El reto de organizar un evento institucional
La gala y entrega de premios de los Galardones Vaguada, como cualquier acto institucional, requiriere el máximo cuidado en cada detalle y el más alto nivel de profesionalidad.
En este caso, no solo estamos hablando de unos premios con más de 30 años de vida, el acto estaba respaldado por el Ayuntamiento de Madrid y la Asociación Getafe-Madrid para la UNESCO además de contar con la presencia de grandes personalidades.
Aquí el reto es que en una gala tan importante cargada de buenos valores saliese todo a la perfección. Para lograr este objetivo nuestro equipo se centró en los tres aspectos claves.
1. Estudio previo y planificación del evento
El trabajo de organización del personal de un evento institucional es algo que necesita una buena planificación. Se trata de estudiar bien la naturaleza del evento, el tono y los valores que el personal y las azafatas deben transmitir en todo momento.
En este caso para el evento del Grupo Vaguada con El Diario de las Buenas Noticias necesitábamos transmitir un tono amable y cercano a la vez que manteníamos la profesionalidad de un evento VIP.
Contar con una de las bases de datos de azafatas más grandes dentro de España y una dilatada experiencia en eventos de esta naturaleza hizo que nuestro equipo de New Line Events pudiese contar con el personal idóneo para esta gala.
2. Gestión de Hospitality y recepción de invitados VIP
Cuando una agencia de azafatas se encarga de este tipo de eventos sabe que la primera impresión no puede fallar. El personal es la imagen de la institución de cara al público y los invitados.
A las 18:30 horas, nuestro equipo de hospitality está preparado en la puerta principal del recinto. Nuestras funciones clave incluyeron:
- Dar la bienvenida a los asistentes, comprobar las invitaciones y resolver cualquier tipo de duda con la organización y los horarios
- Asistir en la recepción de invitados junto a la directora del periódico, Eva Mª Robles Jiménez.
- Coordinar y facilitar las firmas en el Libro de Firmas oficial de El Diario de las Buenas Noticias.
Un aspecto muy importante en este tipo de eventos es contar siempre con un equipo de coordinación cualificado y azafatas de respaldo. Hay que estar preparado para poder resolver cualquier tipo de contratiempo.
3. Coordinación del Photocall y el cóctel
Tras la entrada de los invitados al evento, nuestro equipo de azafatas coordina de forma ordena el flujo de los asistentes hacia la zona de photocall y la zona del cóctel, ofrecido por catering “La Cococha”.
En esta parte del evento el objetivo es conseguir que todos los invitados e invitadas disfruten y que no haya momentos de esperas o congestión. En el caso del evento del Grupo Vaguada este parte duro hasta las 19:30. Aquí es muy importante que las azafatas tengan muy buenas formas y sepan organizar con agilidad, se asistir a todos los invitados del evento en tan solo 1 hora.
4. Protocolo del escenario y zona VIP
Finalizado el cóctel en los jardines de La Casa de Vacas el personal de New Line pasa a centrarse en la organización de la entrega de premios. Nuestro equipo de azafatas colaboro en tres aspectos clave:
- Guiar a los invitados desde los jardines hasta el auditorio
- Asistir a los invitados dentro del anfiteatro
- Acompañar a los galardonados a la zona VIP detrás del escenario
En este punto la coordinación es clave. Cada persona tiene que saber perfectamente su rol y conocer los tiempos y el ritmo de evento.
5. Entrega de premios
La entrega de premios contó con dos maestros de ceremonia Juan Ignacio Ocaña y Ana Belén Roy, los encargados de anunciar y presentar a los galardonados.Para esta parte del evento la labor de las azafatas pasaba a un segundo plano. Su función aquí consiste orientar de forma discreta y atender cualquier imprevisto, como que un galardonado no sepa por qué lado tiene que salir del escenario.
Se trata de una función protocolaría discreta en donde lo principal es que los presentadores y premiados cobren todo el protagonismo.
