El onboarding remoto facilita la incorporación del personal a una empresa; en particular cuando se trata de equipos que no comparten la misma ubicación. Hoy veremos cómo se lleva a cabo y sus ventajas.
¿Qué es el onboarding remoto y en qué se diferencia del tradicional?
El onboarding remoto consiste en realizar el proceso de incorporación de una persona nueva en una empresa, pero con la particularidad de que se utilizan para ello herramientas digitales. Es decir, que no hay un encuentro presencial. Los objetivos son exactamente los mismos que en el onboarding clásico, como establecer expectativas, explicar la cultura de la empresa, facilitar la autonomía o hacer una introducción del resto del equipo. Lo que cambia es la forma de ejecutar dichos objetivos.
La primera diferencia está en el entorno. En el modelo tradicional, la persona que se incorpora llega al lugar de trabajo. Allí, observa las dinámicas de trabajo, el ambiente de trabajo y puede realizar preguntas directas a quien le acompaña. En remoto, esa información contextual desaparece. Para compensar, la empresa debe dar documentación clara, planificar reuniones y mantener una comunicación más explícita.
También cambia la forma en la que se transmiten la cultura y los valores. Al no poder usarse recorridos físicos, se usa espacios digitales que muestras la forma de trabajar y lo que se espera de cada persona. Estos se deben preparar con antelación para que los materiales estén completos y disponibles y funcionen los accesos y los puntos de contacto.
Otra diferencia de esta modalidad es el seguimiento. Mientras que en el entorno físico resulta más sencillo identificar problemas o dudas, en el ámbito digital las revisiones deben ser regulares para poder ofrecer y recibir feedback continuo.
¿Cómo realizar el proceso online?
Para organizar un onboarding remoto eficaz se recomienda seguir una estructura como la que te dejamos a continuación. Se puede adaptar a cualquier equipo, tamaño y sector.
Prepararse con antelación
El proceso empieza antes de que el nuevo empleado se conecte. Es decir, hay que enviar el equipo necesario, verificar accesos, explicar cómo funciona el canal principal de comunicación y compartir un calendario del primer día. También se recomienda dar una guía con las personas responsables de cada área para evitar dudas sobre a quién dirigirse.
Diseña una bienvenida clara y humana
El primer día marca la experiencia. Una videollamada de bienvenida con la persona responsable ayuda a contextualizar lo que se hará en la semana. También es útil realizar una breve presentación con el equipo, para tener caras y nombres desde el principio.
Organiza la información en bloques manejables
Para evitar saturar con demasiada información, esta se debe dividir en módulos. Por ejemplo, herramientas, políticas internas, procesos y expectativas. Lo ideal es que los materiales se puedan consultar siempre que sea necesario, como vídeos cortos, manuales o documentos de procedimientos.
Crea acompañamiento real
El onboarding no termina después de la primera semana, sino que implica un seguimiento que puede durar un mes. Así se resolverán dudas y se reforzará la seguridad en el puesto. También es útil asignar una figura de referencia en el equipo, que será la persona con la que hablar de manera informal y cercana.
Construye conexión social
Aunque no haya espacio físico, hay que relacionarse con la persona para que se sienta integrada. La conexión social se puede establecer con un café virtual breve, una reunión de equipo más distendida o una actividad que rompa la sensación de aislamiento.
Ventajas del onboarding remoto
El onboarding remoto tiene beneficios para la empresa y para las personas que se incorporan.
• El proceso se estandariza y se documenta, por lo que se puede usar en múltiples ocasiones.
• Se ahorra tiempo y recursos porque se reducen los desplazamientos, la disponibilidad física y los tiempos muertos del primer día.
• Comunicación más clara. Puesto que no se depende del contexto presencial, la información se transmite de forma más explícita y resulta más fácil consultarla.
• Accesibilidad para equipos distribuidos. Se puede contratar talento procedente de otras ciudades o países, sin que se pierda calidad en el proceso.
• Mejor experiencia para perfiles introvertidos. Algunas personas se adaptan más rápido cuando pueden empezar desde un entorno conocido y sin la presión inicial de la oficina.
• Se obtienen datos útiles para mejorar. La digitalización del proceso facilita que se midan los tiempos, se detecten problemas y se ajuste el onboarding continuamente.
Si el onboarding remoto está bien diseñado, acelera la adaptación de la persona que se incorpora y se mejora la eficiencia interna. Si tu empresa necesita apoyo para estructurar procesos de incorporación, formación y comunicación interna, en Empatif ponemos a tu disposición nuestros servicios de consultoría.
