La digitalización avanza a un ritmo imparable en el ámbito empresarial, y uno de los cambios más importantes que se avecinan es la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y autónomos (B2B).
La factura electrónica, impulsada por la Ley Crea y Crece, busca digitalizar y aumentar el control en las operaciones que se realizan entre empresas del sector privado.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria y cuál es su origen?
La factura electrónica en España es un documento digital que sustituye a la factura en papel, con la misma validez legal pero con ventajas importantes en cuanto a eficiencia, automatización y trazabilidad.
No es un concepto nuevo en España: desde 2015, su uso ya es obligatorio en las transacciones entre empresas y Administración Pública, lo que ha permitido un mayor control fiscal y una reducción de la morosidad en este tipo de operaciones.
Sin embargo, el gran cambio que trae consigo la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) es la extensión de esta obligatoriedad al sector privado, es decir, a todas las operaciones B2B (Business to Business). El objetivo principal de esta medida es modernizar el tejido empresarial español, reducir el uso del papel y combatir el fraude fiscal mediante un mayor control de las facturas emitidas y recibidas.
Para hacer efectiva esta obligación, el Gobierno está elaborando un reglamento de factura electrónica (todavía pendiente de aprobación) que definirá los requisitos técnicos y operativos que deberán cumplir las empresas y los autónomos.
Aunque todavía no ha sido aprobado, se espera que marque un antes y un después en la forma en que las empresas gestionan su facturación. De hecho, la última actualización de este documento ya está en consulta pública desde marzo de 2025.
¿Quiénes estarán obligados a utilizar la factura electrónica?
A día de hoy, el reglamento de factura electrónica sigue pendiente de aprobación, pero lo que está claro es que la nueva normativa se aplicará exclusivamente a las transacciones comerciales entre empresarios y profesionales. Es decir, la factura electrónica en España será obligatoria en todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B), dejando fuera, por el momento, las transacciones con consumidores finales (B2C).
Además, es posible que haya ciertas excepciones a la norma. Por ejemplo, algunos sectores que trabajen mayoritariamente con pagos en efectivo podrían quedar exentos de esta obligación. No obstante, la confirmación de estos detalles dependerá de lo que establezca el reglamento definitivo.
También parece que se podría excluir de la obligación de usar factura electrónica a determinadas operaciones con clientes y proveedores de fuera de España, al estar ellos sujetos a otras normativas distintas.
En cualquier caso, lo recomendable para cualquier empresa o autónomo es comenzar a prepararse para esta transición. La factura electrónica no solo será una obligación legal, sino también una herramienta que mejorará la gestión financiera, reducirá errores humanos y facilitará la automatización de los procesos contables.
Fechas de entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria
Uno de los aspectos que más dudas genera es cuándo entrará en vigor esta obligación. Aunque todavía no hay una fecha exacta, la Ley Crea y Crece establece que la factura electrónica será obligatoria en dos fases:
- Empresas y autónomos con una facturación superior a 8 millones de euros anuales: Deberán implementar la factura electrónica en un plazo de un año desde la publicación del reglamento.
- Empresas y autónomos con una facturación inferior a 8 millones de euros anuales: Tendrán un plazo de dos años desde la publicación del reglamento para adaptarse a la normativa.
Es decir, si el reglamento se aprueba en 2025 -parece que está a punto de aprobarse-, las medianas y grandes empresas deberán utilizar la factura electrónica obligatoriamente en 2026, mientras que el resto de empresas y autónomos tendrán hasta 2027 para adaptarse.
Estos plazos buscan ofrecer un margen de adaptación suficiente para que todas las empresas puedan implementar las soluciones tecnológicas necesarias sin afectar su operativa diaria.
Factura electrónica obligatoria entre empresas y Administración
Aunque la atención está puesta en la facturación B2B, no hay que olvidar que la factura electrónica ya es obligatoria en las transacciones entre empresas y Administraciones Públicas.
Desde 2015, todas las sociedades que realicen operaciones con entidades gubernamentales deben emitir facturas electrónicas a través de la plataforma FACE. Si bien es cierto que esta obligación afecta a miles de empresas, hay otras que están exentas.
Por ejemplo, aquellas que facturan con administraciones que han establecido un límite de 5.000 euros para exigir esta obligación o los autónomos persona física.
Esta obligatoriedad ha permitido una mayor transparencia y eficiencia en la gestión de pagos públicos, aunque también ha sido una traba para muchas pequeñas sociedades.
Ahora, la factura electrónica obligatoria en operaciones B2B será un paso más en la transformación digital de las empresas españolas y hará que una buena parte de los autónomos y pymes que no estaban obligados a facturar por medios electrónicos tengan que adaptar sus procesos.
