Las acciones para mejorar la comunicación con las familias

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Las acciones más efectivas que te ayudarán a mejorar la comunicación con las familias en el inicio de curso

Las acciones más efectivas que te ayudarán a mejorar la comunicación con las familias en el inicio de curso

21 agosto, 2024

En pocos días comienza el curso y, para las familias, todo son prisas, inseguridades, dudas y contratiempos... Por ese motivo, el inicio de curso es la primera oportunidad de los centros educativos para mejorar la comunicación con las familias y ofrecerles recursos que les faciliten la vida en este momento y reduzcan su estrés inicial.

En ese sentido, la comunicación juega un papel fundamental. Por una parte, la comunicación es un factor de reducción de incertidumbre, y por lo tanto de estrés. Por otra parte, la comunicación sirve para proporcionar información de valor añadido en esta tesitura; desde consejos de organización escolar y hábitos saludables, hasta recursos prácticos para sacar todo el partido a los servicios del centro.

En el entorno educativo actual, el vínculo familia-escuela se ha convertido en una piedra angular para el desarrollo y bienestar de los estudiantes. Este diálogo constante no solo apoya el progreso académico, sino que también fortalece las redes de apoyo emocional y social de los alumnos. Sin embargo, optimizar esta comunicación es un desafío que requiere estrategias específicas y un enfoque detallado. La importancia de establecer un canal de diálogo efectivo y constante entre la familia y la escuela es indiscutible, ya que promueve un entorno educativo que favorece el éxito y el desarrollo integral de los estudiantes.

Para abordar esta necesidad, es crucial realizar un diagnóstico de la comunicación actual, diseñar una estrategia de comunicación integral, e implementar un sistema de comunicación multinivel que involucre a todos los actores. Además, crear un programa de embajadores familiares, establecer alianzas con la comunidad y desarrollar un plan de crisis comunicacional son pasos esenciales para fortalecer el diálogo familia-escuela. Cada uno de estos aspectos contribuye a la creación de una red de comunicación robusta, transparente y eficaz, que sirve como base para el éxito educativo y el bienestar emocional de los estudiantes.

Realizar un diagnóstico de la comunicación actual

Realizar un diagnóstico exhaustivo de la comunicación actual es esencial para comprender las dinámicas y eficacia de los intercambios informativos entre la familia y la escuela.

1. Aspectos a evaluar

Los aspectos clave que deben evaluarse en un diagnóstico de comunicación incluyen la variedad de canales de comunicación utilizados, como el correo electrónico, las reuniones presenciales y las plataformas de chat. Además, es crucial analizar el flujo de información entre los diferentes equipos y departamentos, la claridad y la efectividad de los mensajes transmitidos, así como la retroalimentación y participación de todos los actores involucrados. También se debe prestar atención a las herramientas y tecnologías de comunicación implementadas para asegurar que están siendo utilizadas de manera óptima.

2. Herramientas de diagnóstico

Para llevar a cabo un diagnóstico efectivo, se pueden emplear diversas herramientas como encuestas, entrevistas y análisis de métricas de comunicación. Estas herramientas permiten recopilar datos valiosos sobre la percepción y efectividad de las estrategias de comunicación actuales, proporcionando una base sólida para el análisis y la mejora continua.

3. Análisis de resultados

El análisis de los resultados obtenidos del diagnóstico es fundamental para identificar las fortalezas y debilidades presentes en la comunicación familia-escuela. Este proceso ayuda a destacar las oportunidades de mejora y facilita la creación de un plan de acción dirigido a fortalecer los vínculos comunicativos. A través de este análisis, las escuelas pueden ajustar sus estrategias para asegurar que la comunicación sea más efectiva, inclusiva y adaptada a las necesidades de todas las partes involucradas.

Este diagnóstico integral no solo mejora la comunicación existente, sino que también establece una base para futuras interacciones entre la familia y la escuela, asegurando que cada estudiante pueda beneficiarse de un entorno educativo más coordinado y apoyado.

Diseñar una estrategia de comunicación integral

1. Elementos clave de la estrategia

Para diseñar una estrategia de comunicación integral eficaz, es fundamental identificar y definir los elementos clave que la componen. Estos elementos incluyen la claridad en la transmisión de mensajes, la selección adecuada de canales de comunicación y la inclusión de todos los actores relevantes dentro del proceso comunicativo. Es crucial escuchar lo que no se dice, lo que implica prestar atención tanto a las comunicaciones explícitas como a las implícitas dentro de la institución.

2. Objetivos a corto y largo plazo

Los objetivos de la estrategia de comunicación deben ser claros y estar bien definidos, diferenciando entre metas a corto y largo plazo. A corto plazo, se puede enfocar en mejorar la transparencia y la frecuencia de las comunicaciones, mientras que a largo plazo, se busca fortalecer la relación y el compromiso de todos los miembros de la comunidad educativa.

3. Recursos necesarios

Implementar una estrategia de comunicación integral requiere de recursos específicos que deben ser identificados y asignados adecuadamente. Esto incluye herramientas tecnológicas para facilitar la comunicación bidireccional, capacitaciones para el personal sobre habilidades comunicativas y la creación de un equipo dedicado a la gestión de la comunicación interna. La inversión en estos recursos demuestra el compromiso de la institución con una comunicación efectiva y eficiente, lo cual es esencial para el éxito de cualquier estrategia comunicativa.

Implementar un sistema de comunicación multinivel

La implementación de un sistema de comunicación multinivel en el contexto educativo facilita la coordinación y la integración efectiva de todos los actores involucrados en el proceso educativo. Este sistema permite adaptar los métodos de comunicación a las necesidades específicas de cada grupo, desde la dirección hasta los estudiantes, pasando por los docentes y las familias.

1. Niveles de comunicación

Los niveles de comunicación en un sistema multinivel deben estar claramente definidos para asegurar que la información fluya adecuadamente entre todos los niveles organizativos. La comunicación horizontal es crucial, ya que se establece entre iguales y facilita la integración y adaptación al entorno educativo. Por otro lado, la comunicación vertical, que ocurre entre la dirección y la base, aunque menos frecuente, es esencial para la transmisión de directivas y feedback.

2. Canales para cada nivel

Es fundamental seleccionar los canales de comunicación más adecuados para cada nivel. Para la comunicación horizontal, las herramientas como las plataformas de chat y las reuniones informales son efectivas, mientras que para la comunicación vertical, se pueden utilizar boletines informativos y sistemas de mensajería directa. Esta selección de canales ayuda a mantener la claridad y la efectividad del mensaje, asegurando que todos los miembros de la comunidad educativa estén bien informados y comprometidos.

3. Flujo de información efectivo

Para que un sistema de comunicación multinivel sea exitoso, el flujo de información debe ser continuo y bidireccional. Esto no solo implica enviar información, sino también recibir feedback y adaptar las estrategias de comunicación según las necesidades y respuestas de los diferentes grupos. La implementación de un flujo de información efectivo requiere un análisis constante y ajustes para asegurar que todas las partes están recibiendo y comprendiendo la información necesaria para su participación activa en el proceso educativo.

Este enfoque multinivel no solo mejora la comunicación dentro de la institución educativa, sino que también contribuye significativamente al éxito y bienestar de los estudiantes al asegurar que todos los niveles de la organización trabajan en conjunto de manera cohesiva y armoniosa.

4. Tomar contacto desde el minuto uno

La primera medida de comunicación a tomar al inicio del curso escolar, es el envío de mensajes con información concisa y clara sobre la situación de partida: horarios de entrada y salida, reserva de servicios extras como el comedor escolar, adjudicación de clase, ubicación de aulas, profesorado, etc. Aclarar desde el inicio la situación en la que se van a encontrar los alumnos es un primer paso para despejar dudas entre las familias, que con la vuelta de vacaciones pueden estar aún adaptándose al ritmo de vida habitual. Esta medida puede complementarse, por ejemplo, poniendo a disposición de las familias un número de teléfono o Whatsapp al que poder llamar para consultas sobre dudas de principio de curso. Asimismo, puede destacarse en la entrada a la página web del centro toda esta información útil para el inicio de curso.

5. Contactar presencialmente

La segunda medida de comunicación puede consistir en realizar reuniones presenciales con los padres. A través de las mismas realizaremos una toma de contacto más personal, dar a conocer al profesorado, en caso de cambios de etapa o de sustitución. Finalmente, este tipo de reuniones pueden servir también al equipo directivo del centro escolar para dar la bienvenida a las familias y retomar el contacto de forma distendida. Esto dará, además, una oportunidad única para recibir el feedback por parte de las familias sobre el curso anterior o sobre lo que esperan del próximo curso.

6. Ofrecer formación 

La tercera medida podría consistir en ofrecer cierto contenido pedagógico adaptado a familias, como el que se suele ofrecer a través de las escuelas de padres. Mediante charlas con expertos, mesas redondas o encuentros en el propio centro, se pueden facilitar consejos y pautas que ayuden a los padres a encauzar el principio de curso.

7. Ayudar a los que empiezan

La cuarta medida, también útil, es facilitar actividades no escolares en el propio centro, similares a las llamadas extraescolares en los días previos y/o los primeros días de curso. Estas actividades podrían enfocarse a familiarizar a los alumnos con el entorno escolar.  Serán especialmente indicados para quienes se escolaricen por primera vez pero podrían ser de utilidad para el resto, al contribuir a la reincorporación a ciertas rutinas y espacios. Estas actividades podrán ser también de mucha utilidad durante el llamado periodo de adaptación.

8. Concienciar a las familias

Finalmente, y en el ámbito doméstico, es conveniente dotar a las familias de recursos para que puedan ir preparando psicológicamente a los más pequeños para el inicio de curso y ayudarles en la comunicación con ellos. En ese sentido, es recomendable aconsejar a los padres que tengan conversaciones con sus hijos indicándoles lo que van a hacer los primeros días; que revisen con ellos el material escolar y lo renueven en caso necesario; que les motiven anunciándoles nuevos aprendizajes; y que escuchen sus expectativas y miedos para darles salida o mitigarlos desde su experiencia de adultos.

En definitiva, se trata que, desde los centros escolares, se dote y facilite a las familias de todos los recursos necesarios para hacer del inicio de curso una etapa lo más relajada posible, y también aprovechar este periodo  convirtiéndolo en una oportunidad para mejorar la comunicación entre centro y familias, y para aportarles más valor añadido en el servicio y la atención.

9. Sacar partido a las redes sociales

Las redes sociales forman parte ya del ecosistema comunicativo de padres (especialmente entre millennials) e hijos (centennials) y todos los centros las tienen (o las deberían tener). Animar a que las familias sigan la actualidad del centro a través de las distintas redes va a permitirnos colarnos en sus móviles y dispositivos conectados a diario. Compartir imágenes atractivas y vídeos divertidos gusta a todo el mundo y permite ganarnos la confianza y fidelidad en nuestras comunicaciones. Pero no vale con estar, hay que animar a través de llamadas a la acción a que nos sigan, pues muchos de ellos no saben ni que estamos, especialmente en las redes más actuales como pueden ser Instagram o Tik Tok.

Estos elementos no solo contribuyen a un diálogo efectivo y constante, sino que también refuerzan el compromiso de todos los actores involucrados en el proceso educativo.

Mejorar la comunicación familia-escuela es un proceso continuo que requiere dedicación, adaptabilidad y el compromiso de todas las partes involucradas. Mediante la aplicación de las estrategias discutidas, podemos afrontar de manera proactiva los desafíos comunicativos y fortalecer la comunidad educativa en su conjunto. Esto no solo favorece el éxito académico, sino que también promueve un entorno de apoyo que permite el florecimiento de nuestros estudiantes. Se hace un llamado a seguir investigando y adaptando estas prácticas a las necesidades cambiantes de nuestros entornos educativos, asegurando así el bienestar y éxito de las futuras generaciones.

Detalles de contacto
Ana Verónica García Sánchez