Challans est une ville dynamique à taille moyenne où il fait bon vivre. Ses 23 500 habitants bénéficient d’une situation géographique idéale, à 45 minutes de Nantes et à 20 minutes de la mer. Challans est connue pour sa vitalité tant économique qu’associative ainsi que pour son cadre de vie paisible et sa praticité.
C’est dans ce contexte, que nous recherchons un(e) responsable du service population.
Rattaché à la Direction générale adjointe « réglementation et administration générale », vous intégrez un service de 9 personnes réparties sur des missions d’accueil généraliste de la mairie, d’état civil/affaires funéraires, CNI et passeports, élections.
Vous avez une première expérience réussie dans un des domaines ci-dessus et souhaitez évoluer vers de l’encadrement d’équipe, avec le souci premier d’offrir un service de qualité aux usagers. Vous aimez la rigueur notamment juridique, savez rechercher l’information et l’analyser pour la retranscrire aux équipes. Vous appréciez être garant(e) de la bonne organisation des missions. Vous savez mesurer la satisfaction des usagers grâce à votre présence terrain, votre capacité à observer la vie du service et ses interactions avec l’ensemble des collaborateurs de la Mairie. Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :
L’encadrement des moyens humains du service population (9 agents)
- Impulser une dynamique d’équipe en veillant à l’enrichissement professionnel de chacun dans sa spécialité,
- Gérer les plannings en veillant à la continuité de service,
- Organiser, coordonner, planifier et suivre l’activité des agents,
- Définir les objectifs du service et les évaluer selon des critères objectifs,
- Accompagner les équipes sur l’impact de l’e-administration et être ressource sur les questions de dématérialisation des démarches et d’accompagnement des usagers,
- Mettre en place ou requestionner les procédures, construire des outils de suivi et être force de proposition auprès de la direction en termes d’adaptation du service aux évolutions du service public.
La veille juridique et le suivi de la légalité des actes
- Superviser la rédaction des actes en étant ressource auprès de l’équipe et contrôler les actes,
- Contrôler l’authenticité des attestations fournies,
- Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés,
- Être en veille sur les évolutions réglementaires,
- Assurer un reporting régulier auprès de la Direction pour échanger sur des situations spécifiques.
Le pilotage des élections
- Réceptionner et instruire les demandes d’inscription, suivre la bonne tenue des listes électorales,
- Être garant de l’information données aux administrés et des électeurs,
- Organiser les scrutins avec l’aide de l’agent formant le binôme « élections »,
- Assurer le secrétariat de la commission communale de contrôle des listes électorales,
- Gérer d’autres missions : élections pour le CMJ, gérer les jurés d’assises…
La gestion du pôle accueil généraliste de la mairie
- Être le garant de la qualité de l’accueil physique et téléphonique,
- Être dans une dynamique d’amélioration continue et s’assurer de la satisfaction interne des collaborateurs et externe des usagers,
- Veiller aux conditions de travail de vos agents en accompagnant sur des techniques d’accueil adaptées,
- Assurer certaines permanences terrain pour rester en contact avec le public et l’équipe : apporter, aux usagers, les renseignements de 1er niveau sur les droits, obligations et démarches à accomplir en matière d’état civil, d’affaires funéraires, de CNI et passeports…
Compétences requises
Diplômé(e) d’un Bac +3 minimum en droit public, ou doté(e) d’une expérience équivalente ayant permis de développer une bonne maîtrise des aspects réglementaires du domaine, vous possédez une connaissance solide de l’architecture administrative locale ainsi que des principaux partenaires institutionnels. Des bases solides en encadrement permettent d’animer une équipe engagée dans la qualité du service public et représentative de l’image de la Ville de Challans. Fédérer autour d’objectifs communs, valoriser les compétences de chacun et révéler les forces individuelles font partie des aptitudes attendues. En lien avec les usagers, la capacité à rendre le langage administratif clair, accessible et compréhensible avec pédagogie et patience est essentielle. Une attention rigoureuse aux exigences administratives, alliée à une aisance rédactionnelle et à une bonne maîtrise des outils numériques, complète le profil recherché.
Conditions du poste
Le poste proposé est à temps complet, avec une durée hebdomadaire de travail de 38h45, ouvrant droit à 21 jours de RTT par an. Une permanence le samedi matin, de 9h à 12h, est assurée par roulement entre les membres de l’équipe, à raison d’environ une fois par mois. Le poste sera à pourvoir à compter du 1er novembre, afin de permettre une passation en novembre ou décembre, en prévision d’un départ en retraite prévu à la mi-janvier 2026. Il est ouvert aux agents titulaires relevant des catégories A ou B, ainsi qu’aux contractuels disposant des compétences attendues pour exercer les missions confiées.
Vous pouvez candidater en remplissant le formulaire ci-dessous :
Offre d'emploi
Ou en adressant votre CV et lettre de motivation à Monsieur le Maire :
Hôtel de Ville – 1 Bd Lucien Dodin – B.P 239
85302 CHALLANS Cedex
Pour les titulaires, merci de joindre votre dernier arrêté de situation, vos 3 derniers entretiens professionnels et 3 derniers bulletins de salaire.
La collectivité est engagée dans la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes, tous nos métiers se conjuguent aussi bien au féminin qu’au masculin. Par ailleurs, dans le cadre de sa politique d’accueil et d’intégration des travailleurs handicapés, la collectivité facilite leur accès aux emplois territoriaux
