Hola equipo 👋
Con motivo del creciente uso de herramientas de Inteligencia Artificial (IA) y otros servicios online, queremos recordar una cuestión importante relacionada con la protección de la información de la empresa y de los datos personales.
Por seguridad, no está permitido introducir, subir o compartir en herramientas externas información de la empresa que pueda ser confidencial, sensible o contener datos personales, salvo que la herramienta haya sido previamente autorizada por la empresa.
Esto incluye, entre otros:
- Documentos internos, contratos, facturas, nóminas o documentos de clientes y proveedores.
- Datos personales de empleados, clientes o terceros.
- Información económica, precios, tarifas, presupuestos o información comercial.
- Contraseñas, credenciales, datos de acceso o información de sistemas.
- Fotografías, documentos o archivos que contengan información privada o confidencial.
Por ejemplo, no debemos subir un PDF de una factura de un cliente a ChatGPT u otra herramienta externa para que lo resuma, ni utilizar servicios online de conversión, edición o compresión de documentos cuando estos contengan información empresarial o personal.
Para estos casos, la empresa dispone de herramientas y alternativas internas que permiten realizar muchas de estas tareas sin necesidad de enviar la información a terceros.
En el caso de utilizar Inteligencia Artificial, el hecho de que una herramienta sea gratuita o conocida no significa que sea adecuada para trabajar con información de la empresa.
Ante la duda, pregunta antes de subir la información
La Inteligencia Artificial puede ser una herramienta muy útil para nuestro trabajo, pero debemos utilizarla de forma segura, responsable y conforme a las normas de protección de datos y seguridad de la información.
¿Qué debemos hacer los empleados?
No necesitamos ser expertos en protección de datos ni en Inteligencia Artificial.
Solo debemos aplicar unas 7 reglas sencillas:
Regla 1️⃣: Antes de subir un documento, piensa qué contiene
- ¿Tiene datos personales?
- ¿Tiene información confidencial?
- ¿Tiene información económica?
- ¿Tiene información de clientes o proveedores?
- Si la respuesta es sí, consulta antes.
Regla 2️⃣: No utilices herramientas externas por comodidad
Que una página web permita hacer algo rápidamente no significa que podamos utilizarla con documentación de la empresa.
Regla 3️⃣: No utilices cuentas personales o gratuitas para información empresarial
Utiliza únicamente las herramientas autorizadas por la empresa.
Regla 4️⃣: Si puedes quitar un dato, quítalo
No envíes información que no sea necesaria.
Regla 5️⃣: Revisa las respuestas de la IA
La IA puede equivocarse.
Regla 6️⃣: Nunca introduzcas contraseñas o credenciales
Las contraseñas, claves y datos de acceso nunca deben introducirse en una IA o servicio online.
Regla 7️⃣: Ante la duda, pregunta
No es necesario conocer toda la normativa. Si no estás seguro de si puedes utilizar una herramienta externa o introducir determinada información, consulta previamente con el departamento de IT
Una IA puede ayudarnos a redactar un documento en segundos, analizar información o automatizar tareas que antes requerían mucho tiempo. Pero esa comodidad nunca debe llevarnos a olvidar algo fundamental:
La información de la empresa es responsabilidad de todos.
Hemos publicado un artículo donde explicamos con más detalle sobre “Inteligencia Artificial y herramientas externas en la empresa: cómo proteger nuestros datos e información 🤖”. Recomendamos su lectura, ya que no os llevará más de 7 minutos.
Gracias por vuestra atención y colaboración
Dpto. IT
