Si tu empresa exporta desde España, hay un tipo de “novedad” que no se celebra con cava: la que hace que una declaración pase de “enviado” a “rechazado” por un detalle de datos. Eso es exactamente lo que puede ocurrir con las nuevas reglas de validación en las declaraciones de exportación del Sistema AES español, activas a partir del 3 de diciembre de 2025.
En este post te explico el contexto, qué validación cambia (y por qué importa), los errores más habituales y un plan de adaptación práctico para que tu operativa no se quede bloqueada en la peor fase posible: cuando el camión ya está en rampa y el cliente ya ha preguntado “¿sale hoy, verdad?”.
Contexto: por qué AES endurece validaciones
El AES (Automated Export System) es el sistema electrónico utilizado para gestionar declaraciones de exportación y la salida de mercancías. Su propósito es claro: digitalización, control y calidad del dato. Y cuando el objetivo es la calidad del dato, la consecuencia es inevitable: validaciones más estrictas.
En la práctica, esto significa que el sistema:
- tolera cada vez menos inconsistencias,
- obliga a ser más preciso en campos “que antes colaban”,
- y empuja a empresas, transitarios y ERPs a estandarizar cómo se construyen las declaraciones.
Esto no es una rareza española: es la dirección natural en un entorno donde la exportación se gestiona de forma electrónica y el control automatizado necesita coherencia entre campos.
El cambio clave: nueva validación sobre masa bruta y número de paquetes
Desde el 3/12/2025, AES aplica una regla de validación específica a nivel de partida (goods item):
Si el número de paquetes (bultos) declarado en una partida es 0, la masa bruta declarada en esa partida debe ser 0.
Parece menor. No lo es.
¿Por qué existe esta regla?
Porque hay un escenario muy común en exportación: varias partidas “comparten” un mismo bulto. Para evitar duplicidades, se usa una lógica de declaración donde:
- una partida “representa” el bulto (declara paquetes y masa bruta),
- y las partidas incluidas dentro declaran 0 paquetes.
En ese caso, si las partidas internas declaran 0 paquetes pero mantienen una masa bruta distinta de 0, el sistema interpreta una inconsistencia: estarías asignando masa bruta a algo que, formalmente, no tiene paquetes asociados.
Impacto real en operaciones: lo que se rompe (y dónde)
Esta validación puede impactar de forma directa en empresas que:
- generan declaraciones desde un ERP o sistema de gestión aduanera,
- usan integraciones EDI con transitarios o representantes,
- o tienen plantillas / automatismos que rellenan masa bruta “por defecto”.
Efectos típicos:
- Rechazo automático de la declaración en el envío a AES.
- Retrabajo: corregir datos, reenviar, revalidar, recoordinar salida.
- Tensión operativa: muelle, almacén, logística y aduanas en modo “incidencia”.
- Coste invisible: horas de personas senior apagando fuegos + riesgo de demoras.
Traducción: el coste no suele estar en la sanción; está en el tiempo perdido, el estrés y el efecto dominó en la cadena logística.
Errores frecuentes que activan el rechazo
Estos son los patrones más habituales que conviene revisar:
Error 1: masa bruta copiada automáticamente desde la masa neta
Algunas integraciones rellenan masa bruta con neta si no encuentran un valor. Con paquetes = 0, esto ahora falla.
Error 2: “bulto compartido” mal modelado
Si el envío tiene un único bulto físico pero múltiples partidas, hay que decidir claramente:
- qué partida declara los paquetes y la masa bruta,
- y cuáles van con 0 paquetes (y ahora, 0 masa bruta).
Error 3: reglas distintas entre empresa y transitario
Un clásico: tu ERP prepara datos con una lógica, el transitario los transforma con otra, y AES decide que ninguno tiene razón.
Error 4: falta de validación previa antes de enviar
Enviar “a ciegas” a AES y esperar respuesta es la receta perfecta para cuellos de botella. La validación debe ocurrir antes del envío.
Caso práctico rápido (para que se entienda en 30 segundos)
Imagina una exportación con 1 pallet físico que contiene 3 referencias (3 partidas):
- Partida 1 (la “contenedora” del pallet)
- Paquetes: 1
- Masa bruta: 120 kg
- Partida 2 (dentro del mismo pallet)
- Paquetes: 0
- Masa bruta: 0 kg (obligatorio)
- Partida 3 (dentro del mismo pallet)
- Paquetes: 0
- Masa bruta: 0 kg (obligatorio)
Luego, cada partida puede mantener sus datos de mercancía, valor, descripción, masa neta, etc., según proceda. Pero en masa bruta por partida, la lógica debe ser coherente con el número de paquetes.
Checklist de adaptación: lo mínimo para estar tranquilos
Si gestionas exportaciones, aquí tienes un plan de acción práctico:
A) Revisión técnica (ERP / integración / EDI)
- Localiza el campo “número de paquetes por partida”.
- Localiza el campo “masa bruta por partida”.
- Implementa la regla: si paquetes = 0 → masa bruta = 0.
- Evita rellenos automáticos que ignoren la regla.
B) Revisión operativa (logística + aduanas)
- Documenta el criterio de “bulto compartido” (quién declara paquetes y masa bruta).
- Asegura que el criterio es consistente en:
- tu equipo interno,
- tu transitario / representante aduanero,
- y tus sistemas.
C) Validación previa antes de envío
- Crea una validación automática (o semiautomática) antes de enviar a AES.
- Si hay error, que el sistema lo muestre con un mensaje claro:
“Partida X: paquetes = 0 requiere masa bruta = 0”.
D) Pruebas con casos reales
No pruebes solo “un envío ideal”. Prueba:
- envíos con múltiples partidas y un solo bulto,
- partidas con 0 paquetes,
- y transformaciones típicas del transitario.
Recomendación práctica: convierte esta validación en “regla de negocio”, no en incidencia
El enfoque correcto no es “arreglar cuando rechace”. Es convertirlo en una regla estándar dentro del flujo:
- Regla en datos (mapeos y transformaciones),
- Regla en proceso (criterio compartido),
- Regla en control (validación previa).
Porque en aduanas, los sistemas no discuten: rechazan. Y rara vez aceptan el argumento “pero siempre lo habíamos hecho así”.
Cómo ayuda una gestión documental y de evidencias bien integrada
Este tipo de cambio tiene una derivada importante: cuando hay incidencia, necesitas responder rápido y con trazabilidad:
- quién generó el dato,
- qué sistema lo transformó,
- qué versión de plantilla o integración estaba vigente,
- y qué cambio se aplicó para corregirlo.
Cuando esa información queda dispersa entre correos, Excels y tickets, el tiempo de resolución se dispara. La diferencia entre una incidencia de 15 minutos y una de 2 días no suele ser “saber aduanas”; suele ser tener control del dato, del flujo y de la evidencia.
Las nuevas validaciones de AES activas desde el 3 de diciembre de 2025 son un recordatorio útil (aunque poco romántico): en exportación, la calidad del dato ya no es un “nice to have”. Es un requisito operativo.
Si tu operativa incluye partidas con 0 paquetes, revisa ya tu tratamiento de masa bruta por partida. Es un cambio simple de implementar, pero puede ahorrar incidencias, retrasos y coste interno.
