La idea ha agradat. Hi ha famílies interessades i el viatge de final de curs sembla que podria tirar endavant.
I llavors arriba una pregunta molt lògica:
“Molt bé… i ara qui s’encarrega de tot?”
Qui gestionarà les inscripcions? Qui controlarà els pagaments? Qui atendrà els dubtes de les famílies? I si algú cancel·la? Què passarà si hi ha una incidència durant el viatge?
És aquí quan una iniciativa que feia il·lusió pot començar a semblar molta feina.
A Promoviatges treballem amb grups d’estudiants i hi ha una idea que considerem especialment important:
Impulsar un viatge des de l’AFA no significa haver de gestionar-lo tot.
Organitzar millor no vol dir repartir més feina. Vol dir decidir bé qui s’encarrega de cada cosa.
Primer de tot: quin paper vol assumir el centre?
No hi ha una única manera d’organitzar un viatge de final de curs. Cada centre pot tenir els seus criteris i el paper de l’AFA, del centre i de les famílies pot variar segons com es plantegi el projecte.
Per això, abans d’assumir compromisos, convé parlar amb el centre.
Quatre preguntes poden ser suficients per començar:
- El centre veu viable la iniciativa?
- Quin paper està disposat a assumir?
- Hi haurà professorat o altres responsables acompanyants?
- Hi ha procediments, calendaris o criteris interns que calgui tenir en compte?
No cal resoldre-ho tot en una primera reunió. L’important és evitar començar a organitzar abans d’haver acordat com s’organitzarà.
Què pot aportar l’AFA… i què no necessita assumir?
L’AFA pot ser clau per posar el projecte en marxa: detectar l’interès, escoltar les famílies, identificar necessitats, parlar amb el centre i ajudar a donar forma a la iniciativa.
Però això no significa necessàriament que també hagi de gestionar reserves, cobraments, consultes individuals, serveis o incidències.
Una bona pregunta és:
Abans de preguntar “qui ho farà?”, pregunteu-vos “qui és la persona o entitat adequada per fer-ho?”.
Per exemple, és útil que les famílies puguin expressar quin pressupost consideren assumible. No necessàriament ho és sotmetre a votació cada hotel, activitat o horari.
Definir bé els papers des del principi pot evitar molta feina després.
Si encara esteu en una fase més inicial, aquí us expliquem com passar de la idea a una primera proposta de viatge.
Feu la prova de les 45 famílies
Imagineu que demà feu el sondeig i 45 famílies confirmen que volen participar.
Fantàstic.
Ara penseu:
Qui gestionarà les 45 inscripcions? Els pagaments? Les dades dels participants? Les consultes particulars? Els canvis? Les possibles cancel·lacions?
Si la resposta automàtica és “algú de l’AFA”, feu-vos una segona pregunta:
Ho ha de gestionar realment l’AFA o hi ha una manera més fàcil de fer-ho?
És molt millor respondre aquesta pregunta abans d’obrir les reserves que descobrir el problema quan ja teniu desenes de famílies inscrites.
Qui gestionarà les reserves i els pagaments de les famílies?
Aquest és un dels punts que pot generar més càrrega administrativa i, alhora, un dels que es poden simplificar més.
A Promoviatges podem oferir una gestió individualitzada de les reserves, de manera que les famílies puguin gestionar la seva inscripció i fer els pagaments directament a l’agència.
Per a l’AFA això significa no haver de recollir diners, controlar transferències família per família ni fer el seguiment individual dels pagaments.
I hi ha un segon avantatge: les famílies disposen d’un interlocutor professional per a les qüestions relacionades amb la seva reserva.
Ha arribat el meu pagament? Què passa si finalment el meu fill no pot viatjar? Quan he de fer el següent pagament?
Aquestes consultes formen part de la gestió d’un viatge. No necessàriament han de formar part de la feina de l’AFA.
Una bona organització s’ha de notar durant el viatge, però també en tot el que passa abans.
Quina feina us pot evitar una agència especialitzada?
En un viatge de final de curs, una agència especialitzada pot assumir la gestió dels serveis del viatge, les reserves i, segons el model acordat, els pagaments individuals de les famílies, a més d’oferir suport durant el viatge.
Per això, quan valoreu una agència, no miraríem només la destinació i el preu.
També preguntaríem:
Quina part de la gestió assumirà?
Qui atendrà les famílies?
Qui ens ajudarà si apareix un problema?
A Promoviatges podem gestionar els serveis acordats del viatge, oferir gestió individualitzada de les reserves i donar suport abans de la sortida. Durant el viatge, els nostres grups disposen d’assistència 24 hores.
Això significa que, davant d’una incidència, la resposta no ha de dependre que algú de l’AFA intenti esbrinar a qui ha de trucar o com solucionar-la.
Checklist AFA: 6 coses que convé tenir clares abans d’obrir les reserves
Abans de posar en marxa el viatge, comproveu aquestes sis qüestions:
☐ El centre coneix el plantejament i sabem quin paper assumirà.
☐ Tenim un interlocutor principal per al projecte.
☐ Hem acordat qui informarà les famílies.
☐ Sabem qui gestionarà les reserves i els pagaments.
☐ Sabem qui atendrà les consultes particulars de les famílies.
☐ Sabem a qui recorrerem si apareix una incidència abans o durant el viatge.
Si encara no podeu marcar totes les caselles, no significa que no pugueu continuar.
Significa que ja sabeu quines preguntes necessiteu resoldre.
I detectar què no voleu o no podeu gestionar des de l’AFA també és una bona manera de saber què necessiteu demanar a l’agència.
I si alguna cosa no va com estava prevista?
Aquesta pregunta és millor fer-la abans de contractar que quan apareix el problema.
Quan compareu propostes, no mireu només què passarà si tot funciona perfectament. Pregunteu també:
- A qui trucarem davant d’una incidència?
- Hi haurà assistència fora de l’horari d’oficina?
- Quines cobertures té el viatge?
A Promoviatges els nostres grups no depenen de trobar algú disponible fora d’horari.
I aquest és precisament un dels aspectes que caldrà tenir en compte quan comparem dues propostes que, sobre el paper, poden semblar similars.
Com es pot simplificar el procés amb Promoviatges?
El model concret dependrà de cada centre i de cada viatge, però el plantejament pot ser senzill:
| AFA | Centre i famílies | Promoviatges |
| Impulsa la iniciativa, detecta necessitats i facilita el contacte. | Valoren la proposta i prenen les decisions que corresponguin. | Ajuda a donar forma al viatge, gestiona els serveis acordats, pot gestionar individualment les reserves i els pagaments de les famílies i ofereix suport abans i durant el viatge, amb assistència 24 hores. |
L’objectiu és que l’AFA pugui aportar valor al projecte sense assumir una càrrega administrativa i operativa que no necessita tenir.
L’AFA pot impulsar el viatge sense carregar amb tot
Si només haguéssiu de retenir una idea d’aquest article, seria aquesta.
Parleu amb el centre, acordeu els papers i decidiu què voleu gestionar i què preferiu delegar.
I quan valoreu una agència, no pregunteu només:
“Quant costa el viatge?”
Pregunteu també:
“Quina part de tota aquesta feina ens ajudareu a gestionar?”
La resposta pot ser tan important com el preu.
Descobreix com organitzem els viatges de final de curs i quina part de la gestió podem assumir. Aquí.
Voleu impulsar el viatge però no teniu clar com gestionar-lo?
Expliqueu-nos en quin punt esteu. Us podem ajudar a donar forma a la proposta i veure quina part de la gestió podem assumir perquè sigui més fàcil per a l’AFA, el centre i les famílies.
Preguntes freqüents
Pot una AFA o AMPA impulsar un viatge de final de curs?
Sí, una AFA pot ajudar a detectar l’interès de les famílies i impulsar la iniciativa. La manera concreta d’organitzar-la dependrà del centre i de com es plantegi el projecte, per això convé acordar des del principi quin paper assumirà cadascuna de les parts.
Qui és el responsable si hi ha un problema durant el viatge, l’AFA o l’agència?
Depèn del que s’hagi acordat amb l’agència. Quan Promoviatges gestiona els serveis del viatge i ofereix assistència 24 hores, és l’agència qui respon davant d’una incidència durant el viatge, i no l’AFA qui ha d’improvisar una solució.
Cal que l’AFA signi algun acord amb l’agència o amb el centre?
És recomanable deixar per escrit quin paper assumeix cadascú (AFA, centre i agència) abans d’obrir les inscripcions, encara que sigui de manera senzilla. Evita malentesos si més endavant sorgeix algun dubte sobre qui havia de gestionar què.
Què convé preguntar a una agència abans de contractar el viatge?
A més del preu i els serveis inclosos, convé preguntar qui gestionarà les reserves i els pagaments, com s’atendran les famílies, quines assegurances i condicions s’apliquen i quin suport tindrà el grup davant d’una incidència.
Encara et ronden dubtes pel cap? Escriu-nos per WhatsApp o truca’ns, i t’acompanyarem en tot el que necessitis. I si t’agradaria descobrir totes les destinacions de mercats de Nadal que hem preparat aquesta temporada a Promoviatges, vine a conèixer-les de primera mà a les nostres presentacions, del 15 al 30 de setembre: hi repassarem destinacions, dates i tot el que necessites saber abans de decidir. Apunta’t aquí!
