1. DEFINICIÓN DE TRABAJO A DISTANCIA/ TELETRABAJO.
Se considerará trabajo a distancia cuando se lleve a cabo, en un periodo de referencia de tres meses, al menos el 30 % de la jornada laboral en esta modalidad, o bien el porcentaje proporcional equivalente dependiendo de la duración del contrato de trabajo laboral que tiene el empleado.
Si los contratos se han celebrado con menores, o son contratos en prácticas y para la formación y el aprendizaje, sólo se podrá establecer un acuerdo de trabajo a distancia que garantice, como mínimo, el 50% de prestación de servicio de manera presencial.
- REGULACIÓN DEL TELETRABAJO.
La Ley 10/2021, de 9 de julio, de Trabajo a Distancia regula el teletrabajo y las condiciones en las que debe ser prestado. Está ley entró en vigor el 11 de julio de 2021 y regula las normas para la aplicación del teletrabajo en España. Define, además, los términos “trabajo presencial”, “trabajo a distancia” y “teletrabajo”, definiendo las diferencias entre ellos.
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Trabajo presencial: es el que se desarrolla en el centro de trabajo o en el lugar determinado por la empresa. El empleado tiene un horario establecido y el 100% de sus tareas laborales se llevan a cabo en las instalaciones empresariales.
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- Trabajo a distancia: es aquel en el que las actividades laborales se llevan a cabo en el sitio elegido por el empleado, que puede ser su casa o cualquier otro lugar, ya que es libre de elegir cualquier espacio, fuera de la oficina, para realizar su trabajo. La empresa no tiene control directo sobre el lugar elegido.
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Teletrabajo: la Ley de Trabajo a Distancia, se refiere con este término a la situación en la el empleado realiza sus actividades laborales exclusivamente, o prevalentemente, mediante dispositivos informáticos y telemáticos. Considera el teletrabajo una subespecie de trabajo a distancia, siempre que incluya el uso de Internet y herramientas tecnológicas por parte del trabajador.
Al no existir apenas regulación, la realidad laboral que surgió durante la pandemia creó la necesidad de regular en profundidad la manera no presencial de trabajar, de ahí la publicación de la Ley del Teletrabajo de julio de 2021, que dio respuesta a las dudas que surgieron y evitó el vacío legal en el que se vieron inmersas, tanto las empresas como los trabajadores, durante el confinamiento. Todo indica que este modelo de trabajo ha llegado para quedarse, pues cada vez son más las empresas que lo proponen a sus empleados.
3. REQUISITOS DEL TRABAJO A DISTANCIA.
3.1. ACUERDO DE TRABAJO A DISTANCIA.
Destacar, en primer lugar, que esta ley obliga a las empresas que realicen el trabajo a distancia de manera habitual, a elaborar un acuerdo que va anexado al contrato de trabajo, especificando las condiciones de la flexibilidad y poniendo por escrito el consenso del empleado.
3.1.1. CARACTERÍSTICAS DEL ACUERDO.
- El acuerdo de trabajo a distancia será voluntario para el trabajador y para la empresa.
- Debe estar recogido por escrito y formará parte del contrato laboral, anexado al mismo, ya sea desde el principio de la relación laboral o en un momento posterior.
- Desde que se comienza con la modalidad del teletrabajo, existe un plazo de tres meses para formalizar el acuerdo.
- La empresa deberá entregar a la representación legal de los trabajadores una copia de todos los acuerdos de trabajo a distancia en un plazo no superior a diez días. Posteriormente, dicha copia se enviará a la oficina de empleo. Cuando no exista representación legal de los trabajadores, deberá formalizarse copia básica y remitirse a la oficina de empleo.
- La decisión de trabajar a distancia desde una modalidad de trabajo presencial será reversible para la empresa y para el trabajador.
3.1.2. CONTENIDO DEL ACUERDO.
El acuerdo del trabajo a distancia debe contener un mínimo de puntos detallados:
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- El horario de trabajo.
- El porcentaje entre trabajo presencial y el desarrollo del trabajo a distancia.
- Los gastos y la forma de compensación de los mismos.
- Los medios y equipos necesarios para el desarrollo de las funciones del trabajador (consumibles y otros).
- Lugar del trabajo a distancia y presencial.
- Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrito el trabajador.
- Duración del acuerdo.
- Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad.
- Procedimiento a seguir en el caso de que se produzcan dificultades técnicas que impidan realizar el trabajo a distancia.
- Los medios establecidos por la empresa para el control del trabajo a distancia.
3.2. MEDIOS PROPORCIONADOS POR LA EMPRESA PARA EL TRABAJO A DISTANCIA.
La empresa debe proporcionar los medios que necesita el trabajador para prestar su servicio y desarrollar en condiciones óptimas su puesto de trabajo. Deberá facilitar todas las herramientas tecnológicas necesarias para que el trabajador pueda ofrecer sus servicios fuera de la oficina. Como consecuencia de ello, la empresa podrá monitorizar y gestionar las actividades laborales del empleado, a través de sus sistemas informáticos, siempre que el trabajador haya sido previamente informado.
El empresario deberá poner a disposición del empleado que teletrabaja todos los medios para desarrollar su labor en las mismas condiciones que si se tratara de un puesto de trabajo presencial. Deberá dotarlo de los siguientes elementos:
- Ordenador.
- Conexión a Internet.
- Teléfono.
- Auriculares y micrófono.
- Cámara web.
- Impresora y escáner.
- Consumibles.
- Software y programas requeridos.
- Otros periféricos.
- DERECHOS DE LOS TRABAJADORES A DISTANCIA.
El trabajador a distancia, además de tener los mismos derechos que un trabajador presencial, tiene reconocidos expresamente unos derechos que están recogidos en la Ley 10/2021, de 9 de julio, de Trabajo a Distancia.
- Derecho a la formación.
- Derecho a la promoción profesional.
- Derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas,
- Derecho al abono y compensación de gastos.
- Derecho al horario flexible en los términos del acuerdo.
- Derecho al registro horario adecuado.
- Derecho a la prevención de riesgos laborales.
- Derecho a la intimidad y a la protección de datos.
- Derecho a la desconexión digital.
- Derecho a ser tenidos en cuenta en el diagnóstico, implementación, aplicación, seguimiento y evaluación de medidas y de planes de igualdad.
- Derechos colectivos.
5. VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL TELETRABAJO.
El teletrabajo sólo se puede realizar mediante los medios informáticos facilitados por la empresa. En cambio, el trabajo a distancia no requiere necesariamente el uso de estos medios. Tanto una modalidad de trabajo como la otra tienen sus partidarios y sus detractores. Se considera que es una forma de trabajar que facilita la conciliación familiar pero, al mismo tiempo, provoca una desconexión del trabajador con el resto de sus compañeros y con los propósitos y fines de la empresa.
No obstante, el teletrabajo tiene una serie de ventajas tanto para el trabajador como para las empresas, que están recogidas en la propia Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia.
5.1. VENTAJAS PARA LOS TRABAJADORES.
- Mayor flexibilidad en la gestión de los tiempos de trabajo y los descansos.
- Mayores posibilidades de autoorganización del trabajador, con consecuencias positivas para la conciliación de la vida personal, familiar y laboral.
- Reducción de costes en las oficinas y de desplazamientos.
- Mayor productividad y racionalización de horarios.
- Mayor compromiso por parte de la persona empleada.
- Atracción y retención del talento.
- Reducción del absentismo y de las distracciones durante la jornada, al reducirse las interacciones grupales.
- Impacto positivo, tanto en el medio ambiente al decrecer el número de desplazamientos y el uso de vehículos privados, como en el desarrollo de las áreas rurales, ya que facilita que las personas puedan vivir en este tipo de entornos.
5.2. VENTAJAS PARA LAS EMPRESAS.
- Aumenta de la productividad y eficiencia de los trabajadores al desarrollar sus tareas desde casa.
- Eliminación casi por completo el absentismo laboral, especialmente el injustificado.
- Con la implantación de un software de gestión de recursos humanos adecuado, el control horario y las tareas administrativas de RRHH pueden incluso volverse más sencillas.
5.3. INCONVENIENTES PARA TRABAJADORES Y EMPRESAS.
- Fatiga informática.
- Conectividad digital permanente.
- Mayor aislamiento laboral.
- Pérdida de la identidad corporativa.
- Deficiencias en el intercambio de información.
- Dificultades asociadas a la falta de servicios básicos en el territorio.
- Traslado a la persona trabajadora de los costes de la actividad productiva sin compensación.
- PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES.
La gestión de la prevención de los riesgos laborales asociados a la modalidad de teletrabajo requiere algunas matizaciones para poder integrarse de forma eficaz en el sistema de prevención de la empresa. La actual regulación normativa de esta forma de organizar el trabajo ha motivado la elaboración de un documento guía del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST), del año 2021, NTP (Notas Técnicas de Prevención) 1165. Teletrabajo: criterios para su integración en el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, cuyo objetivo principal es facilitar la identificación de los elementos diferenciales del teletrabajo para poder integrar su gestión como una actividad más dentro del sistema preventivo
La característica diferencial más sobresaliente del teletrabajo, en relación con la prevención de riesgos, es la ubicación del puesto de trabajo, que se localiza en un lugar diferente del centro de trabajo de la empresa. En este contexto, el empresario es responsable de la protección de la salud y de la seguridad profesional de los trabajadores a distancia.
La Ley 10/2021, de 9 de julio, de Trabajo a Distancia es la norma que regula esta modalidad de trabajo. En el capítulo III regula los derechos de los trabajadores que prestan sus servicios a distancia y aborda todo lo concerniente a la prevención de riesgos laborales, especificando lo siguiente en uno de sus artículos:
Art. 15: Aplicación de la normativa preventiva en el trabajo a distancia.
“…Las personas que trabajan a distancia tienen derecho a una adecuada protección en materia de seguridad y salud en el trabajo, de conformidad con lo establecido en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, y su normativa de desarrollo…”
El teletrabajo, especialmente en los puestos que implican el uso de equipos con pantallas de visualización de datos y dispositivos móviles, presenta retos específicos en términos de Seguridad y Salud Laboral (SSL). Dado que la mayoría de los teletrabajadores desempeñan sus funciones desde sus domicilios, se deben considerar varios factores clave desde el punto de vista de la Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
6.1. FACTORES CLAVE DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES EN EL TELETRABAJO.
- Espacio privativo:
El hogar del trabajador es un espacio privado al que la empresa no puede acceder sin su consentimiento expreso. Esto limita la capacidad de la empresa para realizar evaluaciones y ajustes necesarios in situ.
- Configuración del espacio de trabajo:
Cada trabajador tendrá una configuración de espacio de trabajo única y no estandarizada, lo que dificulta la estandarización de las medidas de prevención de riesgos.
- Autoevaluación del puesto de trabajo:
La autoevaluación del puesto de trabajo por parte del teletrabajador emerge como una solución viable, ya que evita la necesidad de inspecciones físicas por parte de la empresa en el domicilio del trabajador. La autoevaluación requiere que el trabajador reciba formación adecuada en PRL y que las condiciones de trabajo sean aprobadas por la modalidad preventiva de la empresa.
6.2. REQUISITOS PARA LA AUTOEVALUACIÓN.
- Formación en Prevención de Riesgos Laborales:
Los empleados deben recibir una formación mínima en prevención de riesgos laborales, conforme a lo establecido por la empresa.
- Aprobación de las condiciones de trabajo:
Las condiciones de trabajo deben ser analizadas y aprobadas por la modalidad preventiva, que determinará si el puesto es adecuado o si se necesitan medidas correctoras.
- Revisiones periódicas:
La aprobación inicial y las posteriores revisiones son necesarias para mantener la modalidad de teletrabajo.
6.3. RECOMENDACIONES.
Es recomendable incluir un apartado específico sobre la autoevaluación y las condiciones de Prevención de Riesgos Laborales en el acuerdo de Teletrabajo. Así como asegurarse de que los trabajadores están bien informados sobre los procedimientos de autoevaluación y las expectativas de la empresa en cuanto a Prevención de Riesgos.
Al implementar estos puntos, las empresas pueden gestionar de manera más efectiva los riesgos laborales asociados con el teletrabajo, garantizando un entorno de trabajo seguro y saludable para sus empleados, incluso fuera de las instalaciones corporativas.
- TELETRABAJO INTERNACIONAL.
En este apartado nos centraremos en los trabajadores, nacionales de terceros países, que se desplazan a España para ejercer una actividad laboral o profesional a distancia para empresas radicadas fuera del territorio nacional, mediante el uso exclusivo de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación. Es fundamental, y requisito necesario, no encontrarse irregularmente en España para poder desarrollar el teletrabajo internacional en nuestro país.
7.1. REGULACIÓN LABORAL DEL TELETRABAJO INTERNACIONAL.
Al desempeñar la actividad laboral desde España, el alta en la Seguridad Social es obligatoria. Se pueden plantear dos casos diferentes:
- Trabajador por cuenta ajena: La empresa deberá registrarse en la Seguridad Social para poder afiliar al teletrabajador aquí en el Régimen General.
- Trabajador por cuenta propia: El propio trabajador se deberá dar de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
El requisito de estar de alta en la Seguridad Social sólo podrá sustituirse por la importación del derecho desde el país de origen, siempre y cuando exista un acuerdo internacional en materia de Seguridad Social suscrito entre España y ese país y la administración de Seguridad Social de origen emita un documento basado en dicho acuerdo para teletrabajadores que le dé cobertura temporal en España. Sólo algunos de los países con convenio emiten el certificado de cobertura para teletrabajadores.
En el supuesto caso de que la empresa tenga sucursal en España y los afilie a la Seguridad Social a través de dicha empresa, o importe el derecho a la Seguridad Social desde países que tengan convenio, no se considerarán teletrabajadores, sino trabajadores trasladados de otras compañías extranjeras y estarán regidos por sus requisitos específicos.
7.2. REGULACIÓN FISCAL DEL TELETRABAJO INTERNACIONAL.
Lo principal, al llegar a este punto, es saber cuál es la residencia a efectos fiscales, ya que este término determinará dónde se tributa por el trabajo, y aclarará en qué país hay que presentar los impuestos.
La residencia fiscal depende de dos factores:
- El lugar donde se pasa más tiempo al año. Si se reside más de 183 días
