El turismo y los eventos MICE siguen siendo fundamentales para la economía general de España. A un mes de finalizar el año 2024, se estima que más de 12 millones de personas han viajado a España con motivo de celebrar o asistir a algún evento corporativo, superando la inversión económica de los turistas de ocio en más de un 350%. Ante este nuevo contexto, son muchos los estudios que atienden a la calidad, seguridad y sostenibilidad de la oferta MICE española el aumento registrado estos últimos años.
Estarás de acuerdo con nosotros en que los eventos MICE son cada vez más esenciales para el crecimiento empresarial, la innovación y la visibilidad en un mercado competitivo. Por este motivo, desde Consultia Business Travel, vamos a entrar en detalle en todo lo imprescindible para llevar a cabo una perfecta organización de los mismos. ¡Sigue leyendo!
Eventos MICE: qué es
Estrechamente relacionado con la industria de los viajes de negocios, una industria que, en Consultia Business Travel, conocemos muy bien, MICE se centra en la organización, coordinación y participación de los asistentes a diferentes eventos y conferencias de negocios.
De manera general, MICE engloba todo el proceso de organización de reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions/Events) con el objetivo de reunir a los mejores profesionales de todos los sectores en un entorno personalizado, adaptado y orientado a la consecución de los diferentes objetivos propuestos.
De esta forma, según la dinámica que se pretenda desarrollar en la jornada, el evento se organizará en base a una tipología concreta, pudiendo distinguir diferentes ejemplos de eventos MICE:
Reuniones de trabajo
En primer lugar, las reuniones de trabajo son esenciales para el buen funcionamiento de una empresa, ya sean internas o con clientes y proveedores. En cualquier caso, son actividades clave en la planificación estratégica, por lo que su correcta organización es crucial organizar reuniones eficaces para optimizar el tiempo y los recursos sin afectar la productividad.
Incentivos
Los viajes de incentivo son desplazamientos organizados por las empresas como recompensa por el compromiso y la implicación de empleados, socios y proveedores en el cumplimiento de los objetivos. Este tipo de iniciativas son cada vez más valoradas, ya que motivan a los participantes a seguir cumpliendo metas, fortalecen su compromiso y mejoran las relaciones laborales.
Conferencias
En tercer lugar, las conferencias, similares a las reuniones de trabajo, buscan reunir a profesionales con un interés común para profundizar en un tema. Suelen durar más de un día y se llevan a cabo en centros de eventos o convenciones, con una gran asistencia. Pueden ser eventos únicos o regulares, generalmente anuales o bienales, e incluyen ponentes principales, charlas, seminarios y talleres.
Exposiciones/Eventos
Por último, las exposiciones, o ferias comerciales, son eventos de gran tamaño que requieren una planificación exhaustiva. Reúnen a una o varias empresas para mostrar y promocionar productos y servicios clave. Generalmente, se centran en un nicho o industria específicos y cuentan con la participación de ponentes y expertos que ofrecen charlas y demostraciones de los productos.
No obstante, cuando hablamos de la organización de eventos, no debemos limitarnos únicamente a este tipo de encuentros. Este ámbito incluye también la planificación de mesas redondas, galas de premios, aniversarios, así como otros eventos sociales y corporativos, distinguiendo en cada uno de ellos unos objetivos concretos. En cualquier caso, todos estos eventos comparten la necesidad de contar con un enfoque meticuloso en la logística, la ambientación y la comunicación, asegurando que cumplan con la finalidad y las expectativas de los organizadores y asistentes.
Aspectos a tener en cuenta en la organización de eventos MICE
Como especialistas en eventos MICE, en Consultia Business Travel sabemos que la organización de un evento requiere planificación meticulosa. A continuación, destacamos los factores clave para asegurar el éxito de un evento:
- Tamaño del evento: Determinar la cantidad de asistentes es esencial, ya que influye en la logística y planificación del evento.
- Organización del programa: Definir horarios, actividades, tiempos de descanso y materiales necesarios es crucial para un desarrollo sin imprevistos. Además, es recomendable ofrecer a los asistentes un programa con el itinerario del evento.
- Gestión y organización del espacio: Elegir un lugar adecuado, planificar el flujo de tráfico, garantizar la tecnología y cumplir con normas de seguridad son esenciales para el éxito del evento.
- Alojamiento y transporte: Gestionar opciones de alojamiento, reservas anticipadas y transporte eficiente es clave, especialmente cuando los participantes provienen de diferentes lugares.
- Contratación de dietas: Seleccionar un servicio de catering adecuado, teniendo en cuenta preferencias alimenticias, calidad y presentación, es fundamental para mejorar la experiencia de los asistentes.
- Protocolo: En algunos eventos, se debe establecer un protocolo específico que todos los participantes deben conocer.
- Permisos y regulaciones: Asegurarse de tener las licencias necesarias y cumplir con normativas de seguridad, accesibilidad y protección de datos es imprescindible para evitar problemas legales.
- Cumplimiento de los objetivos: Definir metas claras, medir el progreso, recopilar feedback y evaluar el retorno de la inversión (ROI) son claves para asegurar que el evento cumpla con los objetivos establecidos.
En Consultia Business Travel, nos aseguramos de que cada evento esté alineado con los objetivos de la empresa, prestando atención a todos los detalles y ofreciendo un soporte cercano y eficaz durante todo el proceso.
¿Cómo medir el éxito de los eventos MICE?
Centrándonos en el último punto del apartado anterior, el éxito de un evento se basa en alcanzar los objetivos establecidos, como aumentar la red de contactos, promover un nuevo producto o reconocer el trabajo de los empleados. Estos objetivos deben seguir la metodología SMART (Simple, Medible, Alcanzable, Relevante y Temporal), lo que asegura que sean claros, medibles, realistas, relevantes y con un plazo definido.
De esta manera, una vez definidos los objetivos, es esencial establecer KPIs para evaluar el éxito de los eventos MICE. Algunos de los KPIs más importantes incluyen:
- KPI de asistencia: Mide registros, visitantes únicos y la participación real.
- KPI de participación: Considera la asistencia presencial y digital, así como las interacciones en redes sociales.
- KPI de satisfacción del cliente: Evalúa el nivel de satisfacción de los asistentes.
- KPI de presencia digital: Mide menciones del evento, alcance en redes sociales y tráfico web.
Medir el éxito de un evento de manera efectiva requiere establecer objetivos claros, seleccionar KPIs relevantes y analizar los datos recopilados para tomar decisiones informadas en el futuro.
Sin duda, trabajar con una agencia organizadora de eventos como Consultia; una empresa altamente concienciada con esta preocupación, puede ser un activo importante, sobre todo a la hora de tomar decisiones que vayan en consonancia con los principios y valores de la empresa.
¿Buscas un partner en el que confiar para delegar una responsabilidad tan importante como la organización de tu evento corporativo? En Consultia Business Travel trabajaremos mano a mano para conseguir los resultados esperados. ¡Contacta con nosotros!
