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L’ufficio stampa è l’elemento che connette un’azienda o altra realtà con i mass media, potenziandone la visibilità e veicolando le notizie che la riguardano all’esterno.
L’ufficio stampa è la struttura che gestisce le relazioni con i media e organi di informazione come giornali, televisioni, radio e piattaforme digitali. Suo compito principale è diffondere informazioni rilevanti riguardanti aziende, enti pubblici o organizzazioni per cui lavora, con l’obiettivo di promuoverne l’immagine e garantire una comunicazione efficace con il pubblico.
Nel 2025 potremmo immaginare che, con lo spostamento di gran parte dell’informazione, oltre che della comunicazione, sul digitale, l’ufficio stampa sia superato. In realtà non è così, per diverse ragioni. In primo luogo perché la carta stampata ha ancora un peso importante, specialmente in alcuni ambiti, un’autorevolezza che altri canali non possiedono. E poi l’ufficio stampa lavora naturalmente anche sul digitale, così come sulla tv e sulla radio. È un ambito che si sta evolvendo nel corso del tempo e che procede in modo integrato con le altre attività e gli altri canali di comunicazione, come ad esempio le digital PR.
Che cosa è un ufficio stampa?
L’ufficio stampa è una struttura che aiuta enti pubblici, aziende private e singoli professionisti a gestire la comunicazione verso l’esterno, soprattutto verso i mass media. Il suo compito è assicurare che le informazioni diffuse siano chiare e positive, così da costruire una percezione pubblica del cliente rappresentato. Questo obiettivo viene raggiunto attraverso una comunicazione strategica e relazioni solide con i media.
Il principale strumento dell’ufficio stampa è il comunicato stampa: un testo informativo che segnala eventi, risultati o prese di posizione ritenute notiziabili. Quando un evento è particolarmente rilevante, l’ufficio stampa può organizzare una conferenza stampa, un incontro con i giornalisti per fornire dettagli e rispondere alle loro domande.
Un’altra attività importante è la rassegna stampa, ovvero il monitoraggio delle notizie pubblicate sui media riguardanti l’organizzazione. La rassegna stampa permette di valutare l’impatto delle comunicazioni e a gestire eventuali situazioni critiche. In terza battuta, l’ufficio stampa si occupa di rispondere alle richieste dei giornalisti, fornendo informazioni e materiali utili.
Non tutte le organizzazioni hanno un ufficio stampa interno. Molte scelgono di affidarsi a professionisti esterni, come consulenti o agenzie specializzate. Questi esperti offrono competenze specifiche per gestire al meglio le relazioni con i media e garantire una comunicazione efficace.
Le attività distintive di un ufficio stampa sono:
- redazione e distribuzione di comunicati stampa: preparazione di documenti che informano i media su eventi, novità o iniziative dell’organizzazione, assicurando una comunicazione chiara e tempestiva
- organizzazione di conferenze stampa: coordinamento di incontri in cui i rappresentanti dell’organizzazione forniscono ai giornalisti dettagli su temi specifici, facilitando una comunicazione diretta e approfondita
- gestione delle richieste dei media: risposta alle domande dei giornalisti e fornitura di materiali informativi aggiuntivi, mantenendo relazioni positive e collaborative con i media
- monitoraggio dei media: analisi delle notizie pubblicate per valutare la percezione pubblica dell’organizzazione e identificare eventuali necessità di intervento, contribuendo alla gestione della reputazione.
Oltre a queste attività, l’ufficio stampa costruisce e gestisce l’immagine pubblica dell’organizzazione, occupandosi della preparazione di materiali promozionali e la supervisione della presenza dell’organizzazione anche sui social media.
Cosa fa l’addetto ufficio stampa?
L’addetto stampa è la figura centrale di un ufficio stampa, è il professionista incaricato di gestire le relazioni tra un’organizzazione e i media. Questo ruolo richiede una profonda conoscenza del panorama mediatico e la capacità di mantenere aggiornati i contatti con giornalisti e redazioni, costruendo una rete di relazioni pubbliche solida e dinamica. I contatti sono il vero patrimonio di chi lavora in un ufficio stampa, e formano la mailing list, cioè l’elenco di persone cui sono inviate le comunicazioni. Per arricchirlo, gli addetti stampa devono alimentare continuamente una rete di relazioni pubbliche.
Questa attività è regolata deontologicamente dal Testo Unico dei Doveri del Giornalista.
L’addetto stampa è il riferimento per i giornalisti che hanno bisogno di entrare in contatto con una persona o una organizzazione di qualsiasi genere. È una sorta di mediatore. Pensiamo ad esempio ad un attore che il giornalista di una rivista desidera intervistare: come può farlo? L’unica strada – a meno che lo conosca personalmente – è rivolgersi all’ufficio stampa della sua casa produttrice oppure, se è in tournee in una città, all’ufficio stampa del teatro/festival/rassegna che lo ospita. La stessa cosa vale per i politici o per i personaggi pubblici di qualunque genere.
In alcune realtà non troppo grandi, può esistere un ufficio stampa e comunicazione che accorpa le funzioni specifiche dell’addetto stampa a quelle di un comunicatore. Chi scrive i comunicati stampa si occupa ad esempio anche di gestire i social media e di produrre contenuti per sito web, newsletter e altri canali online.
Le regole da seguire in un ufficio stampa
Un ufficio stampa che lavora in modo professionale miscela competenze tecniche, attenzione alle relazioni e prontezza nell’intercettare opportunità comunicative.
La prima regola da seguire è il monitoraggio costante del panorama mediatico, sia per quanto riguarda la propria realtà di appartenenza sia per le notizie relative al settore di riferimento. In questo modo si può rimanere sempre aggiornati e, soprattutto, pronti a reagire a eventuali cambiamenti o opportunità.
L’addetto stampa deve conoscere a fondo l’organizzazione e i messaggi che intende trasmettere. Le informazioni comunicate devono essere sempre esatte, verificabili e ben documentate per avere credibilità e autorevolezza nel tempo. Un errore o un’informazione imprecisa possono compromettere la reputazione dell’organizzazione.
Anche in assenza di notizie specifiche, l’addetto stampa è in grado di sfruttare temi di attualità per inserirsi nel dibattito pubblico. Trovare spunti pertinenti e inserirli in un contesto rilevante per il proprio settore aiuta a mantenere la visibilità e a posizionarsi come voce autorevole.
Un buon ufficio stampa non si limita alla gestione tecnica delle comunicazioni, ma cura le relazioni con i giornalisti e gli operatori dell’informazione. È importante instaurare un rapporto di fiducia e collaborazione, costruito anche su una dimensione umana oltre che professionale. Partecipare a eventi, avere contatti continuativi e rispondere prontamente alle richieste dei media sono buone pratiche che rafforzano queste relazioni.
Campagna stampa: cos’è e come farla
La campagna stampa è una strategia di comunicazione mirata a diffondere un messaggio, promuovere un prodotto, un evento o un’idea utilizzando i media tradizionali e digitali, come accennato per le piccole realtà. L’obiettivo è ottenere visibilità, creare consapevolezza e stimolare interesse presso il pubblico target.
Una campagna stampa implica il coinvolgimento di giornali, riviste, radio, TV e piattaforme online, e si compone delle seguenti azioni:
- definizione degli obiettivi: stabilire ciò che si vuole ottenere, come aumentare la notorietà del brand, promuovere un evento o influenzare l’opinione pubblica
- identificazione del pubblico target: comprendere chi sono i destinatari del messaggio per scegliere i media e il tono più appropriati
- creazione di materiali stampa: redigere comunicati stampa chiari, concisi e accattivanti, corredati da immagini o video di supporto. Questi materiali devono rispondere alle esigenze dei giornalisti e risultare facilmente pubblicabili
- selezione dei media: identificare i canali più adatti al pubblico e al messaggio, includendo sia testate tradizionali sia media digitali
- contatto con i giornalisti: Inviare i materiali alla stampa attraverso mailing list ben curate e instaurare rapporti diretti con i giornalisti di riferimento
- monitoraggio e analisi: verificare la copertura mediatica ottenuta e analizzare i risultati rispetto agli obiettivi prefissati.
Integrazione tra ufficio stampa e comunicazione digitale nel 2025
Nel 2025 l’integrazione tra digital marketing, content marketing e l’attività di ufficio stampa è sempre più strategica per garantire una comunicazione efficace e multicanale, supportata anche dall’integrazione con l’AI per customizzazione dei diversi tipi di canali e studio dei risultati. Questi servizi si completano a vicenda per amplificare il messaggio e migliorare la visibilità della committenza.
Il content marketing è uno dei pilastri principali. L’ufficio stampa può collaborare con i team di content creation per produrre articoli, blog post, e-book e white paper che approfondiscono temi rilevanti per il pubblico e rafforzano l’autorevolezza del brand. Inoltre, la creazione di contenuti visivi come video e grafiche può supportare le attività tradizionali di ufficio stampa, con messaggi più accattivanti e condivisibili.
L’ufficio stampa lavora a stretto contatto anche con i social media manager per diffondere comunicati stampa in formati adatti alle piattaforme digitali e per gestire campagne mirate che aumentano l’engagement. L’email marketing aiuta a distribuire comunicati direttamente a target specifici, con un alto livello di personalizzazione.
Anche la SEO e le Digital PR sono elementi integrativi chiave. Ottimizzare i contenuti per i motori di ricerca e ottenere backlink da siti autorevoli contribuisce a migliorare il posizionamento online. Questa sinergia è vitale per avere rilevanza e competere in un panorama comunicativo sempre più complesso.
Scrivere un comunicato stampa
Perché il comunicato stampa sia efficace è necessario curare soprattutto due aspetti: la scrittura e i tempi e della trasmissione. I giornalisti ricevono ogni giorno centinaia di comunicati, e per evitare che il proprio venga cestinato occorre essere chiari, immediati e accattivanti. Questo significa per prima cosa rendere subito evidente di cosa si sta parlando, in modo che il giornalista possa capirlo anche con una rapida occhiata.
Per farlo l’addetto stampa ha a disposizione il titolo e il primo paragrafo del comunicato (il cosiddetto “attacco”). Nel primo in poche parole deve apparire chiaramente di che notizia si tratta. Mentre nel secondo è essenziale che in poche righe siano riassunte le famose “5 W” della notizia: what (cosa), who (chi), where (dove), when (quando) e why (perché). Questo richiede un linguaggio semplice e diretto, che non deve essere però piatto. La chiarezza deve essere infatti accompagnata da un’esposizione che renda i contenuti accattivanti.
In fondo al comunicato si riportano i riferimenti dell’addetto stampa, in modo che i giornalisti possano contattarlo per le richieste di approfondimenti o di interviste. Mentre in apertura è opportuno collocare il logo della realtà che si rappresenta. Sempre utili, infine, link ipertestuali pertinenti per offrire ulteriori elementi di documentazione.
ESEMPIO
COMUNICATO STAMPA
Titolo: “L’azienda agrituristica TerraMia lancia un nuovo formaggio vegano artigianale”
Sottotitolo: TerraMia rivoluziona il mercato con un’alternativa sostenibile e gustosa al formaggio tradizionale.
Luogo e data: Torino, 25 ottobre 2024
Attacco
Torino, 25 ottobre 2024 – TerraMia, azienda agrituristica piemontese conosciuta per il suo impegno nella sostenibilità, presenta il suo primo formaggio vegano artigianale, realizzato interamente con ingredienti di origine vegetale e a chilometro zero. Questo innovativo prodotto, creato per rispondere alla crescente domanda di alternative vegane e rispettose dell’ambiente, porta con sé tutto il gusto e la qualità dei prodotti tradizionali di TerraMia.
Contenuti
Il nuovo formaggio vegano di TerraMia è prodotto con una miscela innovativa di ingredienti naturali, tra cui anacardi, mandorle e fermenti vegetali, che garantiscono un sapore autentico e una consistenza cremosa, tipica dei formaggi tradizionali. Grazie all’utilizzo di ingredienti provenienti dalle proprie coltivazioni e da fornitori locali, TerraMia è riuscita a creare un prodotto che non solo offre un’alternativa gustosa per chi segue un’alimentazione vegana, ma contribuisce anche a ridurre l’impatto ambientale.
“Il nostro obiettivo è offrire un’esperienza gastronomica completa che rispetti l’ambiente e valorizzi le materie prime locali. Con il nostro formaggio vegano, vogliamo portare un’alternativa autentica e salutare sulla tavola di chi sceglie di evitare prodotti animali,” spiega Margherita Bianchi, fondatrice di TerraMia.
Riferimenti
Per maggiori informazioni, richieste di interviste o approfondimenti:
Giulia Rossi, Responsabile Ufficio Stampa TerraMia
Email: stampa@terramia.com
Telefono: +39 123 456 7890
Link al sito ufficiale: www.terramia.com
L’invio del comunicato stampa
L’efficacia di un buon comunicato stampa può essere vanificata da un invio scorretto. Per non essere ignorati o finire in spam occorre per prima cosa scegliere il momento giusto. Sia in rapporto alla periodicità sia alla tipologia della testata per cui lavora il destinatario. Ad esempio i mensili hanno tempi di scrittura e chiusura diversi da quelli di un settimanale o di un quotidiano. Così come tv e radio trattano le notizie in modo differente da una pubblicazione cartacea o da un sito.
Per essere considerati, meglio evitare di inviare il comunicato stampa ai quotidiani nel week-end, così come la mattina presto o nel tardo pomeriggio. Meglio optare per la tarda mattinata o, nel caso di tv e radio, sul giusto anticipo rispetto all’edizione del tg o del giornale radio. Sempre opportuno è poi arricchire il comunicato stampa con materiale multimediale, allegando foto, immagini video e infografiche che possano essere utili alla pubblicazione.
