La facturación electrónica ha dejado de ser una opción para convertirse en una obligación para la mayoría de las empresas y autónomos en España.
Esta transformación, impulsada por normativas como la Ley Crea y Crece, no solo busca modernizar los procesos administrativos, sino también fomentar la transparencia fiscal y reducir la economía sumergida.
En este artículo que preparamos en Quality Conta, detallaremos paso a paso cómo realizar una factura electrónica, sus requisitos legales y cómo evitar los problemas más comunes.
¿Qué es una factura electrónica y por qué es importante?
La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales y fiscales que una factura en papel.
La principal diferencia radica en su formato, que debe ser electrónico (XML, PDF, etc.) y estar firmado digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.
Desde la entrada en vigor progresiva de la Ley Crea y Crece, las empresas están obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales.
Para aquellas con una facturación superior a 8 millones de euros, esta medida será obligatoria en 2025, mientras que para el resto de empresas y autónomos, el plazo se extenderá hasta 2027.
¿Cómo empezar a facturar electrónicamente?
Realizar una factura electrónica puede parecer complejo al principio, pero siguiendo unos pasos claros, el proceso se simplifica considerablemente.
Utilice un software especializado
Para generar facturas electrónicas, es imprescindible contar con un programa compatible con el formato Facturae, el estándar oficial en España. Este formato garantiza que las facturas se puedan procesar correctamente tanto por organismos públicos como por empresas privadas, asegurando su validez legal y técnica.
Además de la compatibilidad, es importante que el software elija, ofrezca funcionalidades que simplifiquen la gestión contable, como la automatización de cálculos fiscales (IVA, retenciones) y la posibilidad de integrar sistemas de gestión empresarial (ERP).
Esto no solo reduce los errores humanos, sino que también optimiza los tiempos de emisión y envío de facturas. Algunos ejemplos populares incluyen soluciones como:
- a3factura: Solución intuitiva para autónomos y pymes, enfocada en automatización y gestión fiscal.
- FacturaDirecta: Plataforma sencilla y accesible para emitir facturas electrónicas y llevar control contable.
- Facturación: Ideal para gestionar facturación, proyectos y clientes desde una única herramienta.
- Factusol: Programa versátil que permite emitir facturas y controlar inventarios.
- Sage 50cloud: Software avanzado que combina facturación, contabilidad y gestión empresarial.
- Contasol: Solución gratuita para emitir facturas electrónicas y llevar registros contables básicos.
Puede consultar con Quality Conta si tiene dudas sobre qué herramienta utilizar. Además de configurar la solución más adecuada para su negocio, le daremos soporte continuo en caso de dudas o incidencias.
Complete los datos obligatorios
Asegúrese de incluir:
- Nombre o razón social del emisor y receptor.
- NIF de ambas partes.
- Fecha de emisión.
- Concepto de la operación (productos o servicios).
- Base imponible, tipo de IVA y total a pagar.
Firme digitalmente la factura
La firma digital es obligatoria y se realiza con un certificado electrónico emitido por una entidad acreditada en España. Este paso garantiza la validez legal del documento.
Genere y envíe el archivo
El formato XML es el más utilizado para las facturas electrónicas en España, ya que cumple con los requisitos técnicos del estándar Facturae, garantizando la seguridad y la integridad de la información.
Este formato permite una transmisión eficiente y es fácilmente procesable tanto por sistemas públicos como privados.
Una vez generada la factura, debe asegurarse de que el archivo se ajuste a las especificaciones técnicas establecidas, como la estructura de datos y la inclusión de la firma electrónica. Esta validación previa puede evitar errores en la recepción o el rechazo de la factura por parte del destinatario.
Para enviar el archivo, puede utilizar plataformas específicas:
- FACe: Es el punto general de entrada para facturas dirigidas a administraciones públicas en España, obligatorio para proveedores que contratan con organismos públicos.
- Plataformas privadas: Algunas empresas cuentan con sistemas propios de recepción que deben cumplir con Facturae. Es recomendable verificar con el cliente los requisitos específicos antes del envío.
Además, muchas soluciones de software incluyen funcionalidades que automatizan el envío del archivo y permiten realizar un seguimiento del estado de la factura, asegurando su correcta recepción.
En caso de incidencias, herramientas como estas ofrecen alertas y opciones para reenviar el documento, lo que agiliza los tiempos de respuesta y mejora la relación comercial.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Problemas con la firma digital: Asegúrese de que el certificado esté vigente.
- Formato incorrecto: Verifique que el archivo cumpla con el estándar Facturae.
- Datos incompletos: Revise minuciosamente antes de enviar la factura para evitar rechazos.
Ventajas de la facturación electrónica
- Eficiencia administrativa: Permite ahorrar tiempo y reducir errores al automatizar el proceso.
- Ahorro económico: Elimina costes asociados al papel y su almacenamiento.
- Cumplimiento normativo: Garantiza que las empresas cumplan con la normativa vigente en España.
- Transparencia: Facilita la trazabilidad de las operaciones comerciales.
Recomendación profesional
Si tiene dudas sobre la implementación de la facturación electrónica, le recomendamos acudir a Quality Conta, asesoría empresarial en Madrid que desde 1995 damos servicios integrales de gestión, fiscalidad y contabilidad.
Nuestro equipo profesional le ayudará a garantizar que sus facturas cumplan con todos los requisitos legales y operativos, asegurando un proceso eficiente y sin errores.
Preguntas frecuentes sobre como realizar las facturas electrónicas
¿Qué es Facturae?
Es el estándar técnico oficial en España para las facturas electrónicas. Permite estructurar la información de manera que pueda ser procesada por sistemas automáticos.
¿Cómo firmar una factura electrónicamente?
Necesita un certificado digital emitido por una entidad acreditada en España, como la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Este certificado se usa para firmar la factura y garantizar su validez legal.
¿Qué hacer si una factura electrónica es rechazada?
Debe verificar los datos incluidos, asegurarse de que el formato XML sea válido y que la firma digital esté vigente. Muchas herramientas de facturación ofrecen notificaciones y guías para solucionar errores comunes.
¿Es necesario un software específico para emisión de facturas electrónicas?
Sí, es imprescindible utilizar un software compatible con el formato Facturae. Estas herramientas no solo generan el archivo XML, sino que también ayudan a automatizar cálculos y gestionar envíos.
¿Puedo emitir facturas electrónicas sin un certificado digital?
No. El certificado digital es obligatorio para firmar electrónicamente la factura, garantizando su validez y autenticidad ante el receptor.
¿Qué sucede si no cumplo con la obligación de facturar electrónicamente?
Podría enfrentar sanciones administrativas, además de dificultades para operar con empresas o administraciones públicas, quienes requieren facturación electrónica obligatoria.
¿Puedo utilizar facturas electrónicas para operaciones internacionales?
Sí, siempre que cumplan con los requisitos del país de origen y destino. Es recomendable contar con asesoramiento profesional para asegurarse de que la factura cumple con las normativas internacionales.
