Supongamos que estás organizando un nuevo proyecto, ¿por dónde empezarás? Sin duda, el primer paso sería trazar un plan que establezca todos los detalles. Por otro lado, el proyecto necesitaría una hoja de ruta de las tareas a realizar desde una perspectiva temporal; es decir, un cronograma. En este artículo, vamos a explicarte qué es un cronograma de actividades y su importancia.
Qué es un cronograma de un proyecto
Se trata de un documento bien estructurado que permite a los responsables comunicar toda la información necesaria a las partes interesadas y al personal con la máxima transparencia. El cronograma incluye datos sobre los recursos y habilidades necesarios para ejecutar el proyecto.
De este modo, la programación de proyectos supone un proceso integral que describe las fases de la intervención y las tareas de cada etapa. También considera la cantidad de recursos necesarios para cada actividad, su orden de ocurrencia, hitos e interdependencias.
Beneficios de contar con un cronograma bien estructurado
Al reunir toda la información relacionada con el proyecto en un solo lugar, un cronograma abre las puertas a una comunicación fluida entre el director del proyecto y las otras partes, pero no es la única ventaja.
Priorización de tareas
Los pasos iniciales de la programación del proyecto comprenden formar una estructura de desglose del trabajo y dividir el proyecto en tareas más simples. Una vez que se listan las tareas, el director del proyecto puede evaluar la relevancia de cada una y organizarlas según este criterio.
Descripción detallada de las tareas
Y de las habilidades necesarias para cumplirlas, lo que facilita a los gerentes la adquisición de los recursos adecuados para cada trabajo. Asimismo, gracias a la información del progreso del proyecto, pueden medir el desempeño de los recursos y tomar medidas correctivas en caso de cualquier inconsistencia.
Menos conflictos internos
Cuando todo el equipo, las partes interesadas y los gerentes están en la misma onda, y se rigen por un cronograma único, todos son conscientes de las dependencias de las tareas y trabajan para garantizar que la entrega general no se vea afectada.
Optimización de recursos
La fuerza laboral, sus habilidades y su esfuerzo impulsan el éxito del proyecto. Por lo tanto, los responsables deben aprovechar el potencial del talento al máximo. Al mismo tiempo, es de suma importancia mantener bajo control su utilización. Si los recursos no se usan correctamente, se da una menor productividad y un desgaste no planificado. La utilización excesiva, en el otro extremo, puede provocar fatiga en los empleados.
En el caso de proyectos en los que los plazos no se puedan alargar, los responsables suelen reservar más recursos para ayudar al empleado crítico y utilizan este soporte adicional para no interrumpir el progreso del proyecto.
Conclusiones sobre el cronograma de actividades o proyectos
Como ves, un cronograma aporta una perspectiva cenital desde la que supervisar todos los elementos que se articulan de forma conjunta para llevar a cabo cualquier plan. Puede tratarse de un proyecto de trabajo, de un evento corporativo, en el cual te puede ayudar nuestra secretaría técnica en eventos y congresos o quizás de alguna de nuestras actividades para empresas en Barcelona.
En resumen cualquier actividad en la que se requiera de una programación pormenorizada de los recursos y actividades.
