Běžná objednávka, dobírka, výdejní místo. A faktura, která nesedí
Fulfillment služby se neporovnávají podle ceny za vychystání. Tu cenu vidíš v nabídce jako první a je skoro vždycky ta menší část účtu. O marži rozhodnou řádky, na které se nikdo neptá: objemová hmotnost, přirážky, dobírka, nevyzvednutý balík, vratka.
Vezmi si běžný páteční večer. Zákazník objedná dva kusy, dohromady čtyři sta gramů, platba dobírkou, doručení na výdejní místo. Ve skladu je po ruce krabice 40×30×20, tak se zboží zabalí do ní. Balík dojede, leží na pobočce, zákazník si ho nevyzvedne a po uplynutí úložní doby se vrací zpátky.
Na měsíční faktuře se ta jedna objednávka objeví čtyřikrát. Vychystání, balné, přeprava tam, zpětná přeprava. Zboží se vrátí na regál za dva týdny, pokud ho někdo zkontroluje. Peníze nedorazily nikdy. Na tržbách vidíš storno, na nákladech čtyři řádky.
Dál nebude řeč o tom, co fulfillment je. Bude o tom, kolik stojí jedna expedovaná objednávka doopravdy a která část toho nákladu je ovlivnitelná už příští měsíc.
Co si kupuješ, když si kupuješ fulfillment službu
Kupuješ si sedm úkonů, ne jednu službu. Každý se měří na jinou jednotku a každý má vlastní řádek na faktuře.
- Naskladnění se platí za paletu, karton nebo kus. Uvnitř je příjem, kontrola a zalistování do systému.
- Skladné se počítá za paletové místo, box nebo kus krát čas. Roste ti s každým artiklem, který se neprodává.
- Vychystání má jinou sazbu pro první položku a jinou pro každou další řádku objednávky.
- Balení je materiál plus práce. Krabice, výplň, páska, etiketa.
- Předání dopravci závisí na svozu a na cut-off hodině, po které jde objednávka až zítra.
- Doručení jede podle tarifu dopravce, hmotnostního pásma a destinace.
- Vratka znamená zpětnou přepravu, kontrolu, rozhodnutí o stavu zboží a druhé naskladnění.
Skladování a expedice zboží je řetěz, ne položka. Externí sklad pro e-shop ti ten řetěz převezme celý, ale vyfakturuje ti ho po článcích. Od téhle chvíle mluvíme o řádcích.
Faktura po řádcích: kde se hromadí náklad
Rovnoměrně nikde. Skoro vždycky sedí ve dvou třech kombinacích zboží a obalu, které tvoří většinu odeslaných objednávek.
Projdi si měsíční fakturu odshora dolů a roztřiď řádky na čtyři druhy. Fixní jsou skladné a měsíční minimální odběr. Ty platíš, i když neprodáš nic, a rostou ti s pomalu obrátkovými kusy, ne s tržbou. Za objednávku se účtuje vychystání první položky a balné. Za řádek každá další položka v košíku. Za balík tarif dopravce.
Pak je tu skupina, která v nabídce nebyla skoro vůbec. Přirážky. Palivová, mimo standardní rozvoz, nadrozměr nebo nestandardní tvar, dobírka, neúspěšné doručení, druhý pokus, zpětná přeprava. Přijdou až s fakturou, tedy až potom, cos zákazníkovi slíbil dopravu zdarma.
Cena fulfillmentu se proto nedá spočítat z ceníku. Dá se spočítat ze tří konkrétních objednávek. Vyber si je teď. Jednu jednokusovou a lehkou, jednu s více položkami, jednu objemnou.
Ke každé dopočítej hotovou cenu: vychystání první položky, každou další řádku, balné s reálným materiálem, přepravné podle fakturované hmotnosti a přirážky, které se na tu destinaci typicky nabalí. Tři čísla, se kterými se dá jednat. Do té doby porovnáváš tarify, které se tvých objednávek skoro netýkají.
Objemová hmotnost a krabice: proč stejná objednávka stojí pokaždé jinak
U lehkého zboží neplatíš za hmotnost. Platíš za vzduch v krabici.
Máš zboží o hmotnosti 400 g v krabici 40×30×20 cm. To je 24 000 cm³. Dopravce ten objem vydělí dělitelem ze smlouvy, výsledek porovná se skutečnou hmotností a účtuje tu vyšší. Dosaď si vlastní dělitel. U téhle krabice ti vyjde několik kilo, ne čtyři sta gramů, a posuneš se o pásma nahoru, aniž by ses dotkl zboží.
Druhá páka jsou pásma sama. Tarify nerostou plynule, ale po schodech. Balík, který přeteče hranici o pár set gramů, platí celý vyšší schod. Když máš průměrnou zásilku těsně pod hranicí, kousek výplně navíc tě stojí víc než to, co chrání.
Náprava má cenu a je fér ji říct. Nové formáty krabic znamenají nákup, místo na regále a víc chyb při balení, protože balič musí vybírat. Tři formáty se drží v hlavě, devět ne. Jestli úspora na přepravě nepřebije nákup obalů a vyšší chybovost, nedělej to.
Zredukuj formáty na ty tři, které pokryjí většinu objednávek, a fakturovanou hmotnost si ověř na následující faktuře. Ne v nabídce. V nabídce je objemová hmotnost vždycky jedna věta pod čarou.
Dobírka, výdejní místa a nevyzvednuté balíky
Český košík se počítá jinak než německý. Velká část zásilek jde na výdejní místa a dobírka je tu pořád živá. Obojí ti mění nákladovou stranu víc než sazba za vychystání.
Nevyzvednutý balík si spočítej celý, ne jako storno. Přeprava tam. Uložení na pobočce po vypršení lhůty, pokud to máš ve smlouvě. Zpětná přeprava. Práce skladu při příjmu a kontrole. Druhé naskladnění. A po celou dobu, kdy zboží cestuje sem a tam, ho nemáš k dispozici k prodeji. Tržba nula, náklad pětkrát.
U dobírky se ptej na tři věci konkrétně. Kdo nese poplatek za výběr hotovosti, za jak dlouho po doručení ti peníze dorazí na účet a kdo drží riziko, když si zákazník balík nepřevezme. Čekání na inkaso je tichý náklad, v cash flow ho uvidíš dřív než na faktuře. Proč dobírka ve střední a východní Evropě pořád drží pozici, jsme rozebrali zvlášť.
Rozhodnutí, které z toho plyne: změř si podíl nevyzvednutých balíků zvlášť u dobírky a zvlášť u plateb předem. Když je rozdíl velký, máš důvod nabízet dobírku jen do určité hodnoty košíku nebo u vybraných destinací jen na adresu.
Vratky: zboží se nevrátilo, dokud není zase prodejné
Vratka není okamžik, kdy balík dorazí do skladu. Vratka je hotová ve chvíli, kdy je kus zpátky na pozici a e-shop ho zase nabízí.
Mezitím je příjem zásilky, kontrola obsahu, rozhodnutí o stavu (prodejné, k přebalení, k likvidaci), naskladnění na pozici a aktualizace dostupnosti. Zasekne se kterýkoli článek a máš v regále zboží, které ti web neprodává. To je škoda, která běží dneska, ne riziko do budoucna.
Limit, který za tebe nevyřeší žádný poskytovatel: pravidla kontroly u křehkého, kosmetického nebo textilního zboží musíš napsat ty. Co je ještě prodejné, co se přebaluje, co jde pryč. Sklad to neuhodne a hádání se projeví buď reklamacemi, nebo zbytečnou likvidací. Napiš si tři kategorie výsledku před podpisem smlouvy, ne po prvním sporu. Detailní postup na zpracování vratek v e-shopu jsme rozepsali samostatně.
Kdy se externí fulfillment nevyplatí
Někdy je správná odpověď zůstat doma. Stojí za to to říct rovnou, protože v nabídkách to nenajdeš.
Nevyplatí se, když máš nízké a stabilní objemy a sklad, který platíš tak jako tak. Pak jen přidáváš cizí marži na náklad, který ti neklesne. Nevyplatí se u pomalu obrátkových artiklů, které rok sedí na pozici, protože skladné poběží a obrátka ne. A nevyplatí se tam, kde každá objednávka znamená ruční práci: rytí, kompletaci na míru, dárkové balíčky podle přání zákazníka, které se nedají popsat jedním postupem.
Ztratíš navíc tři věci. Fyzický kontakt se zbožím, takže vadnou sérii objevíš později. Možnost na poslední chvíli něco změnit, protože objednávka po cut-offu je objednávka na zítra. A ručně psaný lístek do balíku, který se zavést dá, ale musí se dohodnout dopředu a stane se z něj úkon v postupu.
Jak porovnat dvě nabídky na stejném košíku
Na tvých třech košících, ne na ceníku. Rozdíl mezi dvěma nabídkami skoro nikdy nedělá sazba za vychystání a balení objednávek, ale tyhle parametry:
- dělitel objemové hmotnosti a to, jak se zaokrouhluje na hmotnostní pásma;
- jednotka skladného, tedy paleta, box nebo kus, a jak se měří v půlce měsíce;
- cena druhé a každé další řádky objednávky, ne jen té první;
- hotová cena vratky včetně kontroly a naskladnění;
- denní cut-off pro expedici týž den a co se děje s objednávkou po něm;
- měsíční minimum, délka závazku, výpovědní lhůta;
- cena za vyskladnění a vydání zásob, když od poskytovatele odcházíš.
Ten poslední řádek chybí v nabídkách nejčastěji a bolí nejvíc. Zboží je tvoje, ale práce s jeho vydáním je jejich a někdo ji zaplatí.
A pak je tu podmínka, bez které se nedá řídit nic. U každé zásilky musí být na jednom řádku SKU, použitý obal, rozměry balíku, skutečná hmotnost, fakturovaná hmotnost, dopravce, destinace a výsledek doručení. Bez toho máš jen doklad k zaplacení. S tím máš něco, do čeho se dá zasáhnout. Jiná krabice, jiný dopravce, jiné pravidlo balení. Kdo ti pošle jen ceník, poslal ti míň, než potřebuješ. Kritéria výběru jsme sepsali v textu o tom, jak vybrat 3PL partnera.
Z jednoho skladu na Slovensko, do Polska, Maďarska a Rumunska
Jakmile košík přestane být jen český, mění se tři věci. Odkud balík vyjíždí, kolik zásob musíš rozdělit a podle čeho se vybírá dopravce.
Jeden dopravce nepokryje rozumně výdejní místa, adresní doručení i okrajové oblasti zároveň. Proto dává smysl více dopravců místo jednoho a volba podle konkrétní zásilky. Zásoby se dělí až ve chvíli, kdy objem na dané zemi unese druhou pozici. Do té doby dělíš jen práci navíc. Kdy ten moment nastane, rozebíráme v textu o tom, kdy rozdělit zásoby do více skladů, a šířeji v rozdělení skladu v rámci EU.
My to máme postavené na síti 29 skladů v Evropě s huby v Itálii (Pomezia), Maďarsku a Španělsku. Spedice jde přes desítky dopravců a toho pro konkrétní zásilku vybírá platforma nad stejnými daty, která jsi četl na faktuře: rozměry obalu, fakturovaná hmotnost, destinace. Ostrovy a odlehlé oblasti jsou uvnitř, bez výjimek. Dobírku nabízíme a vyrovnáváme ji my, inkaso jde tobě. Objednávky a zásoby se párují přímo se Shopify a WooCommerce, jinak vstupují souborem. Vratka projde příjmem, kontrolou a naskladněním a výsledek je vidět u konkrétního kusu.
Jeden případ s čísly, ne průměr. Italský e-shop s kosmetikou: 40 773 odeslaných zásilek, průměrná hmotnost balíku 110 g, průměrná hodnota objednávky 48 €, nárůst objednávek o 60 % a 24,7 % objednávek na dobírku. Lehké zboží a hodně kusů, tedy přesně profil, kde o výsledku rozhoduje objemová hmotnost a volba dopravce. Jméno klienta nepíšeme, čísla ano.
Jestli tvůj košík vypadá jinak, vypadá jinak i výsledek. Konkrétní číslo ti nikdo slíbit nemůže, dokud nevidí tvoje tři objednávky.
Dvě věci, které můžeš udělat zítra ráno
První: vyžádáš si tři nabídky a porovnáš sazbu za vychystání. Vyjde ti z toho nejlevnější ceník a pocit, že jsi rozhodl.
Druhá: vytáhneš dvacet nejčastějších objednávek z minulého měsíce a dopíšeš k nim skutečnou hmotnost, fakturovanou hmotnost, použitou krabici, dopravce a všechny přirážky, které se na ně nabalily. Ten list si vezmeš k jednání s kýmkoli.
První krok ti vybere ceník. Druhý ti ukáže, kde se náklad doopravdy nasčítal, a to bývá jinde, než kde se vyjednává.
Napiš nám, co posíláš a kam. Stačí dva tři odkazy z tvého e-shopu, hmotnosti si zjistíme sami. Vyžádej si konzultaci.
Domande frequenti
Co všechno je v ceně fulfillment služby a co se účtuje zvlášť?
V základní sazbě bývá vychystání první položky a standardní balné. Zvlášť se účtuje naskladnění, skladné, každá další řádka objednávky, materiál nad rámec standardu, přeprava podle fakturované hmotnosti, přirážky a vratky. Dva řádky v nabídkách chybí nejčastěji: cena druhé a další řádky objednávky a cena vyskladnění, když odcházíš.
Proč mi lehký balík fakturují jako těžší?
Kvůli objemové hmotnosti. Dopravce vydělí objem krabice dělitelem ze smlouvy a porovná výsledek se skutečnou hmotností; účtuje tu vyšší. Zboží o hmotnosti 400 g v krabici 40×30×20 cm zabírá 24 000 cm³, takže platíš za vzduch, ne za produkt. Ověř si to na následující faktuře, ne v nabídce.
Co se stane s dobírkou a kdy dostanu peníze?
Ptej se na tři věci: kdo nese poplatek za výběr hotovosti, za jak dlouho po doručení peníze dorazí na účet a kdo drží riziko, když si zákazník balík nepřevezme. U nás dobírku nabízíme a vyrovnáváme ji my, inkaso jde tobě.
Kolik stojí balík, který si zákazník nevyzvedne?
Sečti pět položek, ne jednu. Přepravu tam, případné uložení na pobočce po vypršení lhůty, zpětnou přepravu, práci skladu při příjmu a kontrole a druhé naskladnění. K tomu dny, kdy kus nejde prodat. Tržba nula.
Od kolika objednávek se externí fulfillment vyplatí?
Univerzální číslo neexistuje, rozhoduje profil objednávek. Nevyplatí se při nízkých a stabilních objemech se skladem, který platíš tak jako tak, u pomalu obrátkových artiklů a tam, kde každá objednávka znamená ruční práci. Porovnej hotovou cenu svých tří nejčastějších košíků s tím, co tě dnes stojí práce, nájem a obalový materiál.
Co se stane se zbožím, když od fulfillmentu odejdu?
Zboží je tvoje, ale vyskladnění, přebalení na palety a fyzické vydání je práce, kterou někdo zaplatí. Ptej se na cenu vyskladnění, na výpovědní lhůtu a na to, do kolika dnů po ukončení zásoby fyzicky dostaneš. Tuhle podmínku si nech napsat před podpisem.
