Un documento puede tener el contenido perfectamente pensado y, aun así, dejar fuera a parte de las personas que intentan acceder a él: basta con un contraste insuficiente, una tabla demasiado densa o una imagen sin una descripción que aporte información útil.
La buena noticia es que la mayoría de estos problemas no tienen una solución complicada. Y no hace falta ser una experta en accesibilidad para aplicarlos: con criterios sencillos, al maquetar en Word, Canva o cualquier otro editor, se puede mejorar mucho la experiencia de quien lee, sea cual sea su forma de acceder al contenido.
En este post repasamos los errores más habituales al diseñar documentos (memorias, informes, dípticos…) y cómo solucionarlos, con ejemplos concretos y una checklist para autoevaluar vuestros propios diseños.
Qué entendemos por diseño accesible
Antes de entrar en el detalle, conviene dejar claro qué vamos a tratar en este post y qué no.
Sí vamos a hablar de:
- Decisiones de diseño y maquetación: contraste, tipografía, uso del color, tablas, gráficos, imágenes, distribución de la página.
No vamos a hablar de:
- Redacción accesible de contenidos (cómo escribir textos claros y comprensibles).
- Etiquetado técnico de documentos (estructura semántica, orden de lectura para lectores de pantalla, metadatos).
- El detalle normativo de estándares como WCAG 2.1 o PDF/UA.
Esto último merece una aclaración importante: los criterios que vas a encontrar en este post te acercan a lo que piden normativas como WCAG 2.1 o PDF/UA, pero no equivalen a cumplirlas. Aplicar buen contraste o no depender solo del color es un paso real hacia la accesibilidad, pero cumplir una normativa exige, además, revisión técnica y criterios que van más allá del diseño visual. Piénsalo así: este post te ayuda a empezar a diseñar en modo accesible, no es un certificado de que ya lo eres. Y esa forma de pensar el diseño, una vez interiorizada, hace que cada vez tengas que revisarla menos «de memoria».
1. La accesibilidad se decide al plantear el diseño
El error más habitual es pensar en accesibilidad demasiado tarde. Cuando el documento ya está maquetado y lo único que queda es «exportarlo bien», casi todas las decisiones importantes ya están tomadas. Y muchas de ellas ya no se pueden corregir sin rehacer el documento entero.
La accesibilidad no es un ajuste de última hora, es una decisión de diseño. Se trabaja con la herramienta que uses, sea la que sea, mucho antes de que exista un PDF, una web o cualquier otro soporte final.
Algunas decisiones que tomamos casi sin pensar en la fase de maquetación, y que luego condicionan todo lo demás:
- Elegir una paleta de color sin comprobar el contraste.
- Diseñar tablas o gráficos que dependen solo del color para diferenciar información.
- Usar imágenes con texto incrustado en lugar de texto real.
- Saturar una página porque «hay que meter mucha información».
Ninguna de estas decisiones se soluciona exportando mejor. Si no se piensan al diseñar, luego solo queda maquillar el problema.
2. Problemas habituales al maquetar documentos (y cómo evitarlos)
2.1 Texto que no se lee bien
Parece lo más obvio, pero sigue siendo uno de los fallos más frecuentes: un texto técnicamente correcto que, en la práctica, cuesta leer.
Tamaños de letra insuficientes. Reducir el tamaño de la letra para que «quepa todo» es una de las trampas más habituales cuando el contenido no cabe en el espacio previsto. Como referencia práctica, en un documento pensado para PDF o impresión, el cuerpo de texto no debería bajar de 11-12 puntos. En web, el mínimo recomendable ronda los 16 píxeles. Antes de reducir el tamaño, la pregunta debería ser otra: ¿sobra contenido o falta espacio?
Tipografías poco legibles. No todas las tipografías igual de bonitas son igual de legibles. Las fuentes muy decorativas, con trazos finos o con demasiado carácter, dificultan la lectura, sobre todo en bloques largos de texto. Lo habitual es reservarlas para títulos puntuales y usar tipografías sin serifas, sencillas y con buena legibilidad para el cuerpo del texto.
Interlineado y jerarquías confusas. Un texto apretado, sin espacio entre líneas, cansa la vista. Como referencia, un interlineado de 1,5 suele ser un buen punto de partida para el cuerpo de texto. Y si además no hay una jerarquía clara entre títulos, subtítulos y cuerpo de texto (mismo tamaño, mismo peso, mismo color para todo), quien lee no tiene forma de saber por dónde empezar ni qué es más importante.
Herramientas como Word o Canva ya incorporan avisos y sugerencias sobre tamaño, contraste o legibilidad general mientras diseñas (lo verás con más detalle en el apartado de herramientas al final del post), así que apoyarse en ellas ayuda a no dejarlo solo al ojo.
👉 Criterios básicos de maquetación accesible: al menos 11-12pt en documentos y 16px en web para el cuerpo de texto, tipografías sin serifas, interlineado de 1,5 y jerarquía visual clara entre niveles de título.
2.2 Contraste insuficiente entre texto y fondo
Fondos de color o imagen que dificultan la lectura. Un texto blanco sobre un fondo de color claro, o superpuesto a una fotografía con zonas de bajo contraste, puede quedar precioso en el diseño y ser casi ilegible en la práctica. Este problema es especialmente común en portadas, citas destacadas o infografías, donde es fácil priorizar el efecto visual sobre la lectura. La solución no siempre pasa por cambiar de color entero: a veces basta con mover ese mismo color hacia un tono más oscuro o más claro (según si el texto encima es blanco o negro) para recuperar el contraste sin perder la paleta.
Uso de colores corporativos sin ajustar. Los colores de marca no siempre están pensados para funcionar como combinación de texto y fondo. Un color corporativo puede ser perfecto para un logo y insuficiente para escribir texto encima. Esto no significa renunciar a la identidad visual, sino ajustar cómo se aplica: ese mismo color puede usarse en detalles, iconos o fondos de bloques, y reservar el texto para combinaciones con más contraste.
Existen herramientas que ayudan en esta labor, como verás en el apartado de herramientas al final del post, aunque el criterio humano siempre debe tener la última palabra.
👉 Ajustes habituales para mejorar la legibilidad: oscurecer o aclarar ligeramente un color de fondo (según el color del texto que lleve encima), evitar texto directamente sobre imágenes con zonas de bajo contraste, y verificar la combinación antes de darla por buena.
2.3 Usar solo el color para comunicar
Gráficos, tablas o destacados que dependen solo del color. Es muy habitual diferenciar categorías, estados o niveles de importancia usando únicamente el color: verde para lo positivo, rojo para lo negativo, un color distinto por cada línea de un gráfico. El problema es que una parte de las personas que leen el documento no van a poder distinguir esos colores, ya sea por daltonismo, por baja visión o simplemente porque lo están imprimiendo en blanco y negro. Si la única pista es el color, esas personas se quedan sin la información.
Categorías o estados indistinguibles. El mismo problema aparece en cosas más pequeñas: un semáforo de estados en una tabla (verde, amarillo, rojo) sin ninguna otra marca, o un destacado en el texto que se diferencia del resto solo por estar en un color distinto, sin negrita, cursiva ni ningún otro recurso.
La solución no es renunciar al color, que sigue siendo un recurso visual muy útil, sino no dejarlo solo. Basta con acompañarlo de un segundo recurso: un icono, una etiqueta de texto, un patrón de trama o simplemente variar también la forma o el grosor del trazo en un gráfico.
👉 Alternativas visuales accesibles: añadir iconos o texto junto al color, usar patrones o texturas además de tonos distintos, y comprobar que la información se entiende igual si se quita el color (por ejemplo, mirando el documento en escala de grises).
2.4 Tablas difíciles de entender
Tablas demasiado densas. Cuando una tabla intenta meter demasiada información en poco espacio (muchas columnas, texto largo dentro de cada celda, filas muy juntas, subencabezados o secciones anidadas que complican la estructura), cuesta entender la información que muestra. Y si, además, hay que hacer zoom o girar el móvil para verla entera, la mayoría de las personas simplemente la abandona.
Mala jerarquía visual. Una tabla sin una cabecera claramente diferenciada, o donde no queda claro qué fila corresponde a qué dato, obliga a quien lee a ir comprobando celda por celda para no perderse. La cabecera debería distinguirse a simple vista, con un peso o color diferente al resto de filas.
Uso incorrecto de color, alineaciones o separadores. Las líneas de separación (o su ausencia) y la alineación de los números y el texto no son un detalle estético: son lo que permite seguir la tabla con la vista sin perder la fila. Alinear números a la derecha, texto a la izquierda, y marcar las filas con líneas claras ayuda más que fiarlo a un color de fondo suave, que no todo el mundo distingue igual de bien.
Si vuestra entidad usa Word o Canva para maquetar, ambos incluyen estilos de tabla predefinidos pensados para mantener esta jerarquía sin tener que ajustarla a mano cada vez (más en el apartado de herramientas).
👉 Cómo diseñar tablas más claras y comprensibles: simplificar el contenido de cada celda, mantener la cabecera visualmente diferenciada, alinear coherentemente texto y números y dividir tablas muy largas, o con estructura muy anidada, en varias más simples si es necesario.
2.5 Gráficos que no se interpretan bien
Gráficos sobrecargados. Meter demasiadas variables en un solo gráfico (muchas líneas, muchas barras, muchas categorías a la vez) puede parecer una forma de «aprovechar el espacio», pero el resultado suele ser el contrario: nadie es capaz de sacar una conclusión clara de un vistazo. Si un gráfico necesita explicación detallada para entenderse, probablemente sea mejor dividirlo en varios más sencillos.
Exceso de colores. Diferenciar categorías usando solo el color (cada línea, cada barra o cada «quesito» de una tarta en un tono distinto) es uno de los errores más comunes en gráficos, y no debería usarse como único recurso: cuantos más colores parecidos hay que distinguir, más fácil es confundirlos. La alternativa no es evitar el color, sino no dejarlo solo: una línea que conecte cada sector con su etiqueta, un patrón o textura diferenciado, o una etiqueta directa sobre el propio dato, en lugar de fiarlo todo a una leyenda de colores. Eso sí, si hay muchas categorías, un patrón por sí solo puede volverse tan confuso como el color: en esos casos, suele ser mejor simplificar el número de categorías o dividir el gráfico.
Leyendas poco claras o confusas. Una leyenda alejada del gráfico, con un color que apenas se distingue del de al lado, u obligando a ir mirando de la leyenda al gráfico y otra vez a la leyenda, añade un esfuerzo extra que muchas veces hace que se abandone la lectura del gráfico directamente. Etiquetar directamente sobre el dato, cuando el espacio lo permite, suele funcionar mejor que una leyenda aparte.
👉 Simplificar el diseño y facilitar su interpretación: limitar el número de variables por gráfico, no depender solo del color para diferenciar categorías (etiquetas directas, líneas de conexión o patrones), y acercar las etiquetas a lo que identifican en vez de fiarlo todo a la leyenda. (El texto alternativo de estos gráficos también es clave, lo vemos en el siguiente apartado.)
