A medida que avanzamos en el tiempo y nos adentramos en la era digital, la facturación electrónica se está convirtiendo cada vez más en una necesidad para las empresas de todo el mundo. Debido a los cambios legales, las preocupaciones medioambientales y el deseo de eficiencia operativa, esta opción ocupa cada vez un mayor espacio en el mundo empresarial.
De aquí a 2030, se prevé que el cambio a los sistemas de facturación electrónica sea más crucial que nunca. Aquí veremos los fundamentos de la adaptación de una empresa a esta nueva realidad y proporcionaremos acciones factibles para garantizar una transición fluida y satisfactoria.
Prepárate para la Nueva Era de la Facturación Electrónica
Aunque en el momento de ser anunciado, parecía distante, ya estamos entrando al 2025 con lo que la obligatoriedad de la factura electrónica ya ha entrado en vigor. Si esta noticia te coge por sorpresa o si no crees que tu empresa esté preparada para dar el salto, sigue leyendo para averiguar qué debes hacer.
1. Normativa
No podemos hablar de la facturación sin tener un mínimo de contexto sobre la normativa que aplica en cada caso. Si bien hay varios motivos extra-legales de peso para aplicar la facturación electrónica, uno de los más importantes e ineludibles es la normativa en sí.
Debido a la ley Crea y Crece, la fracturación será obligatoria para quienes tributen en España a partir de este año 2025. En este sentido, conocer la normativa aplicable es esencial para garantizar una transición fluida y evitar sanciones que pueden alcanzar los 10.000 euros.
Estar al tanto de las regulaciones permite aprovechar estas ventajas y asegurar el cumplimiento legal, fortaleciendo la competitividad en un entorno cada vez más digitalizado.
2. Software
Frente a la inminente obligatoriedad de la factura electrónica, resulta de vital importancia asegurarnos que utilizamos o vamos a utilizar el software de facturación adecuado.
Un programa eficiente no solo garantiza el cumplimiento de la normativa vigente, sino que también optimiza procesos, reduce errores y mejora de forma general la gestión financiera. Además, hace que la integración con plataformas gubernamentales oficiales como FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas para las Administraciones Públicas.
De hecho, enviar factura por FACe requiere que el software utilizado sea compatible y permita generar documentos en el formato Facturae. Por tanto, investigar y elegir la herramienta adecuada es una inversión estratégica que, además de facilitar la gestión, hará que podamos estar al día con la normativa aplicable.
3. Capacitación
La gran olvidada a la hora de hablar de la facturación online es la capacitación. Esto es un grave error. Se trata de una especie de brújula que será la encargada de guíar por el mejor camino hacia la factura electrónica.
Formar al personal en el uso de nuevas herramientas y en la comprensión de la normativa vigente es esencial para garantizar que la adaptación hacia lo digital sea fluida y eficiente.
Una plantilla bien preparada no solo minimizará errores y sanciones, a la vez que también aprovechará al máximo las ventajas de la digitalización, como la automatización de procesos y contará con una mayor transparencia financiera.
Ya no solamente aplicado a las facturas, invertir en formación en general es una estrategia inteligente que fortalece la competitividad de la empresa y, sobre todo, asegurar el cumplimiento legal en tiempo y forma.
4. Pruebas
Antes de poner en marcha de forma definitiva la facturación digital, debemos asegurarnos que todo esté bien y poner a punto todo lo necesario, para ello es esencial realizar pruebas exhaustivas que actúen como faro en el camino.
Estas pruebas serán las que nos permitan identificar y corregir cualquier posible error en los sistemas y procesos, garantizando que la transición se desarrollará sin contratiempos.
Además, facilitan la adaptación del personal a las nuevas herramientas, asegurando que todos los engranajes de la empresa funcionen en armonía y todos cuentan con los conocimientos necesarios, libres de posibles dudas a la hora de ponerlo en práctica. Detectar y resolver inconvenientes en esta fase preliminar evita sanciones y retrasos futuros, protegiendo la reputación y eficiencia del negocio.
5. Monitorear
Igual de importante que planificar la estrategia de la implementación de la facturación electrónica, es el estar constantemente analizando y haciendo un monitoreo exhaustivo de cómo se está llevando a cabo la implementación o integración.
Este seguimiento permite identificar y corregir posibles errores a tiempo, asegurando la integridad y autenticidad de las facturas emitidas. Además, facilita poder detectar a tiempo posibles ineficiencias en los procesos, haciendo que los recursos estén optimizados y mejorando la productividad en general.
Llevar a cabo un control riguroso también contribuye a prevenir fraudes y garantiza el cumplimiento de la normativa vigente, evitando sanciones y multas, como ya hemos mencionado previamente.
La estrategia hacia la transición
La transición a la facturación electrónica requiere una planificación meticulosa desde el inicio. Es fundamental comprender plenamente la normativa vigente y los plazos establecidos para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento legal.
Aunque la implementación debe realizarse sin precipitaciones, es esencial mantenerse atento a las fechas límite para garantizar una adaptación exitosa. Una comunicación clara y constante con clientes y proveedores es vital para coordinar procesos y asegurar que todas las partes involucradas estén alineadas en esta transformación digital. Informarles sobre los cambios, resolver sus dudas y facilitar su adaptación fortalecerá las relaciones comerciales y mejorará la eficiencia operativa.
Tener una estrategia bien definida, atención a los plazos legales y una comunicación efectiva con las partes interesadas son los pasos a seguir si queremos que la transición hacia lo digital sea exitosa y fluida.
