Las reglas Incoterms son términos comerciales que permiten aclarar tres variables críticas en los contratos de compraventa internacionales: el punto de entrega, la transferencia del riesgo de la mercancía y el reparto de responsabilidades entre compradores y vendedores en el envío de mercancías.
Son cruciales para evitar ambigüedades y malentendidos en las operaciones globales. Las imprecisiones o errores en los Incoterms pueden generar graves consecuencias en múltiples ámbitos.
La importancia de evitar errores en el negocio exterior
La omisión de términos críticos, las condiciones de liquidación mal definidas, la carencia de cláusulas para la solución de controversias, el uso impreciso o inadecuado de las reglas Incoterms… son algunos de los errores contractuales en el comercio internacional que pueden costar a las empresas miles de euros. Además, pueden socavar la confianza de sus socios en el extranjero.
Cuando hay errores en el Incoterms elegido, pueden:
- Generarse sobrecostes por fletes, manipulaciones, almacenajes, seguros o despachos mal asignados.
- Surgir conflictos sobre quién debía asumir el riesgo en un punto determinado, a quién le correspondía contratar el seguro o quién debía hacerse cargo de determinados trámites aduaneros, que no se hicieron y están retrasando el envío.
A veces los errores con los Incoterms pasan desapercibidos durante muchas expediciones hasta que surge una incidencia: una mercancía dañada, un contenedor retenido en aduana o un siniestro en tránsito. En esos momentos salen a la luz las responsabilidades mal definidas, los vacíos legales y las vulnerabilidades que ponen en jaque la rentabilidad de la operación y pueden terminar en un conflicto legal entre las partes.
¿Cuáles son los errores más comunes al usar Incoterms ?
Los errores más frecuentes en los Incoterms suelen generarse al aplicar alguna de estas reglas de forma mecánica, o sin las especificaciones adecuadas, en el modo de transporte, el punto exacto de entrega, el reparto real de riesgos, etc. Debemos dejar todo claro y los Incoterms existen para evitar ambigüedades, pero cuando se redactan o mencionan de forma incompleta, esa ventaja se pierde.
1. No especificar el año del Incoterm
Siempre se debe citar la versión (año) del Incoterms en el contrato y factura comercial. Por ejemplo “Reglas Incoterms 2020”. Realmente, una nueva versión no anula las anteriores. Todas las que han sido promulgadas por el ICC coexisten (2000, 2010, 2020…), por lo tanto debe identificarse el año de la versión a la que quedarán sujetos el vendedor y comprador.
Ejemplo de los errores de Incoterms:
No se debe escribir solo “FOB”, “CIF”, “DAP”… sin indicar el año de la versión. Lo correcto en la redacción contractual es dejar plasmado que el envío se realizará bajo la regla “FOB Madrid Incoterms 2020”, por ejemplo.
¿Qué pasa cuando no se especifica la versión? Pueden crearse confusiones posteriores y disputas sobre qué versión se aplica. Incluso, en plena gestión de la cadena logística, los transitarios pueden malinterpretar los costes o riesgos por falta de información.
2. Elegir un Incoterm incorrecto para el transporte elegido
Otro de los errores comunes en los Incoterms es escoger un término que no se ajuste a la modalidad de transporte. Hay que recordar que no todas las reglas sirven para aire, tierra o mar. La ICC distingue los Incoterms en el transporte internacional en dos ramas: los enfocados específicamente a envíos marítimos y otros para cualquier modo.
- Por ejemplo, FOB sólo debe utilizarse en transporte marítimo o fluvial. Un caso común del uso erróneo de FOB es en el envío de la carga contenerizada que sale del puerto, pero que en realidad se gestiona como envío multimodal. Si la carga no es estrictamente marítima, suele encajar mejor FCA, CPT o CIP dependiendo del caso
3. Punto de entrega mal explicado
También es uno de los errores más comunes en los Incoterms no especificar suficientemente el punto de entrega. Por ejemplo, no basta con decir “DAP Alemania” o “FCA almacén del vendedor”. La documentación debe precisar el lugar exacto de entrega, además del punto donde se transfiere el riesgo y el lugar destino.
Cuando el punto no está bien determinado, aparecen costes ocultos típicos, como la espera del camión, demoras en el terminal o discusión sobre si la obligación del vendedor terminó en la puerta del almacén o dentro de las instalaciones.
El lugar de entrega es la ubicación específica en donde el vendedor pone la mercancía en manos del comprador, lo que usualmente coincide con el momento en que se transfiere el riesgo. Normalmente no coincide con el punto destino de la carga.
4. No considerar los riesgos y seguros
Uno de los errores en los Incoterms más usuales es confundir la obligación del pago del transporte con la asunción del riesgo. Que una parte pague el transporte no significa necesariamente que siga asumiendo el riesgo durante todo el trayecto.
- Todos los términos Incoterms aclaran el momento exacto en que el vendedor transfiere al comprador el riesgo de pérdida o daño de la mercancía.
Además, en solo algunas reglas como el CIP y CIF existe obligación específica de contratación del seguro, con ciertos niveles de cobertura. Sin embargo, es un error común que muchas operaciones se cierren sin revisar si la póliza del seguro ofrece una cobertura coherente con el Incoterms elegido.
5. No identificar correctamente las responsabilidades de cada parte
Las reglas Incoterms sirven de marco para delimitar quién asume qué costes, quién contrata el transporte, quién gestiona el seguro en CIP y CIF, quién se ocupa de los trámites de exportación e importación y quién asume ciertas obligaciones de embalaje, etiquetado o certificación.
Aunque estos términos definen ciertas responsabilidades en el envío, realmente no abarcan cada uno de los aspectos contractuales de un acuerdo comercial. Sin embargo, muchas empresas se basan exclusivamente en los Incoterms. Además, la mala interpretación de las limitaciones o alcance de estas reglas es uno de los mayores errores en el comercio internacional.
6. Falta de comunicación clara entre las partes involucradas
Aun con un Incoterms bien elegido, puede fallar la operación si no se comunican bien la información y las obligaciones a transitarios, agentes de aduanas, distribuidores y almacenes.
Recordemos que estas reglas facilitan el lenguaje común del comercio internacional, pero no reemplazan la coordinación operativa.
¿Qué pasa cuando la comunicación es deficiente o insuficiente, o no se asignan las responsabilidades por escrito? El problema se convierte en operativo. Por ejemplo, un transitario puede programar una recogida distinta a la pactada, o nadie se hace cargo de la coordinación del despacho, nadie presenta la documentación completa ante aduanas, etc. Esto se traduce en retrasos, recargos, reclamaciones.,
7. No adaptar los Incoterms a las leyes locales
Se debe tener presente que los Incoterms ayudan a estandarizar las operaciones de compraventa internacional, pero no sustituyen la normativa local de aduanas o de la fiscalidad, ni de las licencias para importar, como tampoco reemplazan el contrato de compraventa.
- Por ello, una regla técnicamente correcta puede resultar inviable de cumplir comercialmente en un determinado país, debido a sus leyes locales.
Este tipo de errores en los Incoterms aparecen normalmente en las operaciones de compraventa con DDP o DAP, en donde el vendedor intenta asumir responsabilidades en destino, sin dominar la normativa local.
8. No revisar el Incoterm con un asesor especializado
Confiar sólo en la memoria comercial o en las plantillas antiguas suele terminar con más retrasos y costes. Por el contrario, un asesor logístico especializado en trámites aduaneros puede asistir a los importadores y exportadores en los requisitos, en la clasificación de la mercancía, la gestión y tramitación de documentos, declaración de impuestos, etc.
Estos asesores son expertos que conocen y dominan las normativas y leyes de los países origen y destino. Por eso su guía es especialmente valiosa cuando se comercia mercancía sensible o cuando el envío debe transitar múltiples países.
¿Cuánto cuesta el acompañamiento? Menos que una corrección o demanda legal después de una incidencia.
¿Cuáles son las consecuencias de tener errores con el uso de Incoterms?
Las consecuencias de los errores comunes en los Incoterms rara vez son simples correcciones administrativas. Es usual que el impacto negativo se extienda sobre los costes, las responsabilidades, los plazos, el cumplimiento de documentos, etc
A) Pérdida económica debido a errores de interpretación
Si hay errores en los Incoterms, la primera consecuencia es financiera. Si el reparto de costes y riesgos está mal definido, cada parte interpretará las operaciones a su favor. Esto puede llevar a fletes no presupuestados, recargos por espera, una cobertura de seguro insuficiente, etc.
También hay otras pérdidas menos visibles pero muy relevantes, como penalizaciones por incumplimiento contractual, o la pérdida de competitividad frente a los proveedores que sí cotizan con reglas claras y se apoyan en asesores logísticos.
B) Retrasos en el transporte y la entrega de productos
Los retrasos aparecen normalmente cuando las partes (vendedor, comprador, transportista…) no saben quién debe actuar primero: si el vendedor debe entregar en un punto exacto, si el comprador debe coordinar la recogida, si el transportista necesita instrucciones especiales o si el operador logístico tiene la documentación correcta.
Estos retrasos se deben normalmente a los errores comunes en los Incoterms: el uso de reglas inadecuadas para el modo de transporte, la elección de reglas que el comprador o vendedor no dominan fácilmente o la falta de coordinación e información durante la operación.
C) Problemas legales o aduaneros
Un Incoterm mal aplicado también puede provocar conflictos regulatorios. Por ejemplo, si una de las partes asume trámites aduaneros que no sabe ejecutar, o si el envío se ejecuta bajo una regla incompatible con la operación, pueden surgir bloqueos en exportación/importación.
¿Las consecuencias? Desde una simple rectificación documental hasta una retención de mercancía.
Mejores estrategias para evitar errores al usar Incoterms
Te dejamos tres estrategias clave para evitar errores, retrasos y costes extras en las operaciones de importación y exportación de mercancías:
1. Formación continua del equipo sobre Incoterms
La primera defensa contra los errores comunes en los Incoterms es la capacitación. Más allá de la formación inicial, es necesario refrescar y actualizar los criterios, normativas, jurisprudencia, casos reales… y entrenar al equipo en base a ello, según el término.
2. Consultar a expertos de logística
La segunda estrategia para evitar errores en los Incoterms es apoyarse en expertos.
En MOLDTRANS, como operador logístico integral, con la acreditación OEA, nos encargamos de revisar la viabilidad operativa de Incoterms antes de que cierres la operación. Podemos revisar, guiar y gestionar los trámites aduaneros, así como detectar las incoherencias y términos usados de forma inadecuada o reconocer obligaciones aduaneras imposibles de ejecutar en el país destino.
3. Realizar simulaciones o pruebas
Antes de formalizar un contrato, es vital realizar una simulación de la operación. Esto implica analizar el peor escenario posible, como incidencias en tránsito o huelgas portuarias, con el fin de verificar si la regla Incoterms seleccionada protege realmente los intereses de la empresa (la que vende o la que compra).
¿Qué tecnología emplear? Por ejemplo, Digital Twins, que permite replicar virtualmente la compleja cadena logística para analizar distintos escenarios, como el cierre de un puerto o el cambio de una normativa aduanera; de esta forma se anticipan interrupciones, se visualiza el flujo de mercancías a través de las fronteras y puede estudiarse el cumplimiento de los Incoterms. Es una forma de fortalecer la gestión de riesgos.
Checklist para evitar errores en el uso de Incoterms
A continuación damos un checklist sencillo para revisar, antes de proceder a ofertar o firmar el contrato.
Verificar que el Incoterm elegido sea el adecuado para el modo de transporte
Antes de firmar, recuerda:
- FAS, FOB, CFR y CIF se limitan al ámbito marítimo o por vías navegables interiores;
- EXC, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU y DDP pueden aplicarse a cualquier modo de transporte o a varios modos combinados.
Especificar el año de la versión
La cláusula debe indicar “Incoterms® 2020” de forma expresa. Recomendamos utilizar la versión nueva 2020 porque los términos ofrecen mayor flexibilidad.
Que el seguro contratado cubra los riesgos específicos de la operación
El seguro se exige sólo en las reglas Incoterms CIP y CIF.
Comprobar que todas las partes asuman su responsabilidad
El contrato debe reflejar quién paga, quién carga, quién gestiona el despacho de importación o de exportación.
Detallar el punto exacto de entrega en el contrato
Porque allí es donde se traspasa el riesgo del vendedor al comprador.
Verificar que los términos sean entendidos por ambas partes
Además, debe existir una alineación total entre lo que muestra la factura comercial, la lista de empaque, el documento de transporte y el contrato.
Beneficios de no cometer errores al usar Incoterms
Los términos Incoterms ayudan a definir la asignación de costes, riesgos, seguros, transporte y documentación. Por ello, cuando se aplican correctamente, producen grandes ventajas:
