Le/la chargé-e des relations avec les familles favorise la communication aux familles et leur compréhension des services proposés par la Ville.
Il/elle accompagne les familles dans les démarches administratives relatives à l’inscription aux services d’accueils péri-extrascolaire et facilite leur prise de contact avec les services municipaux gestionnaires. Ce faisant, il/elle participe à améliorer d’une part les conditions d’accès et d’accueil de l’enfant et d’autre part l’efficacité de la gestion des services d’accueil péri-extrascolaire et du service restauration.
Il/elle assure des missions de direction ou de direction adjointe au sein des Accueils de Loisirs pendant le temps périscolaire et extrascolaire.
Activités
1/ Organisation et développement des liens avec les familles
Accueillir et accompagner les familles
- Accueillir les familles sous différents formats : téléphonique, numérique, physique,
- Informer sur les procédures, les démarches, les contacts,
- Accompagner les familles à l’usage numérique : utilisation du Portail Familles, recherche de services et démarches sur le site internet de la ville,
- Relayer et alerter les accueils difficiles et conflictuels,
- Suivre les dossiers familles et les problématiques particulières (santé, situation familiale, adaptation scolaire).
Animer des réunions d’informations aux familles
- Créer et développer une stratégie d’information aux familles,
- Promotion des actions des services d’accueils auprès des familles.
2/ Gestion administrative
- Mise en place de tableaux de bord de suivi de l’activité et de l’évaluation de la qualité de l’accueil famille,
- Suivi des inscriptions et les fréquentations,
- Service de restauration : gestion des pointages, transmission à la direction restauration,
- Accueils périscolaires : gestion des pointages, transmission au service relation aux usagers,
- Commande hebdomadaire des repas auprès de la direction restauration,
- Contribuer à la réussite du déploiement du nouveau Portail Familles.
3/ Coordination du temps méridien
- Coordonner les projets d’animation sur le temps méridien,
- Assurer l’interface avec le chargé de projets transversaux pour la mise en œuvre des projets réalisés sur le Groupe Scolaire.
4/ Direction et animation des accueils périscolaires
- Rédaction du projet pédagogique des structures déclarées et des programmes d’animation, adaptés au public accueilli,
- Conception et mise en œuvre de projets d’activités,
- Participation à la définition des orientations stratégiques des structures,
- Évaluation des actions retenues,
- Application des normes d’encadrement et veille sur la sécurité physique, morale et affective des enfants accueillis,
- Développement et participation aux projets organisés en partenariat avec les autres structures d’accueil sous couvert du responsable éducatif,
- Mise en place et suivi des Projets d’Accueil Individualisé
Le.la chargé-e des relations aux familles peut être amené-e à remplacer des animateurs sur les accueils péri- extrascolaires.
Compétences requises
Savoirs
- BAFD ou équivalent,
- Maîtrise de l’environnement de la collectivité, de l’organigramme et des missions,
- Maîtrise des procédures internes,
- Maîtrise des outils informatiques : logiciels de bureautique, Portail familles.
Savoir-faire
- Sens du travail collaboratif et transversal et en réseau,
- Sens des priorités,
- Capacité à faire des propositions, à innover, à favoriser la créativité,
- Sens de la médiation, capacité à gérer les conflits, à apaiser les situations tendues,
- Capacité à mobiliser, accompagner, évaluer et sanctionner si nécessaire,
- Capacité à faire face aux imprévus,
- Maîtrise des méthodes de pilotage et conduite de projets.
Savoir-être
- Capacité d’adaptation,
- Être rigoureux, travailler avec méthode et discrétion,
- Être organisé, savoir réagir et s’adapter,
- Sens de l’écoute et de l’observation,
- Discrétion,
- Diplomatie, sens du contact humain,
- Maîtrise de soi,
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe,
- Aptitude à la communication avec le public et avec l’équipe.
Spécificités du poste
Poste à temps complet, à raison de 35 heures annualisées :
- En période scolaire : Lundi, mardi, jeudi et vendredi : Amplitude 8 h 15-17 h
Mercredi : Amplitude 7 h 15-18 h 30 - Hors période scolaire : Direction (ou direction adjointe) d’accueil de loisirs
Semaine de 5 jours, du lundi au vendredi : Amplitude 7 h 15 – 18 h 45, dans la limite de 9 h / jour.
Horaires variant en fonction du positionnement sur une direction adjointe le mercredi.
