culturel du campus et correspondant Handicap de l’IUT

Référent chargé des affaires pédagogiques générales

&

Référent technique des applications pédagogiques

– Gestion des relations avec le CFVU : procédures disciplinaires, FSDIE, suivi des demandes d’évènements liées aux projets étudiants…

– Aide à la direction en ce qui concerne le pilotage pédagogique de l’IUT :

· Centralisation de l’offre de formation, des charges pédagogiques prévisionnelles et assistance auprès des responsables de formations via département pour les demandes d’ouverture/fermeture de formations.

· Administration de la commission pédagogique de l’IUT pilotée par l’enseignant.e référent.e (Validation des MCCC…)

· Assurer la veille juridique pédagogique : modalités du contrôle continu des connaissances, stages … et initiation d’actions et de procédures de modernisation concernant la gestion pédagogique

· Pilotage administratif de la campagne de recrutement BUT/LP et des jurys IUT, Parcoursup et eCandidat.

· Participation à l’autoévaluation des formations (tous les 5 ans)

– En tant que référent technique des applications Parcoursup et eCandidat (candidatures en ligne), Études en France (inscriptions en ligne pour les étudiants étrangers, ressortissants d’un des 67 pays à procédure Études en France) :

· Contrôle et modification du paramétrage des formations, création des profils et des comptes utilisateurs ; enregistrement de dossiers de candidature spécifiques, paramétrage des messages de notifications automatiques

· Formation et assistance technique auprès des utilisateurs de l’IUT et des étudiants (problèmes concernant l’enregistrement de leurs demandes de candidature)

· Diffusion de fiches de procédures, de guides d’utilisation

· Suivi de la campagne de recrutement (nombre de dossiers en attente de décision de l’IUT)

Liens avec d’autres postes ou services

Nature du lien

Liaisons internes IUT :

– Directeur de l’IUT

– Président du conseil d’institut

– Directrice administrative

– Chefs de département, coordonnatrices administratives et secrétaires pédagogiques des départements

– Présidents des commissions (CRIA, commission des statuts, commission pédagogique, commission financière, commission des personnels)

– Pôle FC/FA/RE, Pôle RH, Pôle financier, Pôle communication

– Opérateur logistique

– Personnels DSI de proximité

Liaisons internes USPN :

– Présidence

– Direction générale des services

– Direction des Affaires Juridiques (DAJ)

– CFVU

– VOIE

– UFR du campus (SMBH)

– Service des relations internationales

– Scolarité du campus

Liaisons externes :

– Personnalités extérieures du Conseil d’Institut

– Partenaires de l’IUT

– ADIUT

Hiérarchique

Fonctionnel

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Fonctionnel

Fonctionnel

Fonctionnel

Fonctionnel

Fonctionnel

Collaboratif

Collaboratif