Tu equipo de ventas ha trabajado duro, ha calificado una oportunidad, ha mantenido reuniones productivas y ha elaborado un presupuesto comercial a medida y con un presupuesto que puede sentirse como irresistible y con más valor añadido que cualquier otra.
Sin embargo el cliente no se pronuncia, ni siquiera ha respondido al email de la oferta con un simple «gracias» o un «recibido».
Este es el momento en que muchos procesos de venta se estancan y aquí comienzan las dudas sobre cuándo empezar el seguimiento del presupuesto, durante cuánto tiempo, con qué frecuencia, con qué intensidad …, cada cliente es un mundo, cada venta una aventura diferente.
La línea entre la persistencia profesional y la presión molesta es muy delgada.
Los seguimientos de los presupuestos de una forma inadecuada, en cualquier sentido, puede arruinar una oportunidad prometedora y por ende, la venta.
En DRV, al ofrecer servicios de seguimiento de presupuestos como parte de la gestión de relaciones con clientes, tenemos claro que la clave no está en la insistencia, sino en una estrategia de seguimiento basada en el valor y la inteligencia.
El cambio de mentalidad: De «perseguir una respuesta» a «acompañar hacia una decisión»
El error más común en el seguimiento de un presupuesto es enfocar la comunicación y el pensamiento en nosotros mismos, en nuestra propia necesidad, lo que termina convirtiendo el seguimiento los presupuestos en una persecución.
Sin embargo, el cambio estratégico consiste en adoptar una mentalidad de consultor, con un objetivo de guiar y ayudar al cliente a tomar la mejor decisión para él y su negocio.
Incluso aunque la decisión o la venta finalmente no se decante por nosotros. Cada conversación, email o reunión con el cliente debe ser una oportunidad para aportar valor, resolver dudas y facilitar su proceso interno de evaluación.
Si el cliente percibe que estás ahí para ayudar, y no para presionar, su sentimiento influenciará directamente, y de forma positiva, en la percepción sobre tu oferta, y por tanto en el seguimiento de tu presupuesto.
La estrategia proactiva: Planifica el seguimiento antes de enviar el presupuesto
El mejor seguimiento de presupuesto comienza incluso antes de pulsar «enviar» en el correo electrónico con la oferta adjunta. Al finalizar la reunión en la que acuerdas enviar el presupuesto, cierra la conversación estableciendo expectativas claras y siguientes pasos bien definidos. Haz una pregunta como:
Perfecto, prepararé la propuesta con todo lo que hemos comentado. ¿cerramos agendas para comentar el presupuesto conjuntamente?
Al acordar una fecha y hora concretas, aferras al compromiso de ambas partes (también la del cliente) para revisar el presupuesto y en una futura llamada o reunión, abordar el inicio del cierre de la venta.
Esto es gracias al cumplimiento de un acuerdo previo, y al mismo tiempo, te otorga un permiso explícito para hacer el seguimiento del presupuesto.
Una vez enviado el presupuesto, es hora de ejecutar un seguimiento inteligente y profesional:
- Planifica tu cadencia: No improvises, y define una secuencia de entre 5 y 15 seguimientos programados y espaciados en el tiempo.
- Utiliza diferentes medios y canales: No te limites al email, el teléfono humaniza y, quizás, un mensaje sutil en LinkedIn puede estimular una respuesta.
- Aporta valor en cada seguimiento:
- Un email breve confirmando y recordando la fecha acordada para el seguimiento.
- Casos de éxito o casos de uso con clientes con necesidades similares.
- Comparte un artículo o un dato relevante sobre su sector.
- Ofrece resolver una duda específica.
- Presenta a otra persona de tu equipo, jefe de proyecto, técnico especialista, preventa, …, alguien que aporte valor.
- Personaliza cada mensaje: Todos estamos ya aburridos de recibir cientos de mensajes iguales. Demuestra que lo has escuchado, que entiendes su situación y estás comprometido con su empresa.
- Sé consultor y haz preguntas como un consultor, preguntas que inviten al diálogo.
- Valora su tiempo, y el tuyo al mismo tiempo. Cada seguimiento ha de ser rápido, ágil y directo.
- Una retirada a tiempo es una victoria Si no hay ninguna respuesta tras varios intentos, no dudes en enviar un mensaje de cierre de seguimiento:
He intentado localizarte varias veces sin éxito, y entiendo que las prioridades pueden haber cambiado. Por mi parte, doy por cerrada esta oportunidad por ahora para no molestar, pero seguiré a tu disposición para retomarlo en el futuro.
Seguimiento de ofertas para empresas B2B
DRV consultoría comercial: Servicios de seguimiento de ofertas o formación que convierte
En DRV pensamos que el seguimiento estratégico de presupuestos es una pieza clave de cualquier estrategia comercial. Por ello ofrecemos servicios de gestión de relaciones con clientes, y también planes de formación comercial de alto impacto que ayuden a nuestros clientes a aumentar su conversión, sus ventas, y su ROI.
No creemos en guiones rígidos, ametralladoras de envío de mensajes iguales y sin personalizar, sino en dotar a los equipos de ventas de las herramientas, mediante servicios y/o capacitación o formación.
Enseñamos a tu equipo a diseñar cadencias de seguimiento efectivas, a generar contenido de valor para cada interacción y a dominar el arte de la comunicación consultiva.
En resumen: Un buen seguimiento es valor
Hacer un seguimiento de un presupuesto enviado de forma más eficaz es un arte que equilibra persistencia, paciencia y, sobre todo, valor. Al transformar cada punto de contacto en una oportunidad para ayudar, no solo facilitarás el cierre de la venta, sino que fortalecerás la relación con tu futuro cliente desde el primer momento.
¿Inviertes demasiado tiempo en el seguimiento de ofertas o no obtienes resultados? Coordina una videoconferencia con DRV consultoría comercial y te mostraremos cómo transformar vuestros seguimientos en cierres exitosos.
