Pianificazione strategica nelle PR: alcune azioni essenziali - Disclosers

Organizzare le attività di PR e relazioni con i media è fondamentale per garantire una comunicazione mirata, strategica ed efficace. Una pianificazione accurata ottimizza l’impatto delle iniziative, mantiene la coerenza del messaggio e assicura visibilità aziendale al momento giusto, nel modo appropriato e con le informazioni corrette (e mediaticamente più interessanti).

Esaminiamo alcune delle azioni che devono far parte di un’attività di PR e media relations.

1. Creare un calendario editoriale

Un calendario editoriale è fondamentale per programmare la distribuzione dei contenuti PR (comunicati stampa, media alert, media pitch) durante l’anno, garantendo in questo modo coerenza e tempestività nelle comunicazioni. Un calendario ben strutturato deve allineare le priorità aziendali, gli eventi di settore e l’ecosistema delle notizie, permettendo all’azienda di essere visibile nei momenti chiave e mantenere un dialogo costante con il pubblico target e i media.

Ecco alcuni elementi essenziali per la creazione di un calendario editoriale efficace:

• Mappatura degli eventi cruciali: Il primo passo è identificare le date chiave per l’azienda, come lanci di prodotti, fiere, conferenze, avvio di nuovi progetti e anniversari. Considerare anche eventi esterni come festività e trend stagionali, che possono offrire spunti comunicativi interessanti. Ad esempio, un’azienda tech potrebbe sfruttare il CES (Las Vegas, gennaio) per condividere aggiornamenti sui prodotti o contenuti di settore.
• Definizione delle date di pubblicazione: per ogni comunicato, è essenziale – quando possibile – stabilire in anticipo la data o il periodo di diffusione, assicurando tempo sufficiente per preparazione, revisione e distribuzione. Una pianificazione accurata evita ritardi e allinea i contenuti con le strategie di marketing e le esigenze aziendali. Inoltre, permette di cogliere opportunità mediatiche senza fretta, guadagnando visibilità in modo strategico.
• Programmazione di contenuti tematici: nei periodi senza grandi annunci, è importante mantenere un flusso comunicativo costante. Ciò può includere approfondimenti, interviste, analisi di trend o articoli che esprimono il punto di vista aziendale su temi rilevanti. Ad esempio, nei mesi meno intensi, l’azienda potrebbe condividere articoli su tendenze emergenti, interviste con esperti interni o casi studio di successo. Questi contenuti non solo mantengono l’azienda presente sui media, ma la posizionano come fonte autorevole nel settore.
• Pianificare periodi di follow-up: un calendario PR efficace include anche momenti dedicati al follow-up. Ciò comprende il monitoraggio post-pubblicazione e attività di rinforzo, come aggiornamenti o iniziative di coinvolgimento mediatico. Questi follow-up sono essenziali per mantenere vivo l’interesse del pubblico e prolungare la visibilità aziendale, garantendo un impatto duraturo delle comunicazioni.

Un piano editoriale ben strutturato assicura una presenza costante sui media, mantenendo l’azienda al centro dell’attenzione tutto l’anno.

2. Allineare le attività di PR con altre iniziative aziendali

Un elemento chiave della pianificazione è far coincidere le attività di PR con gli altri progetti aziendali. Il team PR deve collaborare con marketing, vendite e sviluppo per garantire messaggi coerenti, attuali e sfruttare al meglio le opportunità comunicative. Ecco alcuni consigli per un coordinamento efficace:

• Incontri regolari: organizza riunioni frequenti con i vari team per discutere i prossimi progetti e individuare notizie da comunicare. Questi incontri sono utili anche per ricevere feedback.
• Sintonia con il marketing: se ci sono campagne pubblicitarie in corso, pianifica le attività di PR per supportarle. Ad esempio, un comunicato stampa potrebbe annunciare l’avvio di una campagna o evidenziarne i risultati.
• Collaborazione con le vendite: il team PR può aiutare le vendite a ottenere visibilità nei settori chiave, ad esempio pubblicando casi studio o interviste ai clienti. Confrontati spesso con il team vendite per trovare opportunità di PR.

La sinergia tra i reparti migliora l’efficacia della strategia PR e assicura messaggi aziendali coerenti e ben coordinati.

3. Cogliere le opportunità di comunicazione

Una strategia PR efficace non si limita a promuovere i successi aziendali. È importante essere proattivi nel trovare occasioni di comunicazione che possano interessare media e pubblico. Ecco alcuni spunti per individuare opportunità:

• Monitorare gli sviluppi del settore: resta aggiornato sulle novità e i trend emergenti nel tuo campo. Se l’azienda può offrire un contributo significativo su un argomento di attualità, cogli l’opportunità per proporre interviste o condividere opinioni.
• Partecipare a eventi e conferenze: quando i manager dell’azienda intervengono a conferenze o tavole rotonde, pianifica di annunciarlo con un comunicato stampa e offri interviste ai media interessati.
• Valorizzare dati e ricerche interne: se l’azienda dispone di dati rilevanti o ha condotto studi di settore, trasforma queste informazioni in contenuti PR capaci di catturare l’attenzione dei media.

Essere proattivi nella ricerca di opportunità comunicative aiuta a mantenere l’azienda sotto i riflettori e a posizionarla come leader di pensiero nel settore.

4. Strategia di contatto: approccio efficace ai media

Dopo aver pianificato le attività, è fondamentale sviluppare una strategia per contattare giornalisti e testate. Questo richiede un approccio mirato e rispettoso, che tenga conto delle esigenze dei media e massimizzi le possibilità di ottenere copertura. Ecco come procedere:

• Preparare materiali di qualità: assicurati che i comunicati stampa siano ben scritti (ogni comunicato deve contenere una notizia precisa), chiari e pertinenti per i media a cui li invii. Includi tutte le informazioni necessarie e rendi facile per i giornalisti capire l’importanza della notizia.
• Segmentare la lista dei contatti: suddividi i contatti in base agli argomenti di interesse e invia comunicati solo ai giornalisti che trattano temi rilevanti. Questo aumenta le probabilità che il tuo comunicato venga letto e considerato.
• Personalizzare i messaggi: evita l’invio di comunicati generici e adatta l’approccio a ciascun giornalista. Fai riferimento a articoli precedenti del giornalista o spiega perché la notizia potrebbe esssre interessante per loro e per il loro pubblico.

Un approccio mirato e rispettoso aiuta a costruire relazioni positive con i giornalisti e a migliorare la reputazione dell’azienda nel panorama mediatico.

5. Definire i KPI: come valutare l’efficacia delle attività di PR

Per completare la pianificazione, è essenziale stabilire dei KPI che permettano di misurare l’impatto delle attività di PR. I KPI aiutano a capire cosa funziona e cosa no, consentendo di migliorare costantemente la strategia. Ecco alcuni esempi di KPI per le PR:

• Quantità di copertura mediatica: il numero di articoli o servizi pubblicati grazie alle iniziative di PR.
• Qualità della copertura: l’autorevolezza e la pertinenza delle testate che hanno diffuso la notizia.
• Coinvolgimento del pubblico: il livello di interazione e interesse generato dalle pubblicazioni, misurato attraverso condivisioni, commenti o visualizzazioni.
• Tono della copertura: valutare se la copertura mediatica è stata positiva, neutra o negativa.

Monitorare i KPI permette di prendere decisioni basate sui dati e di ottimizzare le future attività di PR.

6. Prepararsi alle emergenze: il piano di comunicazione in caso di crisi

Un aspetto cruciale della pianificazione PR è essere pronti a gestire potenziali crisi o situazioni di emergenza che potrebbero danneggiare l’immagine dell’azienda. Avere un piano di comunicazione di crisi ben definito aiuta a reagire rapidamente e a limitare i danni (proteggendo di conseguenza la reputazione dell’organizzazione). Ecco cosa considerare:

• Identificare i potenziali rischi: pensa a quali situazioni potrebbero scatenare una crisi, come un richiamo di prodotto, problemi legali o feedback negativi sui social media.
• Formare un team di crisi: designa le persone che faranno parte del team di gestione della crisi, inclusi i portavoce e i responsabili delle decisioni chiave.
• Definire un protocollo di risposta: stabilisci una procedura chiara per comunicare tempestivamente e in modo trasparente con i media e il pubblico.

Prepararsi alle crisi non significa essere pessimisti, ma realistici e pronti a tutelare la reputazione dell’azienda.

Focus: risultati costanti

La pianificazione strategica delle PR è di vitale importanza per risultati duraturi. Dalla creazione di un calendario editoriale alla definizione di KPI, ogni passo contribuisce a una strategia strutturata.

Una buona pianificazione permette all’azienda di mantenere una presenza costante nei media, ottimizzare l’impatto delle comunicazioni e rispondere prontamente alle sfide del mercato mediatico.