Uno de los compromisos esenciales que deben asumir los empresarios es llevar adecuadamente los libros contables y societarios obligatorios. Entre ellos se encuentran: el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales (artículo 25 del Código de Comercio “CC”), el libro de actas de juntas y órganos colegiados art. 26 CC y artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil “RRM”), así como el libro registro de socios en el caso de sociedades limitadas (artículo 27 y artículo 28 del Código de Comercio).
Asimismo, los administradores de las sociedades tienen la obligación de formular las cuentas anuales dentro de los tres (3) meses siguientes al cierre del ejercicio social (artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital “LSC”) y de someterlas a la aprobación de la Junta General dentro de los seis (6) primeros meses del ejercicio siguiente (artículo 164 de la Ley de Sociedades de Capital LSC).
El órgano de administración debe formular las cuentas anuales en un plazo máximo de tres (3) meses tras el cierre del ejercicio. Las cuentas incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el informe de gestión (si procede) y la propuesta de aplicación del resultado, así como las cuentas consolidadas cuando corresponda. Así, si el ejercicio social termina el 31 de diciembre de 2025, la fecha límite de formulación será el 31 de marzo de 2026.
La aprobación de las cuentas debe hacerse dentro de los seis (6) primeros meses del nuevo ejercicio, por lo que el plazo máximo sería el 30 de junio de 2026.
Una vez aprobadas, las cuentas deben depositarse en el Registro Mercantil en el plazo de un (1) mes desde su aprobación (artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital y artículo 365 RRM). Si se aprueban el 30 de junio de 2026, el depósito debe realizarse antes del 30 de julio de 2026.
Recomendaciones antes de formular las cuentas:
- Confirmar si la sociedad puede utilizar el formato abreviado de cuentas.
- Evaluar la obligación de auditar las cuentas, renovación del auditor o exención.
- Verificar si la sociedad debe consolidar cuentas con otras entidades del grupo.
- Comprobar si puede aplicarse el resultado deseado, por ejemplo, dotando la reserva legal con el 10% del beneficio.
- Analizar obligaciones adicionales que deriven de estatutos, pactos de socios o acuerdos de inversión.
El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones económicas, responsabilidades para los administradores y otros efectos negativos. Más detalles en este otro artículo sobre sanciones por no presentar cuentas anuales.
2) Legalización de libros mercantiles
La legalización de los libros debe realizarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes al cierre del ejercicio (artículo 333 RRM). Siguiendo el ejemplo anterior, si el ejercicio social concluye el 31 de diciembre de 2025, el plazo será hasta el 30 de abril de 2026.
- El libro de actas debe legalizarse si ha habido juntas o reuniones del órgano de administración.
- El libro registro de socios debe legalizarse si ha habido transmisiones, creación o cargas sobre participaciones sociales.
Fechas clave si tu sociedad cerró el ejercicio el 31/12/2025:
- Formulación de cuentas anuales: hasta el 31 de marzo de 2026
- Legalización de libros: hasta el 30 de abril de 2026
- Aprobación de cuentas: hasta el 30 de junio de 2026
- Depósito de cuentas: hasta el 30 de julio de 2026
¡Cuidado! No cumplir con la formulación de cuentas y la legalización de libros puede derivar en sanciones legales y fiscales, y comprometer la responsabilidad de los administradores.
¡Déjanos ayudarte!
Desde Metricson, podemos ayudarte en la legalización de tus cuentas para cumplir con los requisitos legales y estatutarios de tu sociedad.
Revisaremos toda la documentación societaria pertinente para realizar de manera correcta la convocatoria.
En caso de que el proceso de convocatoria plantee numerosas dificultades, podremos proponerte los cambios estatutarios necesarios para agilizar su proceso de manera efectiva, cumpliendo con los requisitos legales y adaptándolos a la práctica actual.
En caso de no poder convocar a tiempo, si se prevé esta modalidad en los estatutos, podemos preparar un acta por escrito y sin sesión aprobando las cuentas anuales.
Si finalmente tu sociedad requiere de la celebración de una junta general universal de socios para aprobar las cuentas anuales, nos aseguraremos de llevarla a cabo cumpliendo con la legalidad.
Una vez se celebre la reunión, podremos levantar acta de la misma, coordinar su firma y preparar la certificación oportuna para su presentación e inscripción al Registro Mercantil.
Si deseas evitar riesgos, prevenir posibles incumplimientos y las correspondientes sanciones, déjate ayudar y asesorar por nosotros.
Artículo escrito por:
Abogada – Corporate y M&A
pilar.casasnovas@metricson.com
Sobre Metricson
Metricson es una firma pionera en servicios legales para empresas innovadoras y tecnológicas y especializada en mercantil. Desde su nacimiento en 2009, ha asesorado a más de 1.400 empresas de 14 países distintos, incluyendo startups, inversores, grandes corporaciones, universidades, instituciones y gobiernos.
Si quieres contactar con nosotros para cualquier aspecto de asesoramiento legal, no dudes en escribirnos a contacto@metricson.com. ¡Estamos deseando hablar contigo!
