En este artículo abordaremos la importancia de la comunicación interna en las farmacias, destacando sus beneficios y ofreciendo soluciones para superar los desafíos específicos de estos establecimientos de salud. Además, trataremos los detalles de una serie de canales para organizar a los empleados de manera efectiva y desarrollaremos algunas opciones útiles para los farmacéuticos.
Uno de los mayores desafíos que presentan las farmacias es mantener una comunicación efectiva entre los diferentes turnos de la farmacia. Esto puede conllevar confusiones, retrasos en las tareas y afectar en la atención de los pacientes o clientes. Por ello, es importante establecer canales de comunicación efectivos que garanticen que esto no se convierta en un problema.
¿Qué es la comunicación interna y cuáles son sus beneficios?
Para comprender la importancia de la comunicación interna en una farmacia es fundamental definir el concepto y enumerar sus beneficios.
La comunicación interna es la transmisión de información, ideas y mensajes dentro de una organización o empresa, en este caso, una farmacia comunitaria. Es el intercambio de datos entre los miembros del equipo, desde auxiliares hasta los farmacéuticos adjuntos y titulares, con el objetivo de garantizar una operativa eficiente.
Los beneficios de una comunicación interna efectiva son múltiples:
- Facilita la coordinación entre los empleados: garantizando que los miembros del equipo estén al tanto de sus roles, responsabilidades y tareas asignadas.
- Promueve un ambiente de trabajo colaborativo: los empleados pueden sentirse más cómodos a la hora de compartir ideas y buscar ayuda.
- Coordinarse entre turnos: una buena comunicación interna permite una mejor coordinación. Por ejemplo, si viene la cooperativa por la mañana, y me dice que va a volver por la tarde, es bueno informar a los compañeros que vayan a estar en ese momento.
- Evita malentendidos: como las interpretaciones erróneas o las confusiones.
- Minimiza los errores en la ejecución de tareas: se proporciona la información necesaria reduciendo fallos como, por ejemplo, en tareas de gestión de inventario.
- Evita errores en la medicación al mejorar la comunicación entre profesionales
- Aumenta la eficiencia al permitir sentir al equipo que forma parte de un proyecto en el que cada uno tiene una función concreta.
¿Qué canales son efectivos para la comunicación entre turnos en la farmacia?
Hay alternativas que los farmacéuticos pueden adoptar para mejorar la comunicación interna, algunas basadas en tecnología y otras en métodos analógicos.
Sin embargo, es importante reconocer que las soluciones digitales ofrecen una variedad de opciones que aumentan la eficiencia y evitan problemas comunes asociados con métodos analógicos, como el uso de una libreta, donde las tareas pueden quedar sin realizar o la reorganización puede generar confusiones con tachones y páginas pasadas.
De tal forma, herramientas software de administración de proyectos pueden ser nuestras mejores aliadas (Trello o Asana son algunos ejemplos).
¿Qué me permite una herramienta digital de administración de proyectos?
Una herramienta digital como Trello, que es una de las más utilizadas y gratuita, proporciona una serie de beneficios clave para la gestión eficiente de tareas en una farmacia:
- Organización visual: utilizando un tablero visual, es posible organizar tareas en listas y tarjetas, representando diferentes áreas como «Gestión de inventario», «Pedidos a proveedores», «Comprobación de caducidad de medicamentos» o «Contacto con clientes». Cada tarea puede incluir un checklist si es necesario, lo que facilita la visualización y seguimiento de los pasos necesarios para su completación.
- Seguimiento de progreso: las tareas pueden asignarse a miembros del equipo y establecer plazos para su finalización. Con columnas como «Tareas por asignar», «Tareas asignadas», «En progreso» y «Finalizadas», es posible mover las tarjetas entre ellas para indicar en qué etapa se encuentra cada una. Puede ser útil asignar un método de confirmación de lectura para asegurarse de que todo el equipo participa en las tareas y no se eluden responsabilidades.
- Comunicación fluida: facilita la comunicación entre los miembros del equipo mediante comentarios en las tarjetas. Esto permite a los empleados plantear dudas, solicitar clarificaciones o dejar notas sobre el progreso de una tarea. Además, es posible enlazar documentos directamente a las tarjetas para proporcionar información adicional o recursos necesarios para completar el trabajo.
- Adaptabilidad: estas herramientas permiten la incorporación de nuevas labores en cualquier momento. Esto es especialmente útil en un entorno dinámico como son las farmacias, donde pueden surgir nuevas necesidades o emergencias que requieran atención inmediata.
Otras herramientas que pueden ser útiles en la farmacia
Además de las herramientas de administración de proyectos como la anterior, existen otras opciones que pueden mejorar la comunicación interna y la organización en una farmacia:
- Google Drive: es una herramienta que ofrece beneficios para la comunicación y colaboración interna en una farmacia. Permite a todos los empleados acceder a archivos compartidos, lo que resulta útil para almacenar documentos importantes como políticas y procedimientos, así como información necesaria para la realización de sus labores.
Además, Google Drive facilita la creación y edición simultánea de documentos, lo que fomenta la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo.
Por ejemplo, al utilizar una hoja de cálculo de Excel para generar una lista de tareas semanales, es posible incluir columnas como «Persona encargada» y «Estado de la tarea». Además, una columna final de «Comentarios» permite que los empleados que estén trabajando en una tarea puedan dejar anotaciones sobre su progreso o cualquier problema encontrado durante el proceso.
- Whatsapp o Slack: las aplicaciones de mensajería instantánea, son buenas opciones para mantener una comunicación fluida entre los miembros del equipo en una farmacia. Estas son formas rápidas y directas que facilitan la transmisión de mensajes de manera inmediata.
En situaciones urgentes, estas plataformas permiten enviar mensajes directos al compañero necesario para resolver cualquier duda o problema lo más rápido posible. Esta capacidad de comunicación instantánea agiliza la toma de decisiones y la resolución de problemas.
En este tipo de tareas es importante establecer unas normas como dejar claro que solo hay que contestar en horario laboral, o que solo se puede subir contenido directamente relacionado con el trabajo.
- Reuniones periódicas: Además de las herramientas digitales, las reuniones periódicas son fundamentales para mantener una comunicación efectiva y fortalecer la cohesión del equipo en una farmacia. Estas reuniones pueden realizarse de forma presencial o virtual, según las necesidades y la disponibilidad del personal.
Durante estas reuniones, se pueden abordar diversos temas, como la revisión del progreso de las tareas, la resolución de problemas específicos, la planificación de eventos o promociones, y la retroalimentación sobre el desempeño del equipo.
Uno de los principales problemas en las farmacias es el desconocimiento físico (a veces no se sabe dónde está el producto, o ni siquiera que existe en el stock), pero también el técnico de algunos productos (cómo funciona), por lo que la propuesta de la “autoformación” en estas reuniones puede ser útil y productivo.
Esto consiste en que una parte del equipo le explica al resto cómo funcionan determinados grupos de productos. Esto permite al que da la formación y al que la recibe ponerse al día y recordar la existencia de esos productos, tenerlos en mente a la hora de plantearlo como opciones cuando hay que dar consejo farmacéutico y además “darle una vuelta al stock”.
En resumen, una gestión efectiva de la farmacia requiere un buen sistema de comunicación interna. A pesar de los desafíos de implementación, este artículo destaca los beneficios de las herramientas digitales para mejorar la comunicación en la farmacia como por ejemplo evitar malentendidos o asignar tareas.
Desde la organización visual hasta la colaboración en tiempo real, estas herramientas son fundamentales para optimizar la eficiencia y promover la colaboración. En definitiva, una comunicación interna efectiva es clave para el éxito de la farmacia.
