Interoperabilità e innovazione nella gestione documentale

La digitalizzazione della gestione documentale nella pubblica amministrazione è essenziale per l’efficacia dell’azione amministrativa. Nel 2021, AgID ha pubblicato le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, che forniscono alle pubbliche amministrazioni suggerimenti pratici e interpretativi per l’applicazione di standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni comunemente scambiate tra le PA e associate ai documenti protocollati, regole per il sistema di conservazione. Un atto unico fondamentale, questo; tuttavia, gli aspetti normativi e tecnologici spesso non sono sincronizzati. La normativa tende ad essere in ritardo rispetto all’evoluzione tecnologica. Ce lo racconta Francesco Giachi, CEO di Dgroove, in questa intervista fatta negli studi di FORUM PA POP, la web tv di FORUM PA 2024.

Gestione documentale digitale: le nuove sfide normative e tecnologiche

“Uno degli aspetti principali dal punto di vista normativo, che caratterizzerà l’evoluzione del sistema Paese e della gestione documentale della pubblica amministrazione nei prossimi anni, riguarda l’interoperabilità”, afferma Francesco Giachi.

Questo implica l’omogeneizzazione dei dati, la possibilità per le amministrazioni di dialogare tra loro tramite protocolli comuni. Le piattaforme di gestione documentale devono, dunque, rispondere a criteri di funzionalità, efficienza e inserirsi in un contesto normativo e strategico ben definito.

La sfida tecnologica è rinnovare il parco tecnologico, con molte soluzioni di gestione documentale che risalgono a 20 anni fa. È necessario proporre soluzioni innovative che garantiscano la validazione dei dati attraverso infrastrutture tecnologiche. Le piattaforme moderne devono affrontare la personalizzazione dei flussi di lavoro. Per Francesco Giachi, rimane cruciale l’uso dell’intelligenza artificiale per automatizzare i processi di riconoscimento delle preferenze degli utenti. È necessario adottare sistemi di workflow innovativi, ovvero software in grado di aiutare l’applicazione di gestione documentale a creare processi personalizzati e a garantire l’interoperabilità, oltre a progettare interfacce per i servizi della PA. Le piattaforme moderne devono, dunque, includere accesso remoto, disponibilità su cloud, workflow innovativi, interfacce moderne e compatibilità con dispositivi mobile.

Docsuite Next: efficienza e innovazione nella gestione documentale

Dgroove ha da poco lanciato DocSuite Next, un aggiornamento della storica DocSuite PA. Rispetto alla precedente versione, questa offre un’esperienza utente completamente nuova e ottimizzata. La nuova interfaccia è molto più user-friendly, con grafiche innovative che ne semplificano l’utilizzo. È stato introdotto un sistema di workflow open source, che permette non solo la creazione di processi personalizzati ma anche l’interoperabilità con sistemi terzi. La Next sarà disponibile come soluzione Software as a Service (SaaS), un concetto sempre più diffuso nella pubblica amministrazione. Infine, dichiara Francesco Giachi, è stata predisposta l’architettura per essere AI-ready, in attesa che il Regolamento AI Act stabilisca l’impiego dell’intelligenza artificiale in Europa. Pertanto, Dgroove non ha ancora fatto scelte specifiche su quale IA utilizzare, come ChatGPT o altre soluzioni. Giachi chiude l’intervista evidenziando la flessibilità applicativa del software: il software, essendo basato su microservizi, è predisposto per essere estremamente flessibile, adattandosi a nuovi sviluppi tecnologici e a tutta una serie di altre funzionalità. In collaborazione con la pubblica amministrazione, sarà allora possibile studiare insieme la soluzione migliore, selezionarla e integrarla nel software.