Tener tu propio espacio privado en la oficina es indispensable para guardar distintos documentos, objetos y dispositivos. Sin embargo, lo que, a priori, puede parecer una práctica habitual, entraña una serie de riesgos que no se suelen tener en cuenta.
De hecho, cuando pensamos en la seguridad en la oficina, no solemos acordarnos de todo aquello que guardamos en los cajones, pese a que su extravío pueda acarrear graves consecuencias para la compañía. Ignorar este enfoque puede derivar en pérdidas económicas, problemas legales y un impacto reputacional difícil de revertir.
En este artículo, te contamos cuáles son algunos de los riesgos silenciosos que hay en la oficina y cómo prevenirlos.
¿Qué deberíamos guardar en el cajón de la oficina?
En muchas ocasiones, por comodidad, tendemos a guardar todo tipo de objetos en los cajones que tenemos a mano en nuestro lugar de trabajo. Ahora bien, ¿todo lo que guardamos debería estar ahí? ¿O estaría mejor en otro tipo de soluciones, como las cajas fuertes?
No son pocos los casos en los que, si abrimos un cajón de oficina, encontraremos contratos, expedientes, memorias USB, llaves, tarjetas de acceso o, incluso, dinero en efectivo. Pero, ¿qué pasaría si desaparece un USB que contiene información confidencial sensible y privada sobre la empresa?
La falsa sensación de seguridad que aporta un cajón cerrado con llave convencional hace que no prestemos suficiente atención a los mecanismos de seguridad más indicados para estos emplazamientos.
Casos habituales de pérdidas y accesos indebidos
En este apartado explicamos cuáles son algunos de los casos que se repiten con más frecuencia de pérdidas relevantes, accesos no autorizados o incursiones indebidas en las empresas.
Robos internos y externos
Los incidentes más frecuentes no siempre proceden de fuera. La rotación de personal, las visitas de proveedores o las tareas de mantenimiento incrementan el número de personas con acceso a las oficinas.
Pérdida de documentación crítica
Un cajón desordenado dificulta que tengamos controlados los documentos esenciales que guardamos en él. En ocasiones, el problema no es el robo, sino la imposibilidad de localizar un documento cuando es requerido por un cliente, un auditor o un jefe o compañero.
Accesos no autorizados a datos
La normativa de protección de datos exige implementar medidas técnicas y organizativas eficaces para salvaguardar la información personal y los datos empresariales. Guardar expedientes o soportes físicos en un cajón común puede considerarse una negligencia en caso de inspección o brecha de seguridad.
Impacto económico, legal y reputacional
Las consecuencias de estos riesgos silenciosos van más allá del valor del objeto extraviado. Económicamente, una sustracción puede implicar mayores costes de reposición, el cese temporal de la actividad o incluso la pérdida de nuevas oportunidades de negocio.
A nivel legal, la exposición de datos confidenciales puede acarrear sanciones significativas y problemas con empleados o clientes.
El impacto reputacional es, en muchos casos, el más difícil de gestionar. La confianza es un activo clave para cualquier organización. Un incidente de seguridad mal gestionado puede dañar la imagen de la empresa durante años.
Reforzar la seguridad, más imprescindible que opcional
Para evitar que se produzcan estas situaciones, es esencial tomar las medidas de seguridad adecuadas. La adopción de soluciones profesionales, como las cajas fuertes de Arcas Gruber, una empresa con más de cien años de historia referente en seguridad para empresas, es la mejor opción. Estas soluciones están diseñadas específicamente para entornos corporativos, permite reducir los riesgos asociados al almacenamiento improvisado.
Además, ofrecen sistemas de cierre avanzados, control de accesos y niveles de resistencia más elevados, adaptándose a las necesidades de cada organización. De hecho, existen cajas fuertes para todos los sectores, desde oficinas y despachos profesionales hasta industria, retail o sector financiero.
No se trata solo de proteger bienes materiales, sino de lograr que la seguridad forme parte de la cultura corporativa de la compañía.
