Teniendo en cuenta la importancia que presentan cada vez más los viajes corporativos en el día a día de las empresas, elaborar un informe de viaje de negocios se vuelve imprescindible para poder medir la efectividad de cada uno de estos desplazamientos, permitiendo evaluar la rentabilidad de los viajes, asegurar que se ha obtenido el retorno esperado en relación a los costes y, sobre todo, tomar decisiones sobre futuras inversiones.
Si estás aquí es porque seguramente te estés preguntando cómo elaborar un informe de viaje de negocios y qué KPIs son las más importantes. Pues bien, desde Destinux, te contamos todo lo que necesitas saber:
Un informe de viaje de negocios comprende un documento en el que se registran todos los gastos, actividades y resultados relacionados con un viaje corporativo; algo crucial para tener un control interno sobre todos los recursos invertidos en cada uno de estos desplazamientos. Además, el informe de viaje de negocios sirve también como herramienta para evaluar si los objetivos del viaje se han cumplido y si la inversión realizada ha sido rentable.
En cuanto a la información que debe incluir, los elementos esenciales de un informe de viaje de negocios podrían resumirse en:
- Información básica: Título, fecha y nombre de las personas involucradas en el viaje.
- Propósito del viaje: Descripción de los objetivos comerciales o estratégicos del viaje.
- Clientes y prospectos: Detalle de las personas o empresas visitadas y los prospectos obtenidos.
- Actividades y eventos: Resumen de las ferias, eventos o reuniones a los que se asistió.
- Gastos y ganancias: Listado de los gastos detallados (transporte, alojamiento, dietas, etc.) y los ingresos generados (ventas o acuerdos comerciales cerrados).
- Evaluación de resultados: Análisis sobre si los objetivos del viaje se alcanzaron y recomendaciones para futuras acciones.
¿Por qué es importante elaborar un informe de viaje de negocios?
Sin duda, elaborar un informe de viaje de negocios que comprenda la información adecuada se vuelve una tarea imprescindible para las empresas en términos de transparencia y análisis del rendimiento y la rentabilidad del viaje.
Uno de los principales beneficios es la mejora en la toma de decisiones. Contar con una visión clara de los gastos incurridos y los beneficios generados permite a la empresa determinar si un viaje ha sido rentable o si es necesario ajustar la estrategia para futuros desplazamientos.
Además, un informe de viaje de negocios bien estructurado permite optimizar los recursos financieros, ya que, como sabrás, llevar un control de los gastos ayuda a distribuir el presupuesto de manera más eficiente, evitando desvíos innecesarios y asegurando que cada inversión en viajes corporativos genere el mayor retorno posible.
Otro aspecto clave es el fortalecimiento de las relaciones comerciales. Un informe detallado permite identificar qué actividades, eventos o reuniones han generado mayores beneficios, facilitando la toma de decisiones sobre en qué iniciativas seguir invirtiendo. Esto también ayuda a mejorar la estrategia de networking y a potenciar los vínculos con clientes y socios estratégicos.
Por último, los informes de viaje permiten evaluar el rendimiento tanto del personal que ha participado en el desplazamiento como de las actividades realizadas. Analizar los resultados obtenidos ayuda a la empresa a ajustar la gestión de futuros viajes, detectar oportunidades de mejora y garantizar que cada viaje corporativo contribuya al crecimiento y desarrollo del negocio.
¿Cómo elaborar un informe de viaje de negocios eficaz?
Dada la importancia que presenta, la elaboración de un informe de viaje de negocios puede requerir grandes inversiones de tiempo y personal para lograr agrupar y analizar toda la información necesaria si no se dispone de la tecnología adecuada.
Destinux, un sistema integral de viajes diseñado para automatizar y centralizar la gestión de los viajes corporativos, facilita este proceso digitalizando cada fase del informe, optimizando así una gestión cada vez más necesaria en el día a día de las empresas:
Recolectar todos los justificantes de gasto
Antes de comenzar a redactar el informe de viaje de negocios, es fundamental recopilar todos los recibos, facturas y tickets asociados al desplazamiento. Estos documentos no solo son esenciales para garantizar un control interno de los gastos, sino que también resultan imprescindibles para la correcta deducción fiscal.
Para simplificar este proceso, Destinux permite a los empleados subir facturas y justificantes de gasto directamente desde la aplicación. Esta funcionalidad elimina la posibilidad de perder documentos físicos y facilita su gestión en tiempo real.
Incluir detalles clave del viaje
Además de registrar los gastos, un informe de viaje de negocios debe incluir detalles clave como el propósito del desplazamiento, las personas involucradas y los contactos establecidos. Esta información es fundamental para evaluar si se han cumplido los objetivos marcados y para mejorar la planificación de futuros viajes.
Para ello, Destinux permite registrar y almacenar toda la información estructurada de cada viaje en una plataforma centralizada. Gracias a esta funcionalidad, los datos pueden consultarse en cualquier momento, garantizando un control más preciso y una mejor organización de los viajes corporativos.
Clasificar los gastos
Para una gestión eficiente, es fundamental organizar los gastos de viaje en categorías como transporte, alojamiento, dietas... Una clasificación que ayuda a la empresa a optimizar su presupuesto y a identificar posibles áreas de ahorro en futuros desplazamientos.
Destinux automatiza este proceso al clasificar los gastos de manera eficiente y asignarlos directamente a centros de coste o departamentos específicos. Además, su integración con el sistema contable de la empresa permite una conciliación automática de las tarjetas corporativas, eliminando la necesidad de registros manuales y reduciendo el margen de error.
Evaluar el retorno de la inversión (ROI)
Por otro lado, evaluar el retorno de la inversión en los viajes de negocios es clave para determinar su rentabilidad y optimizar la estrategia corporativa. Con el objetivo de facilitar este proceso, Destinux genera informes detallados sobre la rentabilidad de los desplazamientos, proporcionando datos clave que ayudan a la empresa a tomar decisiones estratégicas basadas en información real y cuantificable.
Recomendaciones y mejoras
Por último, el informe de viaje de negocios debería concluir con un apartado de recomendaciones y mejoras en el que se sugieran acciones para optimizar futuros desplazamientos.
Destinux facilita este proceso al generar reportes automatizados con información clave sobre tendencias de gasto, cumplimiento de políticas de viaje y áreas de optimización, de manera que las empresas puedan realizar ajustes estratégicos que mejoren continuamente la gestión de sus viajes corporativos, garantizando un mayor control financiero y una planificación más eficiente.
Con Destinux, las empresas disfrutan de una total transparencia de los datos de cada uno de los desplazamientos, eliminando errores manuales y facilitando la elaboración de informes. ¿Quieres comprobarlo de primera mano? ¡Contacta con nosotros!
