Teniu tres pressupostos sobre la taula.
Un té quatre pàgines, un altre vuit i el tercer inclou una taula plena de serveis. Els preus són diferents i, aparentment, tots ofereixen més o menys el mateix.
El problema és que probablement no esteu comparant exactament el mateix viatge.
En la nostra experiència preparant viatges per a grups d’estudiants, a Promoviatges hi ha una cosa que tenim clara: la diferència entre dues propostes sovint no és només en allò que hi surt, sinó en les preguntes que encara no heu fet.
Com es comparen, doncs, dos pressupostos d’un viatge de final de curs?
No mireu només el preu per alumne. Comproveu amb quants participants s’ha calculat, què està realment confirmat, quins serveis queden fora, què passa davant d’una cancel·lació, qui gestionarà les reserves i quin suport tindrà el grup durant el viatge.
Aquests són els set criteris que nosaltres revisaríem abans de decidir.
1. El preu és realment final? I en quines condicions es manté?
Posem per cas que veieu un preu de 525 € per alumne.
Abans de comparar-lo amb, per exemple, els 510 € d’una altra proposta, cal entendre com s’ha arribat a aquell preu.
El pressupost hauria de deixar clar amb quants participants s’ha calculat, si existeix un nombre mínim, durant quant temps és vàlid i quines despeses queden fora.
Perquè 525 € per a 50 alumnes no significa necessàriament 525 € si finalment en viatgen 42.
La pregunta clau és:
Què ha de passar perquè aquest preu es mantingui?
No compareu només l’import. Compareu també les condicions que permeten mantenir-lo.
2. Què està realment confirmat?
Aquest és un dels punts que més fàcilment poden generar confusió.
Tenir un pressupost no significa necessàriament que tots els serveis estiguin bloquejats o confirmats.
El transport, l’allotjament, determinades tarifes o altres serveis poden estar subjectes a disponibilitat fins que es formalitza la reserva.
No necessiteu conèixer tota l’operativa que hi ha al darrere. Només tenir clara la resposta a dues preguntes:
Si avui diem que sí, què tenim realment garantit?
Hi ha alguna cosa d’aquesta proposta que encara pugui canviar?
Saber diferenciar entre pressupostat i confirmat pot evitar sorpreses quan arribi el moment de reservar.
3. Transport i allotjament: mireu què aporten realment al viatge
Un vol més barat no sempre fa més econòmic el viatge.
Pot arribar a un aeroport més allunyat, necessitar un trasllat addicional o tenir uns horaris que facin perdre bona part del primer o de l’últim dia.
En un viatge curt, perdre mig dia pot tenir més impacte que pagar una mica més pel transport.
Per això, nosaltres compararíem també el temps útil en destinació.
Amb l’allotjament passa una cosa semblant. Un hotel adequat per a una parella de turistes no és necessàriament una bona opció per a un grup de 45 estudiants.
La ubicació importa, però també la logística que generarà per al grup.
Hi ha una pregunta molt senzilla que pot donar molta informació:
Per què heu escollit aquest allotjament per al nostre grup?
La resposta us explicarà molt més que el nombre d’estrelles.
4. El programa està pensat per al grup o simplement està ple de coses?
Quatre visites són millors que tres?
No necessàriament.
Quan compareu programes, no compteu només activitats. Mireu si tenen sentit per a aquells alumnes, aquella edat, aquella durada i aquell pressupost.
Un programa excessivament carregat pot significar més trasllats, més cansament i menys temps per gaudir del que realment val la pena.
Una proposta ben pensada també sap què no cal posar-hi.
I aquí apareix una diferència important entre pressupostar i assessorar.
Una agència especialitzada hauria de poder dir-vos si, per les dates, el pressupost o les característiques del grup, creu que hi ha una manera millor de plantejar el viatge.
Abans d’escollir destinació, aquests són els criteris que recomanem tenir clars sobre el grup i el tipus de viatge que busqueu.
5. Què passa si un alumne finalment no pot viatjar?
Aquesta és una pregunta que convé respondre abans de reservar, no quan apareix la cancel·lació.
Cal entendre quines condicions s’apliquen, en quin moment es poden generar despeses i quines cobertures ofereix l’assegurança contractada.
No cal que l’AFA es converteixi en especialista en assegurances o cancel·lacions.
Però sí que ha de poder entendre què s’està acceptant abans de comunicar-ho a les famílies.
6. Qui gestionarà les reserves, els pagaments i els dubtes de les famílies?
Aquest és un aspecte que difícilment apareixerà reflectit en el preu final, però que pot representar moltes hores de feina per a l’AFA.
Qui inscriurà cada alumne? Qui controlarà els pagaments? A qui preguntarà una família si té un dubte sobre la seva reserva?
A Promoviatges podem oferir una gestió individualitzada de les reserves, de manera que les famílies puguin gestionar la seva inscripció i fer els pagaments directament a l’agència.
Això evita que l’AFA hagi de recollir diners, controlar transferències o convertir-se en intermediària de les consultes individuals.
És un bon exemple de per què dues propostes amb un preu semblant poden implicar una càrrega de gestió molt diferent.
Aquí expliquem quines tasques convé definir abans d’obrir les reserves perquè l’AFA no acabi assumint una gestió que no li correspon.
7. Qui respon si alguna cosa no va com estava previst?
Quan tot funciona bé, moltes propostes poden semblar similars.
Les diferències apareixen sovint quan alguna cosa no funciona com estava prevista.
Per això nosaltres voldríem tenir clara una cosa abans de contractar:
Si tenim una incidència durant el viatge, a qui trucarem?
I també si aquesta persona estarà disponible fora de l’horari habitual.
A Promoviatges els nostres grups disposen d’assistència 24 hores durant el viatge.
No compareu, per tant, només els serveis que rebreu si tot va bé. Compareu també quin suport tindreu si alguna cosa no va bé.
Un pressupost és molt més barat? Pregunteu per què
Una diferència important de preu pot tenir una explicació perfectament bona: una tarifa millor, un altre allotjament o un programa diferent.
Però assegureu-vos que esteu comparant el mateix.
Una diferència important de preu no és necessàriament un problema. És un motiu per fer preguntes.
Ni la proposta més barata és automàticament la millor, ni una proposta més cara és necessàriament superior.
El que necessiteu és entendre la diferència.
Una bona agència no només posa preu al que li demaneu
Imagineu que demaneu:
Roma · 4 dies · 45 alumnes · pressupost aproximat X.
Una agència pot buscar els serveis i posar-hi un preu.
Però també pot detectar que, per les dates, el pressupost o les característiques del grup, hi ha un altre plantejament que pot funcionar millor.
Pot ser un canvi de dates, ajustar la durada, buscar un transport més eficient, simplificar un programa massa carregat o dedicar el pressupost a allò que realment aportarà més valor.
Una agència especialitzada no hauria de limitar-se a pressupostar la vostra idea. També hauria de ser capaç de dir-vos si creu que hi ha una manera millor de plantejar-la.
Per això hi ha una cosa difícil de posar en una taula però molt important a l’hora de decidir:
Us estan venent el que heu demanat o us estan ajudant a prendre una bona decisió?
I hi ha una manera molt senzilla de descobrir-ho.
Les 5+1 preguntes que nosaltres faríem abans de decidir
Si no voleu recordar tot l’article, quedeu-vos amb aquestes preguntes.
Feu-les a totes les agències que estigueu valorant:
- Si avui acceptem la proposta, què tenim realment confirmat?
- Amb quants alumnes està calculat aquest preu i què passa si finalment som menys?
- Quines despeses no estan incloses i hauran d’assumir després les famílies?
- Qui gestionarà les reserves, els pagaments i els dubtes individuals de les famílies?
- Si tenim una incidència durant el viatge, a qui trucarem?
I encara n’afegiríem una:
+1. Hi ha alguna cosa que nosaltres no us hàgim preguntat i que creieu que hauríem de saber abans de decidir?
Aquesta última és especialment reveladora.
Una agència que treballa habitualment amb grups d’estudiants no només hauria de saber respondre les vostres preguntes. També hauria de ser capaç d’anticipar aspectes que potser vosaltres encara no heu tingut en compte.
La resposta us explicarà molt sobre qui teniu davant.
Si a mesura que llegiu ja identifiqueu quin d’aquests punts encara no teniu clar en algun dels vostres pressupostos, no cal esperar a acabar l’article: expliqueu-nos què teniu sobre la taula i ho revisem junts.
Checklist AFA · Poseu els pressupostos un al costat de l’altre
| Què comparem? | Proposta A | Proposta B |
| Preu final i participants amb què s’ha calculat | ||
| Què està confirmat / subjecte a disponibilitat | ||
| Què queda fora del preu | ||
| Transport i temps útil en destinació | ||
| Allotjament | ||
| Cancel·lació i assegurança | ||
| Gestió de reserves i pagaments | ||
| Assistència durant el viatge |
Observacions / diferències importants:
No es tracta de sumar caselles.
Es tracta que, quan arribi el moment de decidir, sapigueu exactament què esteu comparant.
No busqueu només el pressupost més barat. Busqueu entendre què esteu escollint
El preu importa. Especialment quan hi ha moltes famílies i cal trobar una proposta assumible per al grup.
Però decidir bé no significa escollir la proposta més cara ni desconfiar de la més barata.
Significa entendre què ofereix cadascuna i per què costa el que costa.
Compareu què està inclòs, què està confirmat, en quines condicions es manté el preu, qui assumirà la gestió i quin suport tindreu si apareix un problema.
I després mireu el preu.
No pregunteu només quant costa. Pregunteu què inclou, qui ho gestionarà i qui hi serà quan necessiteu ajuda.
Ja teniu algun pressupost sobre la taula?
Expliqueu-nos què esteu valorant.
No cal començar de zero: podem entendre què és important per al vostre grup i preparar una proposta perquè la pugueu comparar amb criteri.
Encara et ronden dubtes pel cap? Escriu-nos per WhatsApp o truca’ns, i t’acompanyarem en tot el que necessitis. I si t’agradaria descobrir totes les destinacions de mercats de Nadal que hem preparat aquesta temporada a Promoviatges, vine a conèixer-les de primera mà a les nostres presentacions, del 15 al 30 de setembre: hi repassarem destinacions, dates i tot el que necessites saber abans de decidir. Apunta’t aquí!
Preguntes freqüents
Com saber si dos pressupostos de viatge escolar són realment comparables?
No compareu només el preu final. Reviseu amb quin nombre de participants s’ha calculat, quins serveis inclou, què està confirmat o subjecte a disponibilitat, què queda fora del preu, qui gestionarà les reserves i quin suport tindrà el grup durant el viatge.
Què significa que un pressupost està subjecte a disponibilitat?
Significa que algun dels serveis o tarifes indicats encara pot dependre de la disponibilitat existent en el moment de confirmar la reserva. Per això convé saber què està confirmat i què pot canviar abans de formalitzar el viatge.
Què passa amb el preu si finalment viatgen menys alumnes?
Dependrà de com s’hagi calculat la proposta i de les condicions dels serveis contractats. Alguns costos poden haver-se repartit entre un nombre determinat de participants. Per això és important saber amb quants alumnes s’ha calculat el preu i què passaria si el nombre final fos inferior.
Què hauria de preguntar una AFA a una agència abans de contractar?
Com a mínim: què està realment confirmat, amb quants participants s’ha calculat el preu, quines despeses queden fora, qui gestionarà les reserves i els pagaments i quin suport tindrà el grup davant d’una incidència. També és útil preguntar si hi ha algun aspecte important que l’AFA encara no hagi tingut en compte.
Qui hauria de gestionar els pagaments i les inscripcions individuals de les famílies?
Convé que quedi clar abans d’obrir les reserves. Algunes agències ofereixen una gestió individualitzada perquè cada família s’inscrigui i pagui directament, sense que l’AFA hagi de controlar transferències ni resoldre dubtes de cada inscripció.
Què passa si un alumne cancel·la la seva plaça?
Depèn de les condicions de cancel·lació i de l’assegurança contractada. Cal saber, abans de reservar, en quin moment es generen despeses i quina cobertura hi ha per a aquest supòsit.
Quin suport tenen els alumnes si sorgeix una incidència durant el viatge?
Convé preguntar-ho abans de contractar: a qui es truca davant d’una incidència i si aquesta persona està disponible fora de l’horari habitual. No totes les propostes inclouen el mateix nivell d’assistència.
