- CONCEPTO DE DIETA.
Existe un concepto común en las empresas para cubrir los gastos que los empleados pueden generar cuando viajan por motivos laborales: las dietas. Estas dietas son cantidades económicas que se asignan a los trabajadores para cubrir gastos como la manutención (comidas) y la estancia (alojamiento) durante el viaje.
Las dietas pueden estar reguladas por normativas laborales o acuerdos colectivos. Según el Estatuto de los Trabajadores, en España, las dietas se convierten en un deber para la empresa cuando el empleado tiene que desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo y, por tanto, incurre en gastos adicionales.
Se agrupan en dos conceptos fundamentales:
- Gastos de estancia: gastos relacionados con el alojamiento.
- Manutención: gastos destinados a la manutención del empleado.
En este segundo grupo, manutención, es donde se encuadra la opción que tiene la empresa de pagar la comida a sus trabajadores. No siempre lo hace porque el trabajador tenga que desplazarse fuera del lugar habitual de trabajo, a veces, el cumplimiento de la normativa que obliga a las empresas a facilitar comidas a sus empleados puede convertirse en una oportunidad estratégica para mejorar el bienestar y la satisfacción laboral. Son decisiones que juegan un papel clave en el funcionamiento de la empresa, integrando opciones que no sólo cumplen con la ley, sino que también benefician a los empleados y a la organización en general.
- OBLIGACIÓN LEGAL Y NORMATIVA VIGENTE.
La obligación de las empresas de pagar la comida a sus empleados se fundamentaba en una normativa que, pese a su antigüedad, seguía siendo plenamente vigente y aplicable. La legislación mencionada, basada en el Decreto de 8 de junio de 1938 y la Orden de 30 de junio del mismo año, estaba respaldada por sentencias recientes del Tribunal Supremo, que imponían a las empresas, de más de 50 empleados, la obligación de proporcionar un espacio adecuado para el consumo de alimentos, y asegurar la disponibilidad de comidas a un precio accesible. Esto es particularmente importante para empleados con horarios partidos o aquellos que no disponen de tiempo suficiente para salir a comer.
Requisitos clave de la normativa:
- Espacio adecuado para el consumo de alimentos.
- Provisión de comidas saludables a precios asequibles.
- Instalaciones protegidas del clima, con mesas, sillas, suministro de agua y la capacidad de calentar alimentos.
- Las máquinas expendedoras no son consideradas suficientes para cumplir con estos requisitos.
Tras estas posturas de la Jurisprudencia, el Tribunal Supremo, en una sentencia del 23 de junio de 2020, cambió su criterio, sobre todo por la crisis sanitaria que se atravesaba en aquellos momentos a causa del COVID 19, y dictaminó un parecer diferente, muy relevante y de gran trascendencia en la actualidad. Esta sentencia establece que los comedores de empresa no son obligatorios al no existir ninguna norma vigente que obligue a las empresas a instalar comedores en los centros de trabajo, con la excepción de los trabajos realizados al aire libre en los que los trabajadores no puedan volver a su residencia a comer.
No obstante, algunas empresas optan por pagar la comida a sus empleados y adoptan, a través del convenio colectivo o voluntariamente, esta decisión ya que genera beneficios tangibles en términos de productividad y bienestar empresarial
- MODALIDADES PARA EL PAGO DE COMIDAS A LOS EMPLEADOS.
La empresa que desee pagar la comida a sus trabajadores puede hacerlo de tres maneras diferentes:
- Servicio de comedor en la propia empresa.
- Vales de comida: Cheques o tickets restaurante.
- Servicio de catering.
3.1. SERVICIO DE COMEDOR.
Consiste en proporcionar las comidas diarias o periódicas a los trabajadores, generalmente en las instalaciones de la empresa. En estos casos, la empresa tendría que destinar un lugar a comedor, cocina, obtener una serie de permisos para ejercer esa actividad, contratar personal adecuado… Todo ello requiere un gasto elevado y no todas las empresas están dispuestas a afrontar esta inversión.
3.2. CHEQUES O TICKETS RESTAURANTE.
Los vales de comida, conocidos como cheques restaurante o ticket restaurante, son un beneficio ofrecido por algunas empresas a sus empleados para cubrir el coste de una comida diaria durante la pausa laboral. Estos vales compensan la ausencia de un comedor en el lugar de trabajo, especialmente en los casos en que el trabajador no tiene tiempo suficiente para regresar a su residencia habitual para comer.
Este sistema permite a los empleados usar los vales en restaurantes o establecimientos asociados, lo que facilita la conciliación entre las necesidades alimentarias durante la jornada laboral y la falta de un comedor en la empresa. Tienen el objetivo de cubrir el coste que tendría que realizar el trabajador, por un menú diario en cualquier restaurante de los alrededores del centro de trabajo en su pausa para comer, al no disponer la empresa de comedor propio y no darle al trabajador tiempo a ir a comer a su residencia habitual y volver al lugar de su puesto de trabajo.
Estos tickets restaurante tienen que reunir una serie de requisitos:
-
- Han de estar numerados, expedidos de forma nominativa y con indicación de la empresa emisora (y su importe nominal cuando se trate de vales en papel).
- Son intransmisibles y no acumulables (la cuantía no consumida en un día no podrá acumularse a otro día).
- No son reembolsables (ni por la empresa ni por un tercero).
- Son útiles sólo en establecimientos de hostelería.
Además, la empresa ha de llevar y conservar un registro de los mismos que incluya:
- Para los documentos en papel: Número de documento, día de entrega e importe nominal.
- Para los medios electrónicos: Número de documento, cuantía entregada y días usados.
Los vales de comida, cheques o tickets restaurante son una medida eficaz y beneficiosa, tanto para los empleados como para la empresa.
Desde la perspectiva de los empleados, los vales de comida son una herramienta de conciliación que ayuda a reducir gastos y a mejorar su calidad de vida. Además, fomenta un mayor compromiso hacia la empresa, ya que sienten que sus necesidades personales están siendo consideradas.
Para la empresa, los vales representan una solución más económica que otras alternativas, como la creación de un comedor en la oficina o el reembolso de gastos alimentarios. Asimismo, existen ventajas fiscales tanto para la empresa como para el trabajador, lo que convierte a esta medida en una opción atractiva y eficiente.
3.3. CATERING.
Otra de las opciones con las que cuenta la empresa para que puedan comer los trabajadores es la contratación de un catering, facilitando con ello que los equipos de trabajo no tengan que preocuparse en salir de las instalaciones a la hora de comer. Esta solución no solo representa una compensación adicional por parte de las compañías, sino que también contribuye a su beneficio económico y productivo.
Muchas organizaciones indican que las relaciones entre los miembros de los equipos han mejorado sustancialmente desde que se implanta la posibilidad de un catering contratado por la propia empresa. Además, aumenta la implicación de los empleados con la empresa tras la implementación de un sistema de comidas.
A las ventajas anteriores hay que sumar que llevar la comida a la oficina, hace que los trabajadores aprovechen mejor el tiempo. No tienen que desplazarse a ningún lugar fuera de la empres, ni esperar a ser atendidos, ya que la comida está lista a la hora del descanso. Solo necesitan dejar sus tareas y tomarse un tiempo para comer.
Si la empresa concede una hora para la comida, este sistema permite optimizar ese tiempo. El trabajador no se preocupa por regresar puntualmente a su puesto, lo que le permite comer con más tranquilidad y socializar con sus compañeros. En momentos de presión, cuando los trabajadores deben cumplir con entregas urgentes, el servicio de catering a domicilio permite reducir el tiempo destinado a la comida.
- TRATAMIENTO FISCAL: VALES DE COMIDA Y CATERING.
Los vales de comida entregados a los empleados, como retribución en especie, así como el servicio de catering, contratado por la empresa, tienen un tratamiento fiscal especial que beneficia tanto a las empresas como a los trabajadores. Su fiscalidad tiene unos aspectos clave tanto para una parte, los empleados, como para la otra, la empresa.
4.1. PARA LOS EMPLEADOS.
- Exención fiscal en el IRPF: Los vales de comida están exentos de tributar en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) hasta un límite de 11 euros por día hábil de trabajo, siempre que el trabajador no se desplace a otro municipio.
- Requisitos para la exención (art. 45 del Reglamento del Impuestos sobre la Renta de las Personas Físicas (RIRPF):
- Los vales deben ser nominativos, numerados e indicar la empresa emisora y el importe nominal (en el caso de vales en papel).
- Deben ser intransmisibles, no acumulables y no reembolsables.
- Solo pueden utilizarse en establecimientos de hostelería.
- La empresa debe llevar un registro del uso y entrega de los vales, ya sea en formato papel o electrónico.
- Ahorro para el empleado: Al estar exentos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), el empleado puede ahorrar hasta 2.400 euros anuales en gastos de comida. Además, al no incluir estos vales en su declaración de la renta, puede reducir su factura fiscal en una media de 600 euros.
- Cotización a la Seguridad Social: Aunque están exentos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), los vales de comida sí cotizan a la Seguridad Social, salvo en los casos en que se justifique el desplazamiento del trabajador a un municipio distinto del lugar de trabajo y residencia habitual.
- Contratación de catering: Si la empresa ofrece manutención a sus empleados mediante la contratación de un catering, esta opción recibe el mismo trato que los vales de comida y está exenta de tributación en Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
4.2. PARA LA EMPRESA.
- Gasto deducible: Los vales de comida se consideran un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades (IS), sin limitación en su importe, igual que cualquier otra retribución al personal.
- IVA deducible: El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) soportado por las comidas en restaurantes o bares, así como las comisiones de la empresa gestora de los vales (en papel o electrónicos), también es deducible.
IVA cuando se contrata un catering: En estos casos, se deberá repercutir la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) correspondiente al importe pagado por los menús de los trabajadores, quienes son los consumidores finales, en concepto de pago realizado por un tercero. Dado que la empresa no es la destinataria de los servicios de catering y actúa como consumidor final, al igual que los empleados, pierde el derecho a deducir el IVA soportado de estos servicios. Sin embargo, dicho IVA soportado se considerará un mayor gasto para la empresa, que podrá deducir en el Impuesto sobre Sociedades.
