Registro REX: Que es y beneficios para exportar | Moldtrans

El sistema REX fue desarrollado por la Comisión Europea, bajo el enfoque de la simplificación de trámites de exportación. Otorga un enorme poder operativo a los exportadores: mejora la eficiencia y garantiza una ventaja competitiva dentro del comercio internacional. 

El registro REX es un mecanismo que permite a los exportadores registrados autocertificar el origen preferencial de las mercancías que comercializan internacionalmente. Se utiliza dentro del marco de acuerdos comerciales preferenciales, es decir, cuando el país de origen de la mercancía (en donde se fabrica, transforma o monta) permite una exención o reducción de los aranceles. ¿Cómo funciona el registro REX? El operador económico debe registrarse en la base de datos de las autoridades en su país de residencia, así se convierte en un exportador registrado con un número REX asignado. Con este número de registro, el exportador podrá presentar una “declaración de origen”, añadiéndola directamente a la factura o a cualquier otro documento comercial en el que se identifiquen los bienes exportados. 

Representa un caso especial de las declaraciones en facturas, en la que el operador económico es quien se expide a sí mismo la declaración de origen. Debe utilizarse:

• En exportaciones de la UE a países no pertenecientes cuando exista un acuerdo preferencial: como Japón-UE, Canadá-UE y Reino Unido-UE.
• En exportaciones desde países no miembros hacia la UE, dentro de acuerdos preferenciales, como el SPG (Sistema Generalizado de preferencias). Por ejemplo: Noruega, Suiza y Turquía.
• A nivel interno de la UE, cuando una empresa reconsignadora dentro de la UE reexpide mercancías procedentes de un país tercero con preferencia arancelaria.

Por ejemplo, una empresa española exportadora debe registrarse ante la AEAT para obtener su condición de “exportador registrado” y su número REX. Después de esto, al exportar bienes originarios de la UE, a un país no miembro con preferencias arancelarias, puede emitir la declaración de origen en la factura, sin tener que emitir el certificado EUR-1. 

Contextualización de la importancia del REX en el comercio internacional

El sistema REX es introducido como una solución para simplificar el proceso de certificación de origen preferencial del bien a exportar. Este mecanismo ha eliminado, progresivamente, la necesidad de los exportadores de declarar en los certificados tradicionales EUR 1 y formulario A. Gracias al registro REX se eleva la eficiencia en el despacho de aduanas, disminuyen los tiempos en espera en frontera, los clientes procesan sus importaciones de manera más sencilla y eficiente. Incluso significa menos documentación en el proceso aduanero y menor esfuerzo administrativo para los exportadores. Por supuesto, las autoridades siguen teniendo los derechos de verificación y auditoría.

Además, las empresas exportadoras tienen acceso a los aranceles reducidos, siempre que los bienes comercializados puedan acogerse al origen preferencial. Y al pagarse menos aranceles, obtienen una enorme ventaja comercial ante los competidores. 

Principales retos asociados al sistema REX

Los exportadores que operan bajo el registro REX deben mantenerse actualizados con las reglas sobre los acuerdos comerciales y preferenciales de origen, así como contar con la documentación adecuada. Es la forma de maximizar los beneficios y superar cualquier reto.

1. Cumplimiento estricto de las reglas de origen no preferencial 

Para declarar el origen preferencial de un producto se debe haber analizado la regla de origen aplicable. La realidad es que las normas de origen no son únicas, son específicas según el acuerdo y el producto, incluso pueden aplicarse de distinta manera según el contexto. La interpretación suele ser compleja.  Para que la mercancía se considere de origen preferencial debe cumplir con las condiciones obligatorias en el acuerdo, como criterios de valor añadido, procesos productivos específicos, clasificaciones, porcentajes máximos de materia no originaria, etc. Y la prueba para demostrarlo es la decoración de origen. Pero… Si el exportador aplica erróneamente el criterio que fabricar o ensamblar un producto en un país determinado es suficiente para considerarlo originario, y no puede demostrar que el producto cumple exactamente con la regla de origen aplicable, no accederá a los beneficios de la preferencia arancelaria. Además, se le pueden imponer recargos o sanciones, o entrará en disputas comerciales con el cliente importador (ya que éste esperaba beneficiarse de un arancel reducido o nulo).

2. Adaptación al sistema REX 

A veces el sistema REX se percibe sólo como un trámite administrativo sencillo. En realidad, implica comprender múltiples elementos técnicos: las reglas de origen, los acuerdos comerciales, los formatos correctos de la declaración en factura y las obligaciones de observación documental. Las empresas que no cuentan con personal especializado suelen cometer errores tanto en la certificación de sus productos, como en la declaración en facturas y en la aplicación de reglas de origen. Estos errores generan retrasos en el despacho de importación, retención de la mercancía, costos adicionales de almacenaje y la pérdida de confianza del importador. 

3. Gestión y conservación de pruebas documentales

Entre los requisitos y condiciones para ser exportador registrado está la obligación de conservar, durante mínimo 3 años, las copias de las comunicaciones y documentos que prueben el origen de los productos.  El riesgo operativo aparece cuando las empresas no implementan la política documental  digital adecuada para conservar las evidencias del origen, cuando los registros de compras o proveedores están distribuidos en distintos departamentos, cuando las unidades de compras y producción no están conectadas, cuando se pierde la trazabilidad entre el lote producido y la factura expedida, etc.  En una auditoría de certificado de origen, la administración puede solicitar al exportador demostrar el origen de varias operaciones históricas; es una de las funciones de las aduanas. Si la empresa no dispone de documentación completa, la autoridad puede invalidar todas las declaraciones de origen emitidas durante el periodo investigado, lo que puede conllevar bloqueo aduaneros y reclamaciones retroactivas de aranceles.

¿Cómo solicitar el registro REX?

El procedimiento para inscribirse en el registro Rex se gestiona a través de las administraciones de cada país miembro que sea domicilio fiscal del solicitante. Se trata de una formalización que se realiza una sola vez. Una vez que el exportador ya cuenta con el número REX, podrá utilizarlo para cada una de sus exportaciones en régimen de origen preferencial bajo el sistema REX de certificación de origen. En España, el operador económico debe registrarse en la base de datos del AEAT, para convertirse en “exportador registrado” y obtener el número REX. Veamos los pasos:

1. Cumplir con las condiciones para ser exportador registrado

¿Quién tiene derecho de solicitar ser exportador registrado? Todo exportador, fabricante y comerciante de mercancías originarias, o reenviador de mercancías, que se encuentre establecido en el territorio de la UE. Siempre que pueda probar adecuadamente el origen de los productos a exportar.  ¿Y si la empresa de la UE tiene su sede en un Estado miembro, pero los almacenes y locales en otro? Podrá solicitar el registro REX en cualquiera de los dos estados miembros. Si tiene diferentes números EORI, puede solicitar el registro REX en ambos Estados miembros. 

2. Solicitud telemática

Los ciudadanos o empresas solicitantes en España deben ingresar al portal oficial de la AEAT: Inicio > Todas las gestiones > Aduanas > Autorizaciones (revocaciones y suspensiones) y Censos > Registros y censos: Registro de exportadores registrados (REX) En el área de “gestiones”: hacer clic en “presentar solicitud” para acceder al formulario electrónico de registro. Allí deberá completar la información:

• Información de exportador: número EORI.
• Datos de identificación y contacto: nombre y apellido, ciudad, país, código postal, correo, teléfono.
• Actividades del exportador: seleccionar si se es productor o comerciante. Además, describir la actividad.
• Descripción de las mercancías que pueden acogerse al trato preferencial. Para cada mercancía debe indicarse el código del sistema armonizado. 
• Fecha de solicitud.
• Consentimiento del solicitante para que la declaración sea publicada y divulgada en el sitio web de la AEAT. Esto permite que otras empresas puedan consultarla.

3. Adquirir compromisos 

El formulario solicitud de registro REX muestra los compromisos que adquiere el exportador solicitante tras la firma de la petición de inscripción. Entre las obligaciones que recaen en la empresa solicitante están:

• Mantener los registros de contabilidad, declaraciones de origen y documentos justificativos asociados por un periodo mínimo de 3 años, o más dependiendo del acuerdo preferencial o las leyes.
• Aceptar inspecciones de las instalaciones y comprobación de registros contables.
• Notificar a la autoridad competente cualquier cambio que se produzca en los datos entregados en la solicitud.
• Solicitar la baja en el sistema en caso de que deje de cumplir las condiciones estipuladas para la exportación de la mercancía en el régimen preferencial.

4. Asignación del número REX

Una vez completados los datos, aceptadas las condiciones y obligaciones establecidas en el régimen y concluido el registro, la autoridad competente asigna el número REX de hasta 35 caracteres al exportador.  Este número REX servirá al exportador:

• Como identificador para comunicar en la factura el origen preferencial de las mercancías. 
• Para utilizarlo en todas sus exportaciones que se enmarquen en regímenes preferenciales bajo el registro REX.

El sistema REX en las exportaciones e importaciones

El registro REX es un modelo de autocertificación del origen preferencial que ejecuta el exportador registrado, y el número REX se utiliza en la gestión de exportación. Pero también es un mecanismo que impacta positivamente en la importación, ofreciendo practicidad y también mayor competitividad.  El sistema REX disminuye la burocracia en el origen, por lo que minimiza la probabilidad de errores, agilizando el despacho de aduana de importación. Además, cuando se agiliza la certificación de origen en el país importador, el importador se beneficia con un tránsito rápido de la mercancía.  El importador en el país de destino eleva su capacidad competitiva gracias a las preferencias arancelarias y a tiempos de entrega menores. 

Características de este sistema que deben conocer las empresas de transporte

Los transportistas deben comprobar que las facturas comerciales incluyan la declaración de origen y el número REX cuando se aplique el régimen preferencial. Además, coordinar la información con el consignatario y, si se requiere, facilitar a la aduana la documentación probatoria.

A) Declaración de origen

Como ejemplo, la declaración de origen incluida en la factura puede ser: “El exportador (Número REX de exportador registrado) de los productos cubiertos por este documento declara que, salvo que se indique claramente lo contrario, estos productos son de (país) origen preferencial de acuerdo con las normas de origen del Sistema Generalizado de Preferencias de la Unión Europea y que el criterio de origen cumplido es (regla específica de origen).”

B) Estructura del número REX

El número REX visible en la factura presenta un máximo de 35 caracteres alfanuméricos: Código de referencia al país de emisión + REX + 1 a 30 caracteres alfanuméricos   Por ejemplo: ESREX1234567ABC

¿Cómo se verifica el registro del exportador?

Cualquier empresa puede comprobar la vigencia del registro ingresando al portal de la CE: validación del número REX.