¿Qué es la gestión de proyectos?
Convertir una idea en realidad puede parecer sencillo, pero es todo un reto. Por el camino, lo que tenías en tu cabeza empieza a desdibujarse y el resultado final nada se parece a la idea inicial. Acabas con esas odiosas comparativas de “Lo que pediste” VS “Lo que te trajo AliExpress”. O consigues algo parecido, pero tardas el doble del tiempo estimado. O peor aún: te cuesta el triple.
Para lograr cumplir unos resultados concretos en tiempo, coste y calidad, es fundamental optimizar nuestra gestión de proyectos, lo dicen los estudios. Es decir, debemos contar con una serie de métodos, procesos y una buena herramienta de gestión de proyectos que permita planificar, organizar, ejecutar y controlar cada una de las fases de un proyecto.
Por qué es importante una buena planificación de proyectos
Muchos cocineros improvisan sus recetas. Cogen los ingredientes que tienen a mano en ese momento y elaboran deliciosos platos gracias a su habilidad y a sus años de experiencia entre fogones.
Pero si quieren preparar una elaboración digna de un restaurante Michelín, se toman su tiempo para buscar los ingredientes, analizar las posibles preparaciones, compartirlas con su equipo, ejecutarlas y supervisar todo el proceso para que nada falle. Solo así se consigue la excelencia.
Lo mismo ocurre en todas las profesiones. El éxito de cualquier proyecto depende de cómo se gestione desde el principio hasta el final. Por eso, una buena planificación de proyectos es clave para garantizar resultados.
Así trabajamos en AD-DO: las 3 fases de un proyecto
Nuestra metodología de trabajo no es fruto de un día. De hecho, construirla nos ha llevado más años de los que hubiéramos querido. Pero la espera ha merecido la pena, porque ahora tenemos una hoja de ruta que nos sirve de brújula en nuestros proyectos de marketing y evita que acabemos en callejones sin salida.
Son solo 3 fases, pero detrás hay mucho más:
1 – Pensar
Como dice el refranero, “vísteme despacio que tengo prisa”. Antes de empezar a diseñar creatividades y elaborar copys, siempre dedicamos tiempo a pensar. Esta fase se basa en la comunicación: escuchar al cliente, hacer las preguntas adecuadas y plantear soluciones. Es aquí donde empieza la verdadera planificación de un proyecto, sentando las bases de una estrategia de marketing sólida.
2- Diseñar
Una vez que tenemos puestos los cimientos, podemos empezar a construir. En esta fase creamos todos los materiales: piezas audiovisuales, narrativas, conceptos creativos, ideas y contenidos que forman parte de un proyecto de marketing. Es una etapa de creatividad y adaptación a las necesidades de cada cliente para que tenga una “voz” propia y única, pero también de orden; porque una buena gestión de proyectos permite coordinar equipos y tiempos de forma eficiente.
3- Ejecutar
Por último, ponemos en marcha todo lo que hemos creado, ya sea en forma de campañas, acciones o entregables. Pero aquí no nos quedamos de brazos cruzados. Medimos resultados, optimizamos cada una de nuestras acciones e iteramos constantemente para alcanzar los objetivos iniciales. Porque entender bien las fases de un proyecto implica saber que la ejecución también es un proceso de aprendizaje.
Herramientas de gestión de proyectos
Para llevar a cabo todo este proceso no solo hacen falta perfiles especializados, sino también apoyarse en un buen gestor de tareas y en una herramienta de gestión de proyecto adecuada.
Herramientas como Slack, que facilitan la comunicación entre equipos; Trello, que ayuda a organizar tareas y procesos; o Dropbox, que evita perder archivos entre correos y enlaces caducados.
Y, por supuesto, herramientas de IA que prometen cambiarlo todo… aunque, de momento, todavía no escriben artículos como este 😉
Errores más habituales en la planificación de proyectos
En AD-DO llevamos casi 30 años en el sector del marketing. En este tiempo hemos sido testigos de cómo ha evolucionado el mercado, pasando de la época analógica a la inteligencia artificial. Durante todo este recorrido hemos vivido en primera persona muchos de los errores más comunes que se cometen en la planificación de proyecto. Algunos vienen de los clientes. Otros, directamente, los hemos provocamos nosotros.
Estos son algunos de los errores más habituales que nuestro equipo experto en marketing digital ha identificado (la lista es mucho más larga):
- Empezar sin objetivos claros: muchos clientes saben que quieren cambiar algo, pero no tienen claro exactamente qué. O sus objetivos son demasiado amplios, como “mejorar resultados” o “tener más visibilidad”. En estos casos, hace falta entender muy bien sus necesitades, trabajar desde la empatía y aterrizar esos deseos para establecer objetivos concretos y medibles que guíen el proyecto desde el inicio.
- No definir tiempos realistas: en otras ocasiones, los clientes quieren las cosas para ayer (y más desde la aparición de la IA). Pero pensar que todo se puede hacer rápido con un nivel de calidad aceptable es un error. Un proyecto sin tiempos realistas termina generando estrés, retrasos y resultados mediocres. Planificar bien también implica saber cuánto tiempo necesita cada fase.
- Falta de comunicación entre equipos: este error resulta paradójico en una empresa de marketing y comunicación. Y es que, como suele decirse, “en casa de herrero, cuchillo de palo”. Seguro que te suenan frases como: “No estuve en esa reunión”, “Nadie me avisó de que hacía falta”, “Esos cambios no me llegaron”. Una buena gestión de proyecto no solo organiza tareas, sino que también organiza la información y asegura que todo el equipo esté alineado.
- No usar una herramienta de gestión de proyecto: como hemos comentado anteriormente, existe múltiples herramientas que nos facilitan la vida. Aun así, muchas empresas siguen gestionando proyectos con emails, post-its o mensajes de voz . Y esto es una receta perfecta para el caos. Utilizar una herramienta de gestión de proyecto o un buen gestor de tareas permite saber en todo momento quién hace qué y en qué punto está cada fase.
- No medir resultados: dar por hecho que lo que pensaste y diseñaste es lo correcto es, en el fondo, un acto de soberbia. Nadie sabe de antemano si algo va a funcionar o no. Y si no mides, no sabes si el proyecto funciona… ni cómo mejorarlo. Medir no es parte del final del proceso, sino que es una parte clave de la fase de ejecución.
AD-DO: tu aliado estratégico en proyectos de marketing
Para que un proyecto sea un éxito, es fundamental contar con una estrategia de marketing y comunicación bien definida desde la fase inicial. En AD-DO, te ayudamos en toda la planificación de proyectos, desde la idea hasta la ejecución, pasando por cada una de las fases. Ofrecemos soluciones a medida que van desde el desarrollo de marca hasta campañas digitales y estrategias de captación de clientes.
Si quieres que tu proyecto llegue más lejos, estás en el lugar adecuado. ¿Hablamos?
