Modelo de solicitud de copia del expediente administrativo

I.- ¿En qué consiste la solicitud de copia del expediente administrativo?

La solicitud de copia del expediente administrativo constituye un derecho reconocido a las personas físicas o jurídicas que tengan la condición de interesadas en un procedimiento administrativo. Dicho derecho permite solicitar, mediante escrito formal dirigido a la Administración competente —ya sea estatal, autonómica o local— que esté tramitando el expediente, el acceso, la consulta y la obtención de copia del mismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 53.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, Ley 39/2015).

II.-¿Cómo se define un expediente administrativo?

Un expediente administrativo se define como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones recopiladas por la Administración Pública durante la tramitación de un procedimiento, materializándose en el mismo todas las pruebas, diligencias, requerimientos, actuaciones, desde el inicio del procedimiento, hasta el momento en que se dicta la resolución o el acto administrativo, esto quiere decir, que el expediente administrativo actúa como un soporte documental para garantizar que cada decisión esté debidamente fundamentada, cumpliendo con los principios de legalidad, transparencia y acceso a la información, según lo previsto en el artículo 70.1 de la Ley 39/2015.

En el siguiente video, nuestra Of Counsel Gertrudis Ramos Martínez, nos ofrece unas breves pinceladas sobre cómo y cuándo acceder al expediente administrativo.

III.-¿Qué se requiere para solicitar una copia de un expediente administrativo?

Para solicitar la copia de un expediente administrativo, se requiere:

1. Acreditar la condición de interesado en el procedimiento, ya sea como parte o como afectado directo.
2. Presentar por escrito, una solicitud de copia del expediente administrativo, donde se señale el número de expediente y la petición concreta.
3. Identificarse, con DNI/NIE, agregando además los datos de contacto.

IV.-¿Quién puede solicitar la copia de un expediente administrativo?

Tal y como lo ha consagrado el artículo 53 de la Ley 39/2015, la persona que ostente la condición de interesado tendrá el derecho de acceder al expediente administrativo, englobando con ello, los derechos que posee, en cuanto al, acceso a la información, consulta de documentos, obtención de copias y derecho a ser informado, por lo que, en consecuencia, podrá consultar dicho expediente administrativo en cualquier momento.

V.- ¿Cuándo se podrá negar el acceso y la solicitud de copias de un expediente administrativo?

A pesar de que el acceso a un expediente administrativo es un derecho fundamental reconocido en la Constitución Española, este acceso se podrá negar, así como la solicitud de copias del mismo, en los siguientes supuestos, por:

1. La protección de datos personales.
2. La salvaguarda de intereses públicos.
3. La protección de secretos oficiales.

Es importante destacar que, cuando la solicitud de copia del expediente administrativo sea negada, esa negativa de acceso debe estar debidamente fundamentada y justificada, caso contrario, la persona afectada puede recurrir para hacer valer su derecho de acceso.

VI.- ¿Qué datos debe contener el modelo de solicitud de copia del expediente administrativo?

El modelo de solicitud de copia del expediente administrativo debe contener:

1. Los datos concernientes a la Administración Pública a la que se dirige.
2. Los datos relativos de la persona interesada (física o jurídica) que presenta la solicitud de copia del expediente administrativo, a tales fines deberá agregar:

• Nombre completo.
• Documento de identidad.
• Dirección.
• Correo electrónico.
• Teléfono.

1. Los datos referentes al expediente administrativo del cual se requiere la copia. Señalar si solicita la totalidad del expediente o documentos concretos, y si se requiere copias simples o auténticas.
2. Por último, una vez completado el documento de solicitud de copia del expediente administrativo, el interesado deberá añadir su firma y proceder a su entrega ante el organismo competente.

VII.- ¿Cuáles son las normas que sirven de fundamento a una solicitud de copia del expediente administrativo?

El derecho de solicitar copia del expediente administrativo se encuentra fundamentado por las siguientes normas:

1. Artículos 29 y 105.b) de la Constitución española.
2. Artículos 13.d) y 53.1.a) de la Ley 39/2015.
3. Si se solicita copia auténtica, se complementa con el artículo 27 de la Ley 39/2015.
4. Artículo 12 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta última norma, se aplica principalmente cuando el solicitante no es interesado directo o el expediente ha finalizado.

VIII.- ¿Dónde se puede presentar una solicitud de copia del expediente administrativo?

La solicitud de copia de un expediente administrativo se puede presentar:

1. Vía electrónica, a través de la sede electrónica del organismo o mediante el Registro Electrónico General de la AGE.
2. Vía presencial, ante las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros, o las oficinas de correo.

IX.-¿Cómo saber si ha sido aceptada la solicitud de copia de un expediente administrativo?

Para saber si te han aceptado una solicitud de copia del expediente administrativo, debes:

1. Consultar la sede electrónica del organismo que tramita el expediente y ante quien fue presentada la solicitud, identificándose a tales fines con Cl@ve, DNIe o Certificado Digital y accediendo a la sección “Mis Expedientes”, donde podrá consultar el estado del trámite, historial o descargar –si ya se encuentran disponibles-, los documentos solicitados.
2. Revisar la bandeja de entrada del correo electrónico incluido en la solicitud, así como la bandeja de spam.
3. Consultar en el portal “¿Cómo va lo mío?, si se trata de un expediente correspondiente al Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
4. Llamar al 902 02 22 22 (información general de Administraciones Públicas) para consultar el estado. 

X.- Descarga gratis el modelo de Solicitud de copia de un expediente administrativo

Para facilitar este trámite, puedes descargar gratuitamente un modelo de solicitud de copia del expediente administrativo, adaptado a la normativa vigente y listo para su uso ante cualquier Administración Pública.