Lo scorso 29 ottobre, oltre cento partner della Rome Future Week® si sono dati appuntamento alla Grotta Mariotti di Monteverde per una serata speciale. La dinamica pensata per loro era chiara e coinvolgente: all’ingresso ogni ospite ha ricevuto un adesivo con un simbolo distintivo e, durante l’evento, ha avuto dieci minuti esatti per scovare nella sala le persone con lo stesso badge e presentarsi.
Abbiamo costruito l’intera esperienza attorno a questa semplice regola. L’obiettivo era fornire a tutti un pretesto naturale per avvicinarsi e avviare una conversazione, trasformando le informazioni raccolte prima dell’evento nel motore perfetto per fare rete.
Progettare le connessioni: il lavoro dietro le quinte
Organizzare un evento non significa solo curarne la logistica, ma anche innescare le giuste conversazioni tra gli ospiti. Chi partecipa insieme ai colleghi tende spesso a rimanere nella propria zona di comfort: rompere il ghiaccio, scoprire di cosa si occupano gli altri e trovare un terreno comune richiede un primo passo che non è mai scontato.
La Match Night è nata esattamente per facilitare questo passaggio. Già in fase di registrazione abbiamo chiesto ai partecipanti di indicare il proprio settore, ma soprattutto di rispondere a due domande chiave: cosa cerchi e cosa puoi offrire? Partendo dalle 135 risposte raccolte, un algoritmo ha incrociato i dati per formare 15 gruppi basati su reali affinità professionali e obiettivi comuni.
Per rendere l’esperienza fluida e immediata, a ogni gruppo è stata assegnata una specifica combinazione di forma e colore. Questo identificativo visivo ha fornito agli ospiti una “bussola” intuitiva per riconoscersi e cercarsi all’interno della sala. Noi abbiamo costruito l’opportunità e creato il “match” perfetto; a quel punto, il piacere della conversazione è passato interamente nelle loro mani.
Per SCAI, il vero valore di questo “esperimento” risiede proprio nella sinergia tra le informazioni raccolte e l’esperienza vissuta in sala. Chiedere ai partecipanti quali siano le loro aspettative non è una semplice formalità, ma un patto di fiducia che impegna l’organizzatore a tradurre quelle risposte in valore concreto.
Durante la Match Night abbiamo trasformato questi insight in uno strumento pratico: una chiave per rompere il ghiaccio in modo naturale, permettendo a tutti di superare l’esitazione iniziale e iniziare a fare rete con professionisti che ancora non conoscevano.
Future Week 2027: fare rete per generare valore
Durante la serata abbiamo alzato il sipario sul nuovo tour della Future Week 2027: cinque tappe strategiche, da Torino a Taranto, connesse da un’unica piattaforma di comunicazione progettata per mettere in rete i territori coinvolti.
Un progetto così ambizioso vive di sinergie. I partner devono potersi incontrare, capire quale valore aggiunto portare nella propria città e come unire le forze per amplificarne l’impatto. Proprio per catalizzare questo scambio, la Match Night alla Grotta Mariotti ha dedicato uno spazio esclusivo al networking e al confronto vis-à-vis tra gli ospiti.
A ispirare la platea è intervenuto Michele Pierri, Head of Italy Editorial di LinkedIn Notizie, che ha tracciato l’evoluzione delle relazioni sulla piattaforma valorizzando l’autenticità dei contenuti e la coerenza con le proprie competenze.
Il suo speech ha offerto l’assist perfetto per il nostro “esperimento” relazionale: quali informazioni innescano le migliori connessioni professionali? Avendo formato i tavoli partendo dalle reali esigenze dichiarate in fase di registrazione, l’incontro dal vivo ha permesso a ciascun partecipante di testare sul campo il potenziale del proprio “match” e valutare fin da subito se quell’abbinamento meritasse un seguito.
Un’app per accogliere il pubblico all’ingresso della location
Per gestire l’accoglienza in modo fluido abbiamo sviluppato un’app dedicata. L’esperienza per l’utente era immediata: scansionando un QR code e inserendo il proprio nome, l’ospite visualizzava subito sullo smartphone il simbolo del proprio gruppo, che le hostess consegnavano poi fisicamente sotto forma di adesivo.
Chi doveva ancora compilare il questionario poteva farlo direttamente all’arrivo, ricevendo all’istante la propria assegnazione. Nel frattempo, dietro le quinte, il sistema ha garantito al team SCAI il monitoraggio completo e in tempo reale dell’intero flusso di accessi durante la serata.
Questa applicazione nasce dal nostro impegno nel trasformare e digitalizzare la gestione degli eventi. Durante la Match Night avevamo un obiettivo: sincronizzare l’accoglienza con la formazione dei gruppi. L’app ha permesso di gestire questo flusso in modo impeccabile e in tempo reale. Le nostre soluzioni per gli eventi prendono forma esattamente per rispondere a esigenze complesse come questa.
Grotta Mariotti: una location immersiva per i tuoi eventi
Situata in via Giano Parrasio 33, nel cuore di Monteverde Vecchio, Grotta Mariotti è uno spazio per eventi unico nel suo genere. Varcare la sua soglia significa lasciarsi alle spalle il caos cittadino per immergersi nell’atmosfera esclusiva che ha fatto da cornice alla nostra Match Night: l’ambiente perfetto in cui abbiamo trasformato un semplice simbolo in una scintilla di networking.
Oggi abbiamo un’importante novità da condividere: grazie a un accordo con la proprietà, stiamo assumendo la gestione diretta di questa location per farne un nuovo polo d’eccellenza per gli eventi. Con un calendario di attività già dinamico per i mesi di novembre e dicembre, la Grotta Mariotti è a disposizione delle aziende.
Vuoi organizzare un incontro aziendale fuori dagli schemi? Contattaci e studieremo insieme il format su misura per valorizzare al massimo l’esperienza dei tuoi ospiti.
