Cómo organizar un evento legal exitoso

Cómo organizar un evento de éxito en el sector legal

En el sector legal,  los eventos  se han convertido en una herramienta muy poderosa para fortalecer el posicionamiento de un despacho de abogados, atraer nuevos clientes y consolidar relaciones con los ya actuales. Desde webinars hasta conferencias, pasando por desayunos informativos o aniversarios, organizar un evento bien ejecutado no solo refuerza la marca, sino que también es un elemento muy interesante para el desarrollo de negocio.

A continuación, comparto las claves para organizar un evento legal exitoso (el concepto de éxito depende de los que objetivos que hayas fijado previamente para el evento), que van desde la planificación hasta la promoción, teniendo en cuenta siempre las mejores prácticas del Marketing Jurídico y de la Comunicación Legal y, como no, realizar el seguimiento adecuado tras su finalización.

1. Define el objetivo de tu evento

Antes de comenzar a planificar cualquier aspecto, es fundamental definir el propósito del evento. ¿Buscas atraer nuevos clientes? ¿Quieres generar visibilidad de marca en el sector? ¿Quieres generar visibilidad para un servicio concreto? ¿O tal vez deseas consolidar la relación con tus clientes actuales? Dependiendo de la respuesta, el tipo de evento variará.

Algunos ejemplos -los más habituales, hay muchos más- de eventos relevantes para firmas legales incluyen:

• Seminarios de actualizaciones legales: útiles para mantener informados a los clientes sobre cambios en la legislación y generar nuevas necesidades convertibles en negocio.
• Congresos o eventos puramente legales (nacionales e internacionales), donde los abogados pueden, además de reforzar sus conocimientos, conectar con otros abogados que les refieran asuntos. Los eventos de la IBA (International Bar Association), los que organizan los Colegios o las editoriales, son un clásico.
• Premios: los que otorgan los medios de comunicación (como Expansión, El Confidencial, Confilegal o Iberian Lawyer), suelen congregar a muchos compañeros con los que poder hacer networking o simplemente, mantener el contacto y pasar un buen rato.
• Aniversarios: de empresas, de despachos, etc. son un foro más festivo en los que suele ser más fácil generar relaciones más cercanas.
• Presentación de una firma: ideal para dar a conocer un nuevo despacho o la expansión de uno existente. Este tipo de evento ayuda a posicionar la firma en el mercado y a atraer clientes potenciales, a la vez que se presenta el offering de la firma, respaldado por su management.
• Desayunos informativos: son eventos que se realizan con un aforo muy limitado (entre 15 y 30 personas) y en los que se abordan temáticas muy concretas cuyos servicios asociados son susceptibles de ser contratados. ¿La clave? Aportar valor y prestar especial atención al networking, además de hacer un seguimiento a los asistentes.
• Congresos o eventos sectoriales: suelen enfocarse en un sector de actividad económica concreta. Un foro muy útil para ir como ponente (preferiblemente) o como asistente y poner en valor tu especialización frente a una audiencia de potenciales clientes.
• Presentaciones de libros: este formato es ideal para posicionar un expertise concreto frente a una cuidadosamente elaborada lista de posibles invitados.

2. Selecciona el formato adecuado

El tipo de evento dependerá de tu objetivo y de la audiencia a la que te diriges. Si buscas impactar a un público más amplio, posicionando a tu firma en un aspecto en concreto y generando visibilidad para la marca, un evento online podría ser el más adecuado. Sin embargo, si el objetivo es acercarte más al potencial cliente en un entorno más íntimo, un desayuno puede ser el formato más idóneo. Además, el formato del evento afectará la manera en la que se promociona. Así, por ejemplo:

• Webinars y seminarios virtuales: perfectos para llegar a audiencias más globales, permitiendo una participación remota sin barreras geográficas. Si tu objetivo es posicionamiento y visibilidad de marca, este es tu formato.
• Eventos presenciales: desayunos o almuerzos de trabajo, son ideales si tu objetivo es la captación más directa y selectiva.

3. El Marketing Jurídico y la promoción del evento

Una vez definido el objetivo y el formato, es crucial que el evento se dé a conocer de manera efectiva. Para ello, se deben emplear estrategias de Marketing Jurídico y de Comunicación ad hoc. Algunas ideas:

Redes sociales

Utiliza plataformas como LinkedIn para atraer asistentes cualificados. El contenido visual (como infografías y vídeos promocionales) puede aumentar el interés en tu contenido promocional del evento y, por tanto, la asistencia. Recuerda, en el sector legal la comunicación debe ser profesional, pero eso no significa que no pueda ser atractiva o diferencial. Usa hashtags relevantes como #EventosJurídicos, o alguno relacionado con el tema propio del evento para facilitar que te puedan encontrar (sí, LinkedIn es también un motor de búsqueda).

Email marketing

El correo electrónico sigue siendo una de las herramientas más efectivas en la comunicación legal. Segmenta tu lista de contactos y personaliza los mensajes, destacando lo que el evento puede aportar a cada destinatario (por ejemplo, “Evento | Descubre las últimas novedades de la Ley de Propiedad Intelectual”).

En esta comunicación también podrás enviar el enlace para el registro en el evento, si procede, así como todos los datos relevantes a tener en cuenta: ponentes, temática, fecha, lugar de celebración, si es presencial u online, dress code, etc.

Medios de comunicación

Los medios no suelen hacerse eco de las convocatorias a eventos, pero sí de sus conclusiones. Maximiza el esfuerzo y la inversión en el evento y dale visibilidad en medios a posteriori.

Algunas estrategias en medios también implican tribunas de opinión de los ponentes o entrevistas a los mismos de cara a dar un ‘aperitivo’ de lo que verán en el evento.

4. Crea una experiencia memorable para los asistentes

Un evento legal exitoso no depende únicamente de la calidad del contenido, sino también de la experiencia que se ofrezca a los asistentes. Asegúrate de que cada interacción, desde el registro hasta la despedida, sea impecable y mima los detalles. Algunos consejos para lograrlo esa experiencia memorable:

• Interactividad: fomenta la participación de la audiencia, por ejemplo, lanzando preguntas durante la presentación o abriendo un turno de preguntas al finalizar la misma. Otra forma de interacción es, de nuevo por mencionar un ejemplo, las encuestas en vivo.
• Networking: dependiendo del tamaño del evento, habilita espacios para que los asistentes se conecten entre sí, ya sea a través de plataformas online o en espacios físicos, como puede ser una zona de Speedy Meeting o la clásica zona de cóctel, por ejemplo.
• Material exclusivo: ofrece a los participantes contenido único, como guías prácticas o resúmenes de las sesiones, para que se lleven algo valioso del evento. Ojo, cuida el medio ambiente y no distribuyas toneladas de papel. Un QR para la descarga es más que suficiente.

5. Post-evento: seguimiento y evaluación

El evento no termina cuando se apagan las luces. El seguimiento post-evento es esencial para maximizar las posibilidades de cosechar frutos. Aquí te damos algunas ideas:

• Encuesta de satisfacción: realiza encuestas para conocer la opinión de los asistentes y mejorar así para futuras ocasiones.
• Envía emails personalizados: interesándote por una pregunta que hicieron o recogiendo el guante de “quedemos para tomar un café”.
• Publicación de resúmenes: crea un post en el blog de tu web o envía un boletín con los puntos más destacados del evento y compártelo en tus redes. A aquellas personas que han podido asistir les gustará revivir el evento y ver las fotografías que se realizaron; los que no asistieron también querrán ver un resumen de lo que sucedió.
• Generación de contenido adicional: si el evento generó discusiones interesantes, comparte los puntos clave en forma de artículos o vídeos sobre el tema.

6. Medición de resultados

Una vez finalizado el evento, evalúa el impacto conforme al objetivo fijado. Algunos indicadores pueden ser: asistentes, nuevas oportunidades comerciales generadas, visibilidad lograda, número de posts de terceros sobre el evento en redes, descargas de la información que ofrecías, etc.

Utiliza herramientas como Google Analytics para analizar el posible pico de tráfico web generado desde el inicio de la promoción hasta una semana después del evento y usa las métricas de las redes sociales para conocer el alcance de tus publicaciones.

En resumen, si te preguntabas porqué se organizan tantos eventos en el sector legal, es porque son clave para los despachos. Con una planificación adecuada y una buena estrategia de marketing y una comunicación “pre”, durante y “post”, un evento puede ser una poderosa herramienta para atraer y fidelizar clientes.

Si estás pensando en organizar un evento legal, no dudes en contactar con Diferencia Legal para garantizar que tu evento sea un rotundo éxito.

Nuria Nieto, Consultora de Marketing y Comunicación en Diferencia Legal.