Desde la aprobación del sistema Verifactu dentro del marco de la Ley Antifraude, muchas empresas y autónomos se hacen la misma pregunta:
¿Qué pasa si no me adapto? ¿Cuánto pueden multarme?
Las sanciones por incumplir Verifactu no son simbólicas. La normativa prevé multas importantes tanto para empresas como para fabricantes de software que no cumplan los requisitos técnicos exigidos.
En esta guía te explicamos:
- Qué dice la ley.
- Qué conductas pueden ser sancionadas.
- Cuáles son las cuantías previstas.
- Cómo reducir tu riesgo antes de una inspección.
Marco legal de las sanciones Verifactu
Relación con la Ley Antifraude
Las sanciones relacionadas con Verifactu se regulan dentro de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Esta norma establece obligaciones específicas para los sistemas informáticos de facturación, obligando a garantizar:
- Integridad de los registros.
- Inalterabilidad de las facturas.
- Trazabilidad completa.
- Conservación adecuada de la información.
Regulación de los sistemas informáticos de facturación
La normativa no solo sanciona la manipulación de facturas, sino también:
- La mera tenencia de software que permita alterar registros.
- El uso de programas que no cumplan los requisitos técnicos.
- La falta de adaptación a los estándares exigidos.
Esto significa que no es necesario haber cometido fraude para exponerse a sanción; basta con utilizar un sistema no conforme.
Quién puede ser sancionado
Pueden ser sancionados:
- Empresas.
- Autónomos.
- Fabricantes y desarrolladores de software.
- Distribuidores de programas informáticos.
La responsabilidad no recae únicamente en el proveedor del software.
Tipos de infracciones relacionadas con Verifactu
Uso de software no adaptado
Si una empresa utiliza un programa que no cumple con los requisitos de Verifactu, puede incurrir en infracción.
Esto incluye:
- Programas no certificados.
- Sistemas que permitan modificar facturas sin registro.
- Herramientas que no generen los registros exigidos.
Manipulación o alteración de registros
La alteración de facturas sin trazabilidad o la eliminación de registros puede considerarse infracción grave.
Este tipo de conducta puede dar lugar a sanciones más elevadas.
No conservar registros obligatorios
La falta de conservación de los registros generados por el sistema también puede ser sancionable.
La normativa exige que los registros estén disponibles ante un requerimiento de la Agencia Tributaria.
Incumplimiento técnico del sistema
Incluso si no existe manipulación, el simple hecho de que el software no cumpla los requisitos técnicos puede generar responsabilidad.
Multas económicas por incumplimiento
Sanciones para empresas y autónomos
La Ley Antifraude establece que la fabricación, producción y comercialización de sistemas que no cumplan los requisitos puede conllevar sanciones importantes.
En el caso de los usuarios (empresas y autónomos), el uso de software no adaptado puede implicar multas que pueden alcanzar cuantías relevantes por cada ejercicio afectado.
Las sanciones pueden ser fijas o proporcionales según la gravedad y la conducta detectada.
Sanciones para fabricantes de software
Para los fabricantes y desarrolladores, las multas pueden ser especialmente elevadas si:
- Comercializan programas que permitan la manipulación.
- No adaptan el software a los requisitos técnicos.
- No certifican adecuadamente el cumplimiento.
Estas sanciones pueden alcanzar importes elevados por cada ejercicio y por cada tipo de software distribuido.
Posibles agravantes
La cuantía puede incrementarse si:
- Existe reiteración.
- Se detecta intencionalidad.
- Se combina con otras infracciones tributarias.
Además, el incumplimiento puede desencadenar inspecciones más amplias.
Escenarios reales donde puede haber sanción
Empresa que no actualiza su software
Una pyme que continúa utilizando un programa antiguo sin adaptar puede exponerse a sanción aunque no haya manipulado facturas.
Autónomo que sigue usando sistema no adaptado
Un autónomo que factura con una herramienta no conforme también puede ser responsable, incluso si el proveedor no le informó correctamente.
Proveedor que no certifica cumplimiento
Un desarrollador que no adapte su programa puede ser sancionado, pero eso no elimina la posible responsabilidad del usuario.
Cómo puede detectar Hacienda el incumplimiento
La Agencia Tributaria puede detectar irregularidades mediante:
- Inspecciones presenciales.
- Requerimientos de información.
- Análisis de registros electrónicos.
- Cruce de datos fiscales.
Con la digitalización creciente, la capacidad de control es mayor que en años anteriores.
Cómo evitar sanciones Verifactu
Revisar proveedor de software
Es imprescindible confirmar que el programa:
- Cumple los requisitos técnicos.
- Está adaptado a la normativa.
- Genera registros verificables.
Solicitar confirmación técnica
No basta con una promesa verbal. Es recomendable:
- Solicitar confirmación escrita.
- Verificar documentación técnica.
- Confirmar actualizaciones implementadas.
Auditoría preventiva
Realizar una revisión técnica antes del plazo obligatorio puede:
- Detectar fallos.
- Corregir deficiencias.
- Reducir riesgo ante inspección.
Adaptación antes del plazo límite
Esperar al último momento aumenta el riesgo operativo y técnico.
La adaptación anticipada reduce exposición a sanciones.
Checklist rápido para comprobar tu riesgo
Antes de la fecha obligatoria, verifica:
- ¿Tu software cumple los requisitos técnicos exigidos?
- ¿Genera registros verificables por cada factura?
- ¿Impide alteraciones sin trazabilidad?
- ¿Tienes confirmación formal del proveedor?
- ¿Tus procesos internos están actualizados?
Si alguna respuesta es dudosa, existe riesgo potencial.
Conclusión
Las sanciones Verifactu no son una amenaza teórica. La normativa establece responsabilidades claras y multas que pueden ser significativas tanto para empresas como para autónomos y fabricantes de software.
El riesgo no está solo en manipular facturas, sino en utilizar sistemas que no cumplan los requisitos técnicos exigidos.
Anticiparse, revisar el software y adaptar los procesos internos es la mejor forma de evitar problemas futuros y garantizar tranquilidad ante cualquier inspección.
