Assistant de direction générale des services - H / F - Site officiel du Parc naturel régional d’Armorique​

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Au sein de la direction générale des services, l’assistant/assistante de direction exercera son activité sous l’autorité du Directeur général des services.

Les missions s’articuleront de la façon suivante :

– Apporte une aide permanente au directeur général des services en termes d’information, d’accueil, d’organisation, de communication, de classement et suivi de dossiers :

  • Gère l’agenda, prépare et organise les réunions et rendez-vous, rappelle les informations importantes et transmet les messages, organise certains déplacements,
  • Réalise le suivi de certains projets et activités de la direction générale,
  • Réalise et centralise des comptes-rendus relatifs à la direction,
  • Constitue et met à jour les dossiers,
  • Assure la bonne circulation de l’information au sein du Parc ou avec les autres assistants/assistantes

– Organise l’agenda de la Présidente et des Vice-présidents

– Assure le secrétariat de la direction générale et apporte des appuis aux directions Ressources et Sensibilisation/mobilisation

– Réceptionne et gère l’information de niveau Présidence / direction générale

– Planifie et organise les réunions des instances :

  • Met à jour les fichiers élus des instances,
  • En lien avec les directions et la directrice générale adjointe, rédige puis envoie les convocations, prépare puis envoie les dossiers, dans le respect des délais de transmission nécessaires,
  • Suit la préparation des réunions, s’assure de l’atteinte du quorum, prépare, en lien avec les directions et la directrice générale adjointe, les supports de présentation,
  • Prépare les délibérations puis les transmet au contrôle de légalité
  • Rédige les comptes-rendus et relevés de décisions, les diffuse.

– Participe au fonctionnement et à la mise en œuvre des activités du Parc

  • Réalise et met en forme des travaux de bureautique
  • Assure le suivi de tableaux de bord
  • Assure la gestion du courrier de la collectivité
  • Coordonne les assistantes du Parc (2 autres assistants/assistantes) et est amené à les suppléer pendant leur absence pour assurer la continuité de service (accueil téléphonique, orientation des personnes etc.)
  • Réalise et diffuse les tableaux de permanence téléphonique du CODIR
Recapiti
alhomme