AI & Data Analytics
In un contesto in cui velocità, flessibilità e controllo dei costi sono diventati fattori critici di competitività, la pianificazione operativa rappresenta per molte organizzazioni un nodo strategico. Quando le variabili aumentano – vincoli logistici, disponibilità del personale, costi di trasferta, attrezzature da movimentare – la gestione manuale non è più sostenibile.
È da questa consapevolezza che nasce la collaborazione tra Cefriel e Medispa, società che offre soluzioni di benessere per farmacie. In particolare, Medispa organizza durante l’anno giornate di check-up gratuiti per enti esterni di diversa tipologia. La pianificazione di queste attività richiede il coordinamento di molteplici aspetti logistici e organizzativi. Parliamo di centinaia di giornate gestite nell’arco di mesi, con richieste che possono arrivare anche all’ultimo momento.
Ogni giornata comporta la gestione di variabili quali:
- tipologia di check-up (metabolico, densitometria, analisi della cute, ecc.);
- disponibilità e formazione degli operatori;
- assegnazione e movimentazione dei macchinari;
- costi di trasferta e logistica;
- distanza tra operatore e location.
Alcuni check-up richiedono macchinari complessi, come la MOC per la densitometria, la cui movimentazione implica vincoli logistici significativi.
Andrea Carta, Project Manager di Medispa, descrive così la situazione iniziale: «Per noi era molto complicato verificare tutti i vincoli e cercare di assegnare il personale alla destinazione più vicina ottimizzando il lavoro. Era un’enorme mole di attività svolta solo manualmente».
L’obiettivo era quindi trasformare un processo manuale in un sistema guidato da algoritmi, capace di suggerire automaticamente le combinazioni più efficienti.
Il risultato è stato un percorso di ottimizzazione che non solo riduce drasticamente i tempi di pianificazione, ma abilita una nuova visione data-driven, con impatti concreti su efficienza operativa e controllo dei costi.
L’approccio Cefriel: algoritmi di ottimizzazione e interfacce evolute
Per rispondere a questa sfida, Cefriel ha progettato un sistema basato su algoritmi di ottimizzazione in grado di:
- esplorare in modo efficiente lo spazio delle possibili combinazioni;
- suggerire date fissabili e scenari alternativi;
- individuare la soluzione più efficiente in base ai criteri definiti.
Data l’elevata numerosità delle variabili, il team sta valutando anche l’uso di approcci euristici, capaci di individuare soluzioni approssimate ma ottimali in tempi rapidi all’interno di uno spazio decisionale molto ampio.
Parallelamente, è stata sviluppata un’interfaccia applicativa semplice e configurabile, che consente di:
- impostare uno scenario di ricerca;
- avviare l’elaborazione;
- visualizzare e confrontare le soluzioni proposte;
- interagire con i risultati in modo intuitivo.
Un elemento chiave è stato l’utilizzo di dati live aziendali. Il sistema infatti accede direttamente ai dati operativi, garantendo un allineamento continuo tra modello algoritmico e realtà organizzativa.
Si passa così da una logica reattiva a una pianificazione proattiva e predittiva, con benefici strutturali nel medio-lungo periodo. Gli impatti concreti riguardano il tempo investito per la pianificazione, i costi e la collaborazione interna.
Sul fronte delle tempistiche, Andrea racconta: “Normalmente le giornate venivano fissate nell’arco di mesi. Con la nuova interfaccia potremmo riuscire ad averle già fissate tutte in poche settimane”.
L’impatto riguarda almeno due funzioni aziendali:
- Reparto operativo
- drastica riduzione dei calcoli manuali;
- maggiore velocità nella simulazione di scenari alternativi;
- meno errori e minore rischio di incoerenze.
- Risorse Umane
- migliore controllo sui costi di personale e trasferte;
- ottimizzazione dell’assegnazione degli operatori;
- riduzione di spostamenti non necessari (es. evitare trasferte di 300 km quando è disponibile una risorsa più vicina).
In prospettiva, l’adozione di modelli predittivi e sistemi di decision support potrà diventare un asset strategico per sostenere la crescita di Medispa. La collaborazione tra Cefriel e Medispa dimostra come anche processi apparentemente “operativi” possano diventare leve di trasformazione digitale ad alto impatto.
Il progetto è stato realizzato anche grazie ai fondi messi a disposizione da Next Generation EU tramite InnovAction, confermando l’impegno di Cefriel nel promuovere l’innovazione e la competitività delle imprese.
