Savoir comment concevoir une soirée d'entreprise est essentiel si vous souhaitez qu'elle soit mémorable aux yeux des invités.
Organiser un tel événement est impliquant pour une société. Et reconnaissons-le n’est pas chose aisée !
Il faut anticiper, imaginer, prévoir, réserver ; penser à de nombreux détails, imaginer tous les imprévus possibles ; contacter et coordonner de multiples fournisseurs.
La liste est longue pour réussir un tel événement. Et peut s’apparenter pour certains à un défi insurmontable.
Cependant pour réussir un tel événement, vous devez probablement vous poser la question suivante : Comment trouver des suggestions qui fonctionnent vraiment pour créer une soirée d’entreprise mémorable?
Bien, aujourd’hui nous allons vous faciliter la tâche.
Tout ce dont vous avez besoin à présent est de suivre ces 17 recommandations et astuces pour maximiser vos chances de réussir votre soirée professionnelle.
Vous êtes prêt ? alors allons-y.
1. Définissez bien les objectifs à atteindre avec cette soirée d'entreprise
Comme nous l’avons précédemment précisé, une soirée d’entreprise sert avant tout à faire passer un moment agréable à tous les collaborateurs de l’entreprise. Elle donne l’occasion de créer une véritable convivialité et une bonne ambiance au sein de la société.
C'est aussi un excellent levier managérial qui répond à de nombreux desseins pour l'entreprise.
Donc préparer une fête est une très bonne idée. Cependant sans avoir défini un objectif précis, cela ne sert à rien. Et représente une dépense sans aucun retour sur investissement…
Remercier
Une soirée corporate est un outil puissant pour remercier son personnel pour le travail effectué, l’implication et l’investissement des équipes.
C’est un formidable levier pour faire preuve de reconnaissance aux collaborateurs qui peuvent avoir subi de fortes pressions sur certains projets par exemple.
Une soirée peut aussi permettre de gérer des périodes compliquées entre collègues et de dissoudre des tensions.
Mobiliser
L’événementiel est un outil essentiel pour la communication interne.
Au même titre qu’un séminaire, concevoir une soirée permet de mobiliser les collaborateurs.
Passer un moment précieux et festif va leur permettre de créer ou de renforcer leur esprit d‘équipe.
L’ensemble des échanges, rencontres et liens créés lors d’une soirée d’entreprise renforcera aussi les relations internes entre collègues. Et par la suite offriront un environnement de travail plus collaboratif et plus convivial.
Échanger
Participer à une soirée professionnelle donne l’occasion d’apprendre à mieux se connaître entre collègues
Ces rencontres dans un contexte décontracté donnent aussi la possibilité aux salariés d’interagir avec leurs responsables hiérarchiques et la direction. Et inversement les dirigeants peuvent réellement découvrir leurs salariés.
Une soirée facilite également l’intégration de nouveaux collègues et développe rapidement un sentiment d’appartenance.
Organiser une soirée pour une société devient un outil managérial réellement efficace.
Impliquer
Outre mobiliser et échanger, les soirées d’entreprise renforcent l’implication des salariés et leur engagement.
Et c’est prouvé que cet engagement a un fort impact sur la performance des entreprises.
Les travailleurs engagés ont 87% moins de chances de quitter leur emploi (Corporate Leadership Council). On voit l’importance de ce facteur sur les coûts liés au recrutement.
De même, les entreprises ayant des salariés fortement engagés ont augmenté 2,5 fois plus leur chiffre d’affaires que celles ayant un faible niveau d’engagement (Bain & Company).
Attirer
Une soirée d’entreprises c’est aussi l’occasion de mettre en avant la culture de l’entreprise et les valeurs que vous défendez. Ça vous permet de travailler et diffuser une image de marque employeur attractive. Vous pouvez aussi au travers de ce type d’événement renforcer votre leadership personnel.
Networker
Organiser une soirée professionnelle est vecteur de networking.
Pour un client ou un prospect, rencontrer ses pairs lors d’un event va lui permettre de construire son réseau. Et de se créer des opportunités professionnelles si précieuses.
Séduire
En parcourant votre site corporate, des candidats potentiels peuvent être aussi séduits par les événements organisés. Notamment selon la typologie de votre cible interne.
Ainsi une soirée mémorable bien relayée sur vos réseaux sociaux peut servir « d’appât » pour certains candidats.
Annoncer
Rassembler son personnel lors d’un événement interne permet aussi à l’employeur de faire passer toutes sortes de messages :
- Nouveaux contrats ou nouveaux clients impactants
- Fusion, rachat ou autre actualité forte et positive pour l’entreprise
- projets à fort potentiel…
Une soirée d entreprise est ainsi un véritable levier de communication interne pour l’entreprise. Elle peut également jouer ce rôle pour de la communication à l’attention de cibles externes.
La définition des objectifs passe également par la caractérisation de vos cibles.
2. Prévoyez le budget nécessaire au bon déroulement de la soirée
Après avoir défini vos intentions et caractérisé vos cibles, l’étape suivante consiste à déterminer votre enveloppe budgétaire.
Prévoir le budget nécessaire pour votre soirée d’entreprise est essentiel.
Il va permettre de savoir où vous allez et surtout où vous pouvez aller. Et ainsi vous allez pouvoir construire votre soirée.
Le budget varie selon le nombre de participants, le lieu et le dimensionnement de votre événement.
Vous allez donc lister les différents postes de dépenses, en n’oubliant aucun détail.
Voici une liste non exhaustive pour l’organisation d’une soirée événementielle :
- Le lieu : location d’un espace spécifique
- Si vous organisez votre événement dans vos locaux, intégrez des frais d’aménagement et de décoration.
- Vérifiez la plage horaire comprise dans le contrat de location
- Avez-vous besoin d’une connexion internet spécifique (selon les activités proposées)
- Location de matériel d’aménagement
- Les frais de transport si vous devez acheminer vos invités et les reconduire à la suite de votre soirée, frais de navette et de taxi
- Les frais d’hébergement doivent-ils être pris en charge par vos soins
- La restauration : alimentation et boissons
- Pensez-vous inviter les conjoints ?
- Pensez aussi à la restauration des équipes techniques et des artistes et autres intervenants
- La technique : c’est un poste important si vous souhaitez immerger vos invités dans un environnement spécifique
- Sonorisation, éclairage, écrans leds, scène, captation vidéo, plateau caméra…
- Équipe de montage et démontage
- La scénographie, la décoration, le mobilier, la décoration florale
- La communication en amont de votre événement : création d’un nom et d’un logo pour votre soirée, création d’un Save The Date, invitation, page web, formulaire d’inscription, email de relance, phoning, communication réseaux sociaux…
- La communication le jour J : le programme, les vidéos, les badges, une présentation PPT, des PLV et autres signalétiques, le fond de scène, les infodécors
- La communication post événement : envoi email remerciement
- Les frais d’accueil : hôtesses, émargement
- Les frais de personnel
- Le régisseur de votre événement : interlocuteur en charge de l’installation, de l’exploitation, du démontage
- L’équipe technique : Technicien son, éclairage, vidéo
- Le personnel de sécurité
- Le personnel de nettoyage
- Les activités et autres animations proposées
- Vérifiez les besoins en équipements audiovisuels de certaines animations comme les shows numériques et digitaux
- Les cachets des artistes
- Les rémunérations des intervenants, animateurs et autres conférenciers
- Pensez à intégrer les frais Sacem des artistes et autres têtes d’affiche
- Si vous faites appel à des têtes d’affiche ou autres intervenants VIP, prévoyez des loges avec le mobilier et le confort nécessaire
- Un photographe et un réalisateur vidéo pour une captation le jour J
- Une vidéo aftermovie à la suite de votre soirée
- Cadeaux remis aux invités à leur départ ou pendant la soirée aux couleurs de votre soirée
- Achat de trophées et de cadeaux en cas de remise de prix lors de votre soirée
- Comme un événement est toujours plein d’imprévus, prévoyez un montant pour des dépenses imprévues. Vous pouvez tabler sur une dépense supplémentaire entre 5 à 10% du budget total.
3. Trouvez le lieu où organiser votre soirée événementielle
L'espace a un effet whaou évident sur les invités.
Rien qu’à lui, il peut inciter vos convives à venir à votre soirée. Ou pas !
Il a une capacité à laisser un souvenir mémorable auprès de vos participants.
Il va de plus offrir une cohérence à votre soirée et ses animations.
On le voit, les salles doivent donc être choisies avec beaucoup de soin. Un espace doit surtout être sélectionné en fonction de votre public cible.
Voici les points à vérifier avant de sélectionner une salle :
- En premier item, sa capacité d’accueil
- Sa localisation
- Les facilités d’accès et de stationnement
- La configuration de la salle doit être adaptée à votre type de soirée, aux activités proposées
- Les équipements sur site
- Lister les équipements disponibles notamment au niveau technique
- Vérifiez la puissance électrique
- Assurez-vous que vous pouvez ramener votre technique si l’équipement est insuffisant
- La qualité des infrastructure (sanitaires, confort des chaises, climatisation et chauffage…)
- Les capacités des lieux à recevoir vos animations et autres activités
- Possibilité de faire du bruit le soir si vous prévoyez une animation DJ
- Les conditions d’installation et de démontage
- Des espaces suffisants pour vos partenaires (traiteur…)
- Des loges pour vos invités VIP, les têtes d’affiche ou autre animateur
- Le détail des prestations proposées dans la location
- Dernier détail et pas des moindres : évaluer l’empreinte écologique des lieux.
Le choix du lieu dépendra en grande partie de la typologie de vos invités, des buts de la soirée, de son format et de son concept.
Vous pouvez opter pour différents types de lieux :
- Hôtel de standing haut de gamme
- Une salle historique voire un château
- Un musée que les présents pourront visitr en exclusivité
- Un endroit au vert pour votre garden party
- Une péniche avec promenade découverte
- Un théâtre, un cabaret ou un auditorium
- Un loft exceptionnel
- Une maison, un hôtel particulier ou un appartement haussmannien…
4. Trouvez la bonne date pour organiser la soirée corporate
Vous pouvez concevoir une soirée exceptionnelle. Si la date n’est pas opportune, votre événement restera mémorable sur le papier !
Une bonne planification tient compte de critères à la fois internes et externes.
Et dépendra de vos cibles (internes ou externes).
A vérifier pour fixer la date de votre soirée professionnelle :
- Un événement majeur professionnel ou non n’est pas programmé le même jour, la veille ou le lendemain
- Contrôlez l’agenda de votre direction
- Gardez-vous d’organiser une soirée en période de forte charge professionnelle pour les équipes
- Planifiez votre soirée en dehors des vacances scolaires
- Évitez les jours fériés et jours de grève quand elles sont programmées
- Si vous invitez une personnalité, une tête d’affiche, un invité VIP, vérifiez ses disponibilités avant d’arrêter votre date
- Ayez une vue d’ensemble sur les événements locaux, nationaux ou internationaux
- Abstenez-vous si un événement concurrent est déjà programmé sur la date envisagée
- Privilégiez les soirées le jeudi soir. Le week-end reste proche !
Et dès que vous avez envisagé une date, vérifiez la disponibilité du lieu.
Prendre le temps de choisir la bonne date pour organiser votre soirée professionnelle participe au succès de votre événement.
5. Faites les préparations 2 mois à l'avance
Organiser une soirée nécessite du temps.
Une fois que vous aurez défini vos intentions, caractérisé votre public-cible, arrêté un lieu et fixé la date, il est temps de spécifier les actions à lancer.
Vous devez ainsi réaliser un rétroplanning événementiel en partant de la date de votre event. Cette date devenant ainsi à la fois une contrainte et un objectif.
Ce calendrier prévisionnel sera votre outil de conduite de projet. Il vous permettra de mener à bien tous vos projets en visualisant les différentes étapes d’organisation. Ainsi que leur faisabilité.
Ce timing permet aussi de déclencher les actions et opérations nécessaires à la bonne mise en place de votre soirée événementielle.
Le délai nécessaire à une bonne organisation varie selon l’ampleur et le format de votre soirée.
Chaque événement étant spécifique et ayant ses propres contraintes, votre rétroplanning sera aussi sur-mesure. Il vous faudra très certainement vous adapter. Et reconsidérer le timing de chaque étape de préparation.
Quelles sont les grandes étapes d’organisation de votre soirée ?
L'objectif principal, la salle et la date ayant déjà été définis, voici les éléments à préciser ou concevoir :
- Invités : Identifier dans le détail les invités et leur nombre
- Messages : définir les principaux messages et les intervenants internes
- Création des contenus vidéos, images, sonores et PPT
- Communication de votre soirée
- Trouver un nom pour votre soirée et son hashtag
- Concevoir une charte graphique dédiée
- Créer et envoyer un Save The Date et une invitation
- Mettre en ligne un site web dédiée avec formulaire d’inscription
- Définir un plan promotionnel de votre soirée
- Concevoir les outils de communication pour le jour J
- Fabrication des cadeaux et goodies
- Fabrication des badges
- Définition de votre soirée
- Arrêter son format
- Définir un thème et un concept pour votre soirée
- Concevoir la soirée avec ses animations, ses activités, ses intervenants
- Lieux
- Repérage sur site
- Définition des besoins techniques et équipements
- Tests des équipements
- Aménagement du lieu
- Création d’une scénographie et d’une mise en scène
- Définition des besoins techniques
- Définition des besoins en décoration, mobilier, matériel et autres accessoires des différentes salles
- Conception des infodécors
- Création du projet
- Création de la soirée étape par étape
- Sollicitation et sélection des fournisseurs (technique, traiteur, logistique, accueil, photographe, réalisateur vidéo…
- Choix des animations
- Réservations des prestataires activité
- Réservation des navettes et autres hébergements pour invités et prestataires
6. Proposez une invitation qualitative pour valoriser vos invités
Une invitation est capitale pour le succès de votre soirée. C’est elle qui va inciter vos invités à participer.
Votre invitation doit donner envie et montrer que les convives vont vivre une expérience mémorable.
Elle doit véhiculer le FOMO, Fear Of Missing Out : la peur de passer à côté quelque chose – de rater une soirée exceptionnelle !
L’invitation doit ainsi mettre en avant la reason why de votre soirée. Les bénéfices que vos invités vont en retirer.
En mettant des barrières à la sortie de votre événement, vous lui transmettez une valeur extraordinaire.
Faites ainsi rêver vos invités avec une charte graphique harmonieuse et cohérente avec votre soirée.
L’invitation doit préciser toutes les informations indispensables :
- Le lieu de votre soirée
- La date et les horaires
- Les modalités d’inscription
- Les facilités d’accès pour limiter les no go.
Donnez envie en dévoilant partiellement le nom de certains intervenants prestigieux ou exceptionnels et difficiles d’accès. Révélez à demi-mots certaines animations ou activités inédites qui offriront un moment mémorable à tous les participants.
