L’azienda e il contesto operativo
Con pluriennale esperienza nel settore, l’azienda offre sistemi di condensatori elettrici a installatori, società di progettazione e utenti finali. Fornisce impianti efficienti che rispettano gli standard qualitativi e di sicurezza, apprezzati per la flessibilità della fornitura, il rispetto dei tempi di consegna, la facilità di manutenzione e la durata dei prodotti.
L’azienda investe costantemente nel miglioramento della sicurezza all’interno del proprio stabilimento, rinnovando le apparecchiature, mantenendo gli impianti e formando il personale. Distribuisce i propri prodotti attraverso una rete di agenzie qualificate presenti su tutto il territorio nazionale.
La costante crescita degli affari e la volontà di innovare e digitalizzare i processi aziendali hanno spinto l’azienda a voler introdurre un nuovo sistema gestionale, innovativo e integrato. Un progetto che ha come obiettivo uniformare i processi e rendere più efficiente la gestione della produzione, migliorando ulteriormente l’efficienza aziendale.
Il sistema gestionale in uso da oltre 20 anni era basato su AS400 e personalizzato in funzione dei cambiamenti aziendali che si sono presentati nel tempo; tuttavia non era più idoneo a soddisfare le nuove e crescenti esigenze gestionali.
Le esigenze gestionali
L’esigenza più importante dell’azienda era introdurre una soluzione gestionale innovativa con l’obiettivo di ottenere una pianificazione delle attività produttive dei terzisti e dei depositi, e una gestione più puntuale dell’approvvigionamento delle materie prime.
Il modello produttivo dell’azienda è caratterizzato dal fatto che metà delle linee produttive vengono realizzate da terzisti e gestite in stock a magazzino, mentre l’altra metà vengono realizzate su richiesta nello stabilimento della sede.
In un contesto produttivo così complesso, sono emerse due esigenze principali:
- per la produzione a stock, vi era l’esigenza di un maggior controllo e monitoraggio delle lavorazioni presso i terzisti per ridurre l’impatto sul magazzino. Ciò comportava la necessità della visibilità dello stato delle lavorazioni, della qualità dei prodotti e dei tempi di consegna, nonché dell’integrazione di sistemi avanzati per una gestione più efficiente delle scorte.
- per la produzione su richiesta, vi era l’esigenza di ottimizzare gli acquisti per fornire date di consegna precise ai clienti. Questo richiedeva un sistema di pianificazione della produzione accurato e procedure di acquisti che potessero adattarsi rapidamente ai cambiamenti delle esigenze del mercato, riducendo i tempi di risposta e minimizzando i costi di approvvigionamento.
Inoltre, facendo parte di un settore caratterizzato da una bassa marginalità, per l’azienda era di vitale importanza massimizzare l’efficienza dei processi produttivi, attività difficile da mettere in atto senza il supporto di una soluzione informatica evoluta.
In generale, organizzare l’intero processo produttivo, richiedeva maggior efficienza e una logistica integrata per evitare rallentamenti, ritardi e criticità. Un’integrazione efficace dei vari sistemi di gestione aziendale era essenziale per garantire la continuità operativa e migliorare la sincronizzazione tra le diverse fasi della produzione e della distribuzione.
In un’ottica di evoluzione e di adeguamento dei propri processi agli attuali strumenti di collaborazione aziendale, diventava fondamentale disporre di una soluzione ERP innovativa ed integrata con i sistemi di posta, calendario e archiviazione documentale per massimizzare l’efficienza operativa del proprio team. Una piattaforma gestionale in grado di gestire in maniera centralizzata le informazioni, per ridurre la frammentazione dei dati e migliorare la comunicazione interna.
In sintesi, le esigenze erano:
- gestire con efficienza la pianificazione delle attività produttive;
- monitorare le lavorazioni presso i terzisti;
- ottimizzare gli acquisti e la gestione degli stock;
- disporre di dati affidabili per fornire previsioni di consegna più precise ai propri clienti;
- aggiornare gli strumenti di collaborazione aziendali
L’adozione di una piattaforma gestionale integrata rappresentava la chiave per trasformare queste esigenze in opportunità di crescita, consentendo all’azienda di mantenere un vantaggio competitivo sul mercato.
L’applicazione gestionale introdotta e il progetto di sviluppo
Il percorso intrapreso dall’azienda ha previsto lo sviluppo di un progetto volto non solo all’introduzione di un sistema gestionale completo di tutti i moduli: amministrazione, ciclo attivo, ciclo passivo e fatturazione elettronica, magazzino e produzione; ma anche di un ERP di nuova generazione che ha facilitato l’integrazione dei principali strumenti di collaborazione aziendale. Di conseguenza si è deciso di approcciare l’attività attraverso una revisione completa ed una reingegnerizzazione dei principali processi interni.
Per questo motivo, in una prima fase di progetto, i consulenti Axioma ed i referenti interni del cliente hanno collaborato strettamente condividendo e analizzando le esigenze, in un’ottica di miglioramento dei processi con particolare attenzione alle procedure in ambito produzione e logistica.
Il risultato è stata la definizione di un dettagliato documento di analisi organizzativa che ha permesso di rendere efficienti ed efficaci le successive attività di configurazione del software gestionale Ad Hoc Infinity di Zucchetti.
Il supporto della squadra di consulenza Axioma è stato fondamentale per mettere in evidenza le potenzialità del nuovo gestionale e adeguarle alle esigenze di semplicità e funzionalità espresse dal cliente. Per lo stesso motivo, in fase di implementazione dell’ERP, sono state disegnate soluzioni adeguate cercando di minimizzare le personalizzazioni e lavorando sulle possibilità di configurazione disponibili nativamente nella piattaforma Ad Hoc Infinity.
Le principali innovazioni introdotte riguardano i flussi logistici e di produzione per dare risposta alla richiesta del cliente in merito ad una gestione puntuale dei fabbisogni, alla pianificazione della produzione e, soprattutto, alla tracciabilità delle diverse fasi produttive. Particolare attenzione è stata data ai flussi relativi alle lavorazioni esterne per permettere un monitoraggio puntuale delle attività dei terzisti.
L’MRP è stato predisposto per la gestione delle due diverse tipologie di produzione:
- make to stock per le linee di prodotti gestiti a magazzini ed i ricambi
- make to order per permettere la produzione degli impianti più complessi ordinati dai clienti
D’intesa con il cliente è stato fornito un particolare supporto di consulenza nella fase di migrazione dei dati storici per permettere l’eliminazione dei dati e delle informazioni obsolete e la revisione delle codifiche rendendole così funzionali alle nuove logiche di processo introdotte.
La fase di avviamento del progetto è stata poi supportata in modo puntuale per affiancare i diversi utenti nella gestione del cambiamento introdotto sia dalla revisione dei processi aziendali che dalla innovazione portata da un sistema completamente integrato di nuova generazione.
I vantaggi della soluzione
L’introduzione della piattaforma gestionale Ad Hoc Infinity ha portato numerosi vantaggi, perfettamente in linea con le esigenze iniziali dell’azienda e lo sviluppo del progetto.
Innanzitutto, l’azienda ha potuto ottimizzare la pianificazione delle attività produttive, sia per i terzisti che per le linee produttive interne, migliorando l’efficienza operativa complessiva. La soluzione ha reso possibile un controllo più accurato delle lavorazioni esterne, permettendo di monitorare in tempo reale lo stato delle lavorazioni, la qualità dei prodotti e i tempi di consegna. Questo ha ridotto significativamente l’impatto sul magazzino e ha ottimizzato la gestione delle scorte.
Inoltre, l’ottimizzazione degli acquisti e della gestione degli stock è stata notevolmente migliorata. Grazie alla piattaforma integrata, l’azienda è ora in grado di fornire date di consegna più precise ai clienti e di rispondere rapidamente alle variazioni del mercato, riducendo i costi di approvvigionamento. Questo è stato particolarmente importante in un settore caratterizzato da una bassa marginalità, dove massimizzare l’efficienza dei processi produttivi è vitale.
Altri vantaggi sono stati:
- Maggiore integrazione dei sistemi aziendali: L’integrazione di Ad Hoc Infinity con i sistemi di posta, calendario e archiviazione documentale ha migliorato la collaborazione aziendale, aumentando l’efficienza operativa dei diversi reparti e garantendo una continuità operativa ottimale.
- Miglioramento della tracciabilità e gestione delle produzioni: L’MRP integrato in Ad Hoc Infinity e configurato per le due diverse tipologie di produzione (make to stock e make to order) ha migliorato la tracciabilità delle fasi produttive e la gestione dei fabbisogni, rispondendo in modo puntuale alle esigenze di produzione.
- Supporto nella gestione del cambiamento: Il supporto costante di Axioma durante la fase di avviamento ha facilitato l’adozione del nuovo sistema da parte degli utenti, garantendo una transizione fluida e riducendo le resistenze al cambiamento.
Il successo del progetto è stato garantito dall’adozione di metodologie di lavoro da parte di Axioma in collaborazione con i responsabili dell’azienda per raggiungere gli obiettivi fissati.
- Una pianificazione dettagliata delle varie attività da realizzare ha consentito di rispettare sia i tempi di introduzione di Ad Hoc Infinity e i tempi di avviamento e sia i costi definiti a budget.
- Il recupero dei dati storici ha garantito una continuità aziendale coprendo tutta la necessità operativa e la disponibilità dei dati gestionali indispensabili per il management aziendale.
- La collaborazione con il personale dell’azienda e il supporto costante del responsabile di progetto di Axioma nelle varie fasi ha assicurato un cambiamento epocale per l’azienda e per i suoi collaboratori.
