In soli quattro anni, Rome Future Week® ha saputo aggregare un vasto ecosistema, mettendo in connessione centinaia di persone, organizzazioni e realtà provenienti da settori e ambiti diversi. Una rete in continua evoluzione che, a ogni edizione, contribuisce ad arricchire il programma del festival, generando nuove connessioni, progetti e stimoli per il futuro.
All’interno di questa grande community dell’innovazione, un ruolo centrale è svolto dai sostenitori del festival: imprese, istituzioni, brand e associazioni che scelgono di entrare a far parte di Rome Future Week® e di contribuire alla sua crescita, trovando al tempo stesso nuove occasioni per amplificare il valore dei propri progetti, delle proprie iniziative e delle relazioni che costruiscono.
In questa intervista, Lina Da Nazaret, General Manager di SCAI Comunicazione, ci accompagna dietro le quinte di questo lavoro, raccontando come prendono forma le partnership del festival e come si trasformano, nel tempo, in relazioni capaci di generare nuove opportunità.
Lina, presentati! Che ruolo ricopri per Rome Future Week®?
Sono Lina Da Nazaret, General Manager di SCAI Comunicazione. All’interno di Rome Future Week® ricopro il ruolo di Project Manager per alcuni eventi specifici e per progetti di comunicazione dedicati ai nostri sponsor e sostenitori.
Come si individuano le aziende e le organizzazioni con cui costruire una partnership per Rome Future Week® e quali elementi ti fanno capire che esistono le condizioni per avviare una collaborazione?
Nella fase di scouting e ricerca di potenziali sostenitori non ci poniamo particolari limiti. Cerchiamo di spaziare il più possibile tra settori merceologici e industry, ma anche tra diverse tipologie di organizzazioni: dalle pubbliche amministrazioni alle grandi corporate, dalle piccole e medie imprese fino agli enti del terzo settore e alle associazioni.
Quello che ci fa capire che può esserci un punto di contatto è soprattutto la curiosità che queste organizzazioni dimostrano nei confronti di un contenitore così dinamico come Rome Future Week® e la voglia di raccontare una propria progettualità o iniziativa alla nostra community.
Ed è forse proprio questa una delle cose più belle del nostro lavoro su questo progetto: quando si crea una connessione tra un’organizzazione che ha qualcosa di rilevante da raccontare e una community che può essere interessata ad ascoltarla allora possiamo dire che la magia si è compiuta.
Tra il primo contatto con un potenziale sponsor e la definizione di un accordo possono esserci molti passaggi. Come si sviluppa questo percorso e quale lavoro serve per trasformare un interesse iniziale in un progetto concreto?
È vero, questa è una fase molto delicata e importante, perché bisogna riuscire a mantenere alto il livello di entusiasmo che spesso nasce dopo il primo contatto e quella connessione di cui parlavo prima.
Normalmente prevediamo diversi momenti di confronto con l’organizzazione e con i suoi differenti team, per costruire insieme una vera e propria proposta di comunicazione. Parliamo di un percorso di coprogettazione, nel quale proviamo a mettere a sistema esigenze, competenze e visioni.
Il format dell’evento, o degli eventi, rappresenta quasi sempre il cuore del progetto all’interno di Rome Future Week®, ma intorno a questo costruiamo anche attività di comunicazione, produzione di contenuti e occasioni per raccontare e valorizzare l’iniziativa.
Per quanto riguarda l’evento, gli elementi chiave da definire sono la location, la data, gli speaker e la moderazione. Una volta condivisi questi primi elementi, passiamo alla fase di promozione: individuiamo il target dei potenziali partecipanti, definiamo un obiettivo quantitativo di presenze e lavoriamo con attenzione per raggiungerlo.
La cosa interessante è che in questo percorso riusciamo a unire le competenze di entrambe le parti. L’azienda porta i propri riferimenti, la conoscenza del tema e la propria visione; noi mettiamo a disposizione uno speaker bureau molto qualificato e inclusivo, una mappatura delle location nelle diverse città e soprattutto la nostra esperienza nella costruzione di format coinvolgenti.
Abbiamo imparato quanto sia importante costruire agende snelle e agili, capaci di mantenere alta l’attenzione del pubblico e di gestire bene i tempi. È proprio questa integrazione di competenze che facilita la realizzazione di eventi efficaci e ben riusciti.
Come costruisci una proposta che risponda alle necessità del partner e allo stesso tempo sia coerente con l’identità e le opportunità offerte dal festival?
Ogni organizzazione ha esigenze e aspettative molto diverse. Quello che cerchiamo di condividere fin dall’inizio con i nostri sostenitori è un principio per noi fondamentale: evitare messaggi puramente commerciali. Una partnership funziona davvero quando riesce a generare valore per il pubblico, quando offre alla community contenuti, esperienze e occasioni di approfondimento interessanti.
Una volta condiviso questo presupposto, diventa molto più semplice individuare la modalità giusta per valorizzare ogni collaborazione.
Del resto, difficilmente riusciamo ad applicare modelli standard. Abbiamo provato in diverse occasioni a strutturare proposte di partnership con pacchetti e formule predefinite, ma poi ci viene quasi naturale adattare il nostro strumento alle esigenze specifiche di ciascun partner.
Il contesto ce lo permette, perché Rome Future Week® è un contenitore estremamente flessibile. Pur rivolgendoci a un pubblico molto trasversale, riusciamo a intercettare e coinvolgere community e platee specifiche su determinati temi.
Lo stesso vale per la visibilità: possiamo lavorare su diversi livelli e attraverso strumenti differenti, dalla copertura mediatica ai canali digitali, dai social media alle campagne di advertising.
Penso che la nostra forza stia proprio in questa capacità di combinare flessibilità, personalizzazione e coerenza con l’identità del festival, cercando ogni volta il giusto equilibrio tra gli obiettivi del partner e il valore che vogliamo offrire alla nostra community.
Il contributo di un partner può andare ben oltre il sostegno economico, portando competenze, contenuti, esperienze e nuove connessioni. Come si riconoscono e si valorizzano queste opportunità nella costruzione delle partnership?
È assolutamente vero, e il valore è soprattutto reciproco. Un sostenitore non porta a Rome Future Week® soltanto un contributo economico, ma anche contenuti di qualità, competenze, occasioni di confronto e la possibilità di entrare in relazione con un pubblico specifico e con un nuovo network di contatti.
Allo stesso tempo, Rome Future Week® non restituisce soltanto visibilità e la possibilità di realizzare un evento ben riuscito, ma offre ai propri partner l’opportunità di entrare in un ecosistema di relazioni, creando connessioni tra sponsor e organizzazioni che partecipano al festival.
È un aspetto sul quale lavoriamo molto: cerchiamo di creare occasioni concrete di networking tra i nostri sostenitori e abbiamo già avuto modo di vedere nascere collaborazioni e partnership davvero interessanti proprio grazie alle relazioni sviluppate all’interno del nostro network.
Credo che questo sia uno degli aspetti più significativi del progetto: alcune opportunità nascono quasi spontaneamente dall’incontro tra realtà diverse e generano un valore che, a volte, è anche difficile da quantificare.
Ed è proprio questo che rende Rome Future Week® qualcosa di più di un festival: una piattaforma capace di mettere in relazione persone, competenze e organizzazioni, creando occasioni che possono continuare a svilupparsi anche oltre i giorni della manifestazione.
Come si valuta il risultato di una collaborazione e quale lavoro serve per consolidare nel tempo una relazione, creando le condizioni per sviluppare nuovi progetti insieme?
A conclusione di ogni progetto consegniamo al partner un report che raccoglie gli aspetti quantitativi e qualitativi dell’iniziativa. Misuriamo l’impatto dell’evento in termini di presenze, ritorno di visibilità del brand, engagement sui canali social e visualizzazioni dei contenuti prodotti.
A questi risultati aggiungiamo una valutazione dei benefici trasversali legati alla partecipazione a Rome Future Week®: la visibilità complessiva del festival e l’opportunità di associare il proprio marchio a un progetto che gode di una presenza importante nelle settimane precedenti e successive alla manifestazione, ma che continua a essere attivo e riconoscibile anche durante il resto dell’anno.
Accanto alla reportistica, per noi è fondamentale organizzare un momento di debriefing con il partner. Ci interessa capire come è stata vissuta l’esperienza, quali feedback sono arrivati dal team aziendale e dai partecipanti e quali aspetti hanno funzionato meglio o potrebbero essere migliorati.
È un confronto molto prezioso anche per noi, perché spesso da questi momenti emergono nuove idee, piccoli aggiustamenti da introdurre nelle edizioni successive o opportunità di valorizzazione che magari non avevamo inizialmente considerato.
Infine, cerchiamo sempre di lasciare aperta una prospettiva per il futuro. Anche perché Rome Future Week®, al termine di ogni edizione, lancia già il tema dell’anno successivo: un ottimo punto di partenza per riaprire il confronto con i partner e costruire nuove progettualità.
Non consideriamo la chiusura di un progetto come la conclusione di una relazione, ma piuttosto come un’occasione per iniziare a immaginare insieme qualcosa di nuovo.
Su cosa si fonda il successo di una partnership?
Credo innanzitutto su una reale e corretta associazione di valori: quelli che il brand o l’organizzazione esprimono e quelli che Rome Future Week® è in grado di veicolare. Quando questa sintonia esiste, abbiamo già un’ottima base per costruire una collaborazione solida.
Naturalmente, è fondamentale anche comprendersi reciprocamente. Da una parte, il partner deve conoscere il perimetro del festival, comprenderne le caratteristiche, le opportunità ma anche i limiti, per poter utilizzare al meglio questo contenitore. Dall’altra, noi organizzatori dobbiamo saper cogliere le esigenze specifiche dello sponsor e individuare le modalità più efficaci per valorizzarne la partecipazione.
Il successo nasce quindi proprio da questo equilibrio: dalla condivisione dei valori e dalla capacità di entrambe le parti di capire come lavorare insieme per ottenere il massimo dalla collaborazione.
Qual è la materia prima del tuo lavoro per il festival?
Per me la materia prima sono assolutamente le relazioni. Credo che, in estrema sintesi, il nostro lavoro sia fatto proprio di questo: persone che parlano con altre persone, che cercano di comprendersi, di condividere visioni e obiettivi e che, lavorando insieme, riescono a generare valore e impatto.
Mi rendo conto sempre di più di quanto sia importante saper costruire, gestire e valorizzare le relazioni personali in ogni ambito, e in particolare in quello professionale. Perché, al di là delle organizzazioni, delle aziende e dei progetti, ci sono sempre le persone.
Cosa ti ha lasciato questa edizione che porterai nel futuro?
Quest’anno, vivendo da vicino molti degli eventi che ho contribuito a progettare e organizzare, ho riflettuto molto sull’importanza di creare esperienze per le persone.
Credo che, in fondo, il vero obiettivo di chi organizza eventi sia proprio questo: generare esperienze che lascino qualcosa ai partecipanti, che permettano loro di tornare a casa con un valore in più rispetto a quando sono arrivati.
Può essere una nuova competenza, una relazione, un’occasione di confronto, ma anche semplicemente un momento di divertimento, di comfort oppure, al contrario, una sfida, uno stimolo a mettersi in gioco.
Non importa necessariamente quale sia la natura dell’esperienza: quello che conta è che ci sia un valore aggiunto che il partecipante possa portare con sé.
Questa riflessione mi ha portato a pensare a quanto ci sia ancora da sperimentare e innovare nel nostro settore. La capacità di generare esperienze è qualcosa su cui possiamo e dobbiamo continuare a lavorare, immaginando nuovi format, nuove modalità di coinvolgimento e nuove tipologie di eventi.
Sono convinta che ci siano moltissime possibilità inesplorate e un grande margine di innovazione. È questa la consapevolezza che mi porto dietro da questa edizione e che vorrei trasformare in uno stimolo per il lavoro futuro.
