Integrar Woztell con Zoho CRM te permite atender WhatsApp (y también Instagram, Messenger y el chat web) sin salir del CRM: los leads se crean solos a partir de las conversaciones, el historial queda en la ficha del Cliente y los workflows envían plantillas de forma automática. Esta guía es para quien ya usa Zoho CRM y ha elegido Woztell como proveedor de WhatsApp Business API, o lo está valorando. Si todavía no sabes qué es Woztell ni cuánto cuesta, empieza por qué es Woztell y cuándo compensa.
Los pasos están comprobados con la documentación oficial de Woztell en octubre de 2026. En Reinicia somos partner de Woztell y de Zoho, y esta es la integración que montamos en proyectos de Clientes.
Índice: cómo integrar Woztell con Zoho CRM
- Qué hace la extensión de Woztell en Zoho CRM
- Requisitos antes de empezar
- Cómo conectar Woztell con Zoho CRM, paso a paso
- Automatizar mensajes con workflows de Zoho CRM
- Dónde atiende tu Equipo: bandeja de Woztell o Zoho Cliq
- Contactos sin número de teléfono
- Errores frecuentes
- Woztell o la integración nativa de Zoho CRM
- Preguntas frecuentes
Qué hace la extensión de Woztell en Zoho CRM
La extensión «WOZTELL Platform Integration for Zoho CRM» conecta los canales que tienes en Woztell con los registros de tu CRM. Con ella puedes:
- Crear leads o contactos automáticamente cuando escribe un número que no está en el CRM.
- Iniciar una conversación desde el registro, eligiendo el número de empresa y la plantilla.
- Ver el historial en la lista relacionada «WhatsApp Conversation History». Desde febrero de 2026 tiene una interfaz nueva que muestra imágenes, audios y plantillas tal como se ven en el móvil.
- Consultar las bajas (opt-out) de los Clientes que no quieren recibir mensajes.
- Configurar un mensaje de bienvenida en cada canal.
- Enviar plantillas desde workflows, al momento o programadas.
- Crear audiencias y difusiones desde Zoho CRM, y llevar las conversaciones a otros módulos (Tratos, Cuentas) con configuración adicional.
Antes de instalar nada, conviene tener claro qué se configura en cada sitio:
| Dónde | Qué se hace ahí |
|---|---|
| Plataforma de Woztell | Canales (WhatsApp, Instagram, Messenger, chat web), plantillas de WhatsApp y chatbots |
| Zoho CRM | Registros, ajustes de la extensión, workflows e historial de conversaciones |
| Bandeja de Woztell o Zoho Cliq | La atención del día a día: leer, asignar y responder conversaciones |
Requisitos antes de empezar
Una edición de Zoho CRM compatible
La extensión necesita una edición que permita módulos personalizados, código y workflows. La FAQ de Woztell habla de Enterprise (incluida en Zoho One y CRM Plus), y la ficha del Marketplace de Zoho añade Ultimate. Standard, Professional y la edición gratuita se quedan fuera. Para instalarla hace falta un usuario administrador, y para autorizar la conexión, el súper administrador de la cuenta. Si tienes que cambiar de edición, te ayudamos a elegirla como partner oficial de Zoho.
Una cuenta de Woztell con el canal de WhatsApp conectado
Necesitas una cuenta de Woztell (vale cualquier plan) y un canal de WhatsApp Cloud creado en la plataforma. Hay dos formas de conectarlo:
- Número nuevo en Cloud API: un número que solo usarás con la API.
- Coexistencia: conectas el número de la app WhatsApp Business que ya usas, sigues escribiendo desde la app y puedes importar los contactos de los últimos seis meses.
Si vas a iniciar conversaciones, crea antes las plantillas en Woztell y espera a que Meta las apruebe.
Zoho CRM o Zoho Desk: elige antes de conectar
La extensión de WhatsApp se conecta con Zoho CRM o con Zoho Desk, no con los dos a la vez. Cambiar de uno a otro cuesta 99 $ (dato verificado en octubre de 2026). Decide dónde va a vivir la conversación antes de empezar.
Revisa cómo guardas los teléfonos
La extensión reconoce los números por el prefijo de país y la longitud. Los teléfonos de otros países tienen que estar en formato internacional (+33, +52…), y conviene usar siempre el mismo campo (Móvil). Limpiar la base antes de conectar evita duplicados: si un Cliente está guardado sin prefijo y escribe desde su móvil, la extensión puede crear un lead nuevo en lugar de reconocerlo.
Cómo conectar Woztell con Zoho CRM, paso a paso
Si prefieres verlo en vídeo, Woztell tiene un tutorial en español con el proceso completo:
Paso 1: instala la extensión desde el Marketplace de Zoho CRM
En Zoho CRM, ve a Configuración > Marketplace y busca «WOZTELL Platform Integration for Zoho CRM». Pulsa Instalar, elige para quién (todos los usuarios, solo administradores o perfiles concretos) y acepta las condiciones.
Paso 2: conecta tu cuenta de Woztell con Zoho
En la plataforma de Woztell, entra en Marketplace > Zoho CRM. Ponle un alias y una descripción (son de uso interno) y pulsa Instalar. Se abrirá una pestaña para iniciar sesión en Zoho: hazlo con el súper administrador, elige la organización de CRM que quieres conectar y pulsa Aceptar.
Paso 3: vincula el canal de WhatsApp con el token
En Woztell, ve a Canales y edita el canal de WhatsApp que quieres conectar. En la pestaña «Advanced Access», genera un token de acceso y cópialo. Después, en Zoho CRM, abre Marketplace > extensiones instaladas > WOZTELL > ajustes, y pega el token en su campo. Sin este token no aparecen las plantillas en el CRM.
Paso 4: define el formato de teléfono y conecta los canales
En los mismos ajustes de la extensión, elige el prefijo más habitual de tus Clientes (por ejemplo, España) y el número de dígitos (en España, 9). Guarda y conecta los canales que quieres usar en el CRM desde la columna «Manage».
Paso 5: configura cada canal
Pulsa el icono de engranaje de cada canal y define tres cosas:
- Números desconocidos: qué hacer cuando escribe alguien que no está en el CRM (crear un lead o un contacto).
- Qué registrar: Woztell recomienda guardar tanto los mensajes como las alertas.
- Mensaje de bienvenida («First conversation message»): el que recibe quien escribe por primera vez. Déjalo vacío si vas a usar un chatbot.
Antes de terminar, revisa que los permisos de la extensión están activados para los perfiles que van a usarla.
Paso 6: haz una prueba
Escribe desde un móvil personal al número de empresa y comprueba tres cosas: que se crea el lead, que el historial aparece en la ficha y que puedes responder y enviar una plantilla desde el registro.
Recuerda la ventana de 24 horas: desde el último mensaje del Cliente puedes responder con texto libre durante 24 horas; pasado ese plazo, solo puedes escribirle con una plantilla aprobada.
Cómo automatizar mensajes de WhatsApp con workflows de Zoho CRM
Una vez conectada la extensión, Zoho CRM puede enviar plantillas de WhatsApp sin que nadie las dispare a mano. Se hace con las reglas de workflow de siempre.
Crea la regla de workflow
Ve a Configuración > Automatización > Reglas de workflow y crea una nueva. Elige el módulo, ponle nombre y define cuándo se ejecuta (al crear un registro, al editarlo o en una fecha) y con qué condiciones. Por ejemplo: cuando se crea un lead cuyo origen es el formulario de contacto. Después decide si el envío es inmediato («Instant Actions») o programado («Schedule Actions»).
Configura la acción «WhatsApp (woztellplatform)»
Como acción, elige «WhatsApp (woztellplatform)» y completa estos campos:
- El campo de teléfono del registro (Móvil).
- La plantilla de WhatsApp Cloud, creada antes en Woztell.
- Las variables: si la plantilla lleva nombre o apellidos, elige el campo del CRM, copia el código que aparece y pégalo en su sitio dentro de la plantilla.
- Si quieres, marca la opción de publicarlo también en Zoho Cliq.
- Un nombre para la automatización. Guarda y queda activa.
Tres automatizaciones para empezar
| Automatización | Disparador y condición | Plantilla | Categoría probable |
|---|---|---|---|
| Bienvenida a leads web | Al crear un lead con origen «formulario de contacto» | Saludo y siguiente paso | Marketing o utilidad |
| Recordatorio de cita | Programado unas horas antes de la fecha de la reunión | Día, hora y enlace | Utilidad |
| Aviso de cambio de etapa | Al editar un Trato y cambiar de etapa | Estado del pedido o del proyecto | Utilidad |
Cuando el workflow no basta: funciones y webhooks
Woztell documenta también el envío desde una función Deluge dentro de un workflow y desde los webhooks de Zoho CRM. Compensa cuando necesitas lógica condicional, datos de varios módulos o de otras aplicaciones. Es trabajo de desarrollo: si lo necesitas, lo vemos en desarrollo sobre la API de Zoho CRM. Y si quieres conectar Woztell con otras aplicaciones de Zoho, Zoho Flow es la vía más directa.
Dónde atiende tu Equipo: bandeja de Woztell o Zoho Cliq
Las conversaciones se pueden atender en la bandeja de Woztell, abierta desde Zoho CRM, o en Zoho Cliq. Se elige en los ajustes de la extensión en Zoho CRM.
| Bandeja de Woztell | Zoho Cliq | |
|---|---|---|
| Dónde se responde | En la bandeja de Woztell, desde el CRM | En un canal de Cliq por cada canal de Woztell |
| Reparto | Asignación de conversaciones dentro de la bandeja | Equipo de control y Equipo de agentes por canal |
| Responder al Cliente | Directamente | Con el comando /w; sin él, el mensaje es interno |
| Chatbots | Se gestionan en Woztell | Se pueden pausar y reanudar desde Cliq |
| Requisito | Ninguno adicional | Cliq de pago (incluido en Zoho One y Zoho Workplace) |
