El sistema Verifactu marca un antes y un después en la forma en que las empresas gestionan su facturación. Si tu entidad tributa por el Impuesto sobre Sociedades, debes entender cómo te afecta esta normativa y qué obligaciones específicas implica.
En esta guía sobre Verifactu para sociedades analizamos:
- Qué exige la normativa a las empresas.
- Cuándo será obligatorio.
- Qué requisitos técnicos debe cumplir tu software.
- Cómo impacta en el departamento financiero.
- Qué pasos debes dar para adaptarte correctamente.
¿Qué es Verifactu y por qué afecta a las sociedades?
Verifactu es el sistema desarrollado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para garantizar que los registros de facturación sean íntegros, trazables e inalterables.
Forma parte del desarrollo técnico de la Ley Antifraude, que prohíbe el uso de software de doble uso y exige que los sistemas de facturación cumplan requisitos específicos.
¿Qué se considera “sociedad” a efectos fiscales?
A efectos de Verifactu, quedan incluidas:
- Sociedades limitadas (SL).
- Sociedades anónimas (SA).
- Sociedades profesionales.
- Cooperativas.
- Otras entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
Si tu empresa presenta el modelo del Impuesto sobre Sociedades, la norma te afecta.
Diferencias frente a autónomos
Aunque las obligaciones técnicas son similares, en sociedades:
- El volumen de facturación suele ser mayor.
- Existen departamentos financieros estructurados.
- Hay responsabilidad directa del órgano de administración.
- Los procesos suelen integrarse en ERP complejos.
El impacto organizativo es más profundo.
El calendario depende del desarrollo reglamentario aprobado por el Gobierno. Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán adaptarse antes que muchos autónomos.
En términos generales:
- Las sociedades tendrán obligación de utilizar software conforme a las especificaciones técnicas en la fecha establecida reglamentariamente.
- La adaptación no será opcional.
Es fundamental verificar el calendario aplicable según el tipo de empresa y anticiparse.
¿Qué ocurre con filiales y grupos empresariales?
Cada sociedad con personalidad jurídica propia:
- Debe cumplir individualmente.
- Debe garantizar que su sistema cumple requisitos técnicos.
- No queda exenta por pertenecer a un grupo.
En grupos empresariales con ERP centralizado, es clave asegurar que la configuración cumpla para todas las entidades.
Obligaciones técnicas de Verifactu para empresas
Las sociedades deben asegurarse de que su sistema de facturación cumple con los siguientes requisitos:
1️⃣ Inalterabilidad de registros
Una vez emitida una factura:
- No puede modificarse sin dejar evidencia.
- No puede eliminarse del sistema.
- Cualquier rectificación debe quedar registrada.
2️⃣ Trazabilidad y encadenamiento
El sistema debe:
- Generar registros secuenciales.
- Incorporar mecanismos de huella o encadenamiento.
- Detectar alteraciones posteriores.
3️⃣ Conservación y accesibilidad
Los datos deben:
- Conservarse de forma segura.
- Estar disponibles ante requerimiento.
- Permitir comprobación por parte de la Administración.
4️⃣ Envío automático a la AEAT (modalidad Verifactu)
En caso de optar por modalidad Verifactu:
- Los registros se envían automáticamente a la Agencia Tributaria.
- Se refuerza la seguridad jurídica.
- Se reduce el riesgo de inconsistencias en inspección.
Impacto en el departamento financiero y administración
Verifactu no es solo una actualización técnica: afecta a procesos internos.
Cambios en procesos internos
Las sociedades deben revisar:
- Procedimientos de emisión y rectificación de facturas.
- Protocolos de cierre mensual.
- Control de numeración.
- Gestión de facturas anuladas.
Control interno y auditoría
El sistema debe integrarse en los mecanismos de control interno:
- Auditoría financiera.
- Cumplimiento normativo.
- Gestión documental.
Las empresas con auditoría externa deberán verificar la coherencia del sistema.
Responsabilidad del administrador
El órgano de administración tiene responsabilidad sobre:
- La elección del sistema de facturación.
- La diligencia en el cumplimiento normativo.
- La supervisión del área financiera.
No es una cuestión exclusivamente técnica: es una obligación societaria.
Cómo preparar tu sociedad para cumplir Verifactu
La adaptación debe planificarse estratégicamente.
1️⃣ Auditoría del software actual
Analiza si tu ERP o sistema de facturación:
- Permite modificaciones posteriores.
- Cumple requisitos de trazabilidad.
- Está adaptado al reglamento técnico.
2️⃣ Validación con el proveedor
Solicita confirmación expresa de:
- Cumplimiento normativo.
- Declaración responsable.
- Calendario de actualizaciones.
3️⃣ Planificación de implementación
En empresas medianas y grandes puede implicar:
- Actualizaciones técnicas.
- Ajustes en integraciones.
- Migración de configuraciones.
Debe planificarse con tiempo.
4️⃣ Formación interna
El personal administrativo debe conocer:
- Cómo emitir facturas rectificativas.
- Cómo gestionar anulaciones.
- Cómo actuar ante incidencias.
Sanciones por incumplimiento en sociedades
El incumplimiento puede derivar en:
Multas por uso de software no conforme
La normativa prevé sanciones por utilizar sistemas que no cumplan las especificaciones técnicas exigidas.
Responsabilidad compartida
- El proveedor puede ser sancionado por comercializar software no conforme.
- La sociedad puede ser sancionada por utilizarlo.
Riesgo reputacional y fiscal
Además del impacto económico:
- Mayor probabilidad de inspecciones.
- Posible impacto en auditorías.
- Riesgo reputacional.
En sociedades, el impacto suele ser mayor que en negocios individuales.
Conclusión: la adaptación debe planificarse estratégicamente
Verifactu implica un cambio estructural en la facturación empresarial. Para las sociedades, el impacto no es solo técnico, sino organizativo y de cumplimiento.
Anticiparse permite:
- Reducir riesgos.
- Planificar inversiones.
- Integrar el cumplimiento en la estrategia financiera.
La clave está en revisar tu sistema actual, validar con tu proveedor y asegurar que tu empresa cumple plenamente con los requisitos antes de que la obligación sea exigible.
