I. ¿Qué debes saber sobre el nuevo marco legal del pasaporte de servicio?
La expedición de los pasaportes de servicio había estado regulada por el Real Decreto 825/1978, de 2 de marzo, por el que se crea el pasaporte de servicio para el personal de las representaciones diplomáticas y consulares de España en el extranjero, sin embargo, no todos los agentes que participan en la política exterior de manera habitual tienen la condición de personal diplomático o consular, por lo que se hizo necesario actualizar el marco legal del actual pasaporte de servicio, a los fines de conferir este instrumento a aquellas personas que forman parte del personal de las Misiones Diplomáticas, Representaciones Permanentes u Oficinas Consulares o se encuentran vinculadas a estas.
Atendiendo además dicha modificación a la necesidad de actualizar la regulación del pasaporte de servicio, acercándola a la de los pasaportes diplomáticos y a la realidad de la sociedad española y del funcionamiento del Servicio Exterior, al tener en cuenta la existencia cada vez más frecuente de matrimonios y parejas de hecho internacionales y el tiempo de permanencia en los puestos.
Contribuyendo de esa manera, a dotar de mayor seguridad jurídica a los titulares de un pasaporte de servicio, al ajustar su vigencia a la duración del puesto, y también al propio Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, al clarificar los supuestos y requisitos para su expedición, su retirada y su devolución.
Con base en lo antes mencionado, se dictó el nuevo marco legal del pasaporte de servicio mediante el Real Decreto 396/2025, de 20 de mayo, el cual entró en vigor el pasado 22 de mayo de 2025.
II. ¿Cómo se define el pasaporte de servicio?
De conformidad con el nuevo marco legal del pasaporte de servicio, el mismo, se define a tenor de lo previsto en el Real Decreto 396/2025, de 20 de mayo, por el que se regula el pasaporte de servicio, como: un documento especial de viaje expedido para facilitar a sus titulares el ejercicio de la Acción Exterior del Estado, en aquellos casos en que no corresponda la expedición de pasaporte diplomático.
III. ¿A quién corresponde la expedición del pasaporte de servicio?
La competencia para la expedición del pasaporte de servicio corresponde al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, de acuerdo con lo dispuesto en el citado Real Decreto. La persona titular del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación comunicará a la persona titular del Ministerio del Interior, en el plazo de dos meses, la expedición de dichos pasaportes, que serán autorizados por la persona titular de la Subsecretaría de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
IV. Supuestos en los cuales procede la expedición del pasaporte de servicio
El Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación podrá, previa valoración de las circunstancias del caso, expedir el pasaporte de servicio a las siguientes personas, siempre y cuando se encuentren en posesión de pasaporte ordinario español vigente:
- Al personal funcionario de la Administración General del Estado destinado en las Misiones Diplomáticas, las Representaciones Permanentes y las Oficinas Consulares de España a quien la normativa vigente no considere titular directo del derecho a poseer un pasaporte diplomático.
- A las personas que, sin ser consideradas titulares directas del derecho a poseer un pasaporte diplomático, participen en la Acción Exterior del Estado de manera habitual, en el marco de convenios de colaboración o en proyectos de cooperación o hermanamiento.
- Al personal funcionario del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación que realice misiones oficiales en el exterior y que por sus características o las del país receptor así lo requiera.
- A las personas que se desplacen al exterior para realizar prácticas profesionales o de formación en alguno de los órganos del Servicio Exterior del Estado por un período no inferior a nueve meses.
- Al personal de las Fuerzas Armadas desplegado en misiones militares en el extranjero por un período no inferior a tres meses.
- Al personal de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado desplegado en misiones militares o civiles en el extranjero por un período no inferior a tres meses.
- Excepcionalmente, al personal laboral de las Misiones Diplomáticas, las Representaciones Permanentes y las Oficinas Consulares de España que ostente la nacionalidad española, cuando las circunstancias del país en el que ejerza su actividad laboral así lo aconsejen.
- A las personas que realicen, con carácter temporal, misiones oficiales en el exterior que por sus características lo requieran, y para las que no se considere oportuna la expedición de un pasaporte diplomático.
V. ¿Cuándo se podrá expedir pasaporte de servicio al cónyuge o a la pareja de hecho del titular directo?
Se expedirá un pasaporte de servicio al cónyuge o a la pareja de hecho del titular directo, siempre que conviva o vaya a convivir con el titular en el extranjero y cuando las condiciones del país receptor lo requieran, a juicio del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Considerándose a tales fines, como pareja de hecho la compuesta por quienes, no hallándose impedidos para contraer matrimonio, convivan de manera estable con análoga relación de afectividad a la conyugal.
En este caso, la existencia de la pareja de hecho se acreditará mediante certificación de la inscripción en los registros específicos existentes, expedida por los mismos, así como, en los supuestos de inexistencia de dicha inscripción, mediante instrumento notarial en el que conste la existencia de la relación de análoga afectividad que la conyugal.
VI. ¿Quiénes se encuentran comprendidos dentro de la concesión del pasaporte de servicio?
La concesión del pasaporte de servicio comprenderá a los hijos menores y a los restantes familiares directos hasta el primer grado por consanguinidad o afinidad mayores de edad cuando resulte acreditada su dependencia del titular, siempre que convivan o vayan a convivir con el titular en el extranjero y cuando las condiciones del país receptor lo requieran, a juicio del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
Es importante destacar en este caso que el titular directo del pasaporte de servicio será responsable subsidiario del uso indebido de dicho documento por los titulares indirectos.
VII. ¿En qué casos no podrá conferirse el pasaporte de servicio?
No podrá en ningún caso concederse el pasaporte de servicio a las personas que se encuentren en las circunstancias previstas en el artículo 2.1 del Real Decreto 896/2003, de 11 de julio, por el que se regula la expedición del pasaporte ordinario y se determinan sus características, es decir, aquellas en las que concurran las siguientes circunstancias:
- Haber sido condenado a penas o medidas de seguridad que conlleven la privación o limitación de su libertad de residencia o de movimientos, mientras no se hayan extinguido, salvo que obtengan autorización del órgano judicial competente.
- Haber sido acordada por el Juez o Tribunal competente alguna resolución judicial privativa de libertad, o que conlleve la prohibición de abandonar el territorio nacional salvo, en éste último caso, que obtengan autorización del Juez o Tribunal que dictó la medida.
- Cuando el Juez o Tribunal haya prohibido la salida de España o la expedición del pasaporte al menor de edad o a la persona incapacitada judicialmente, de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
- Haber sido limitado motivadamente este derecho por el Ministerio del Interior en el ámbito de las medidas que deban adoptarse en los supuestos recogidos en la Ley Orgánica 4/1981, de 1 de junio, reguladora de los estados de alarma, excepción y sitio.
VIII. ¿Cuál es el periodo de validez del pasaporte de servicio?
El pasaporte de servicio tendrá una validez máxima de cinco años y coincidirá con el período en el que aquel resulte necesario para el desempeño de las funciones del causante de su expedición, a juicio del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. En este caso, los titulares directos e indirectos del pasaporte de servicio deberán devolverlo al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación cuando se extinga su vigencia, de acuerdo con lo establecido en este real decreto. Dispondrán para ello del plazo de un mes contado desde el día siguiente a que se extinga su vigencia.
Es importante tener presente que, el pasaporte de servicio será retirado, por decisión del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, cuando desaparezcan las razones que justificaron su expedición. Es importante destacar que, el titular directo estará obligado a informar al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de los cambios en sus relaciones personales que hubieran motivado la expedición de pasaporte de servicio a titulares indirectos, disponiendo para ello del plazo de un mes contado desde el día siguiente a que se produzcan los citados cambios en sus relaciones personales.
No obstante lo anterior, se considerará que el pasaporte de servicio caducará, en todo caso, por el transcurso de su plazo de validez.
