Llega ese momento del año en el que las empresas empiezan a buscar fecha, hacer listas de asistentes y mirar menús para celebrar su comida o cena de Navidad. Y conviene hacerlo con tiempo. Diciembre concentra una gran cantidad de celebraciones y los espacios más demandados suelen tener la agenda bastante ajustada.
Pero elegir dónde celebrar la comida o cena de Navidad de la empresa no debería reducirse a encontrar un menú que encaje con el presupuesto. El espacio, los horarios, la privacidad, el número de invitados o lo que ocurre después de la comida también pueden marcar la diferencia.
Desde Masia Xamandreu, con experiencia en la organización de eventos corporativos, sociales y celebraciones, saben que muchas de las dudas aparecen cuando el evento ya está en marcha. Por eso, antes de confirmar un espacio, recomiendan hacer estas preguntas.
¿El espacio será exclusivo para nuestra empresa?
En una comida o cena de Navidad el ambiente es una parte importante de la celebración. Es el momento de juntarse con compañeros, conocer a personas de otros departamentos y disfrutar de un ambiente más relajado que el habitual.
Una comida de empresa puede ser una oportunidad para que los compañeros hablen con calma, conozcan a otros miembros del equipo o simplemente disfruten de un ambiente diferente al habitual.
Por eso, antes de reservar, pregunta si tendréis una sala o espacio privado, si habrá otros eventos simultáneos y qué zonas estarán disponibles exclusivamente para vuestro grupo.
“Es importante saber qué grado de privacidad va a tener el evento y cómo estará distribuido el espacio”, explican desde Masia Xamandreu. No es lo mismo organizar una comida para diez personas que reunir a cincuenta, cien o más invitados.
¿Qué incluye realmente el precio por persona?
El precio por persona suele ser uno de los primeros datos que se miran, pero también uno de los que más dudas puede generar si no se concreta bien qué incluye.
¿Están incluidas las bebidas? ¿El café? ¿El aperitivo? ¿La sobremesa? ¿La decoración? ¿Hay barra después de la comida? ¿La música tiene un coste adicional? ¿Hay algún suplemento por determinados servicios?
Lo recomendable es pedir una propuesta lo más detallada posible y comprobar qué está incluido y qué se considera un extra. De esta manera, el presupuesto final no dará sorpresas y será mucho más sencillo comparar diferentes opciones.
La recomendación de Masia Xamandreu es valorar “el conjunto de la experiencia y no solamente el precio del menú”. En una celebración de empresa, todos esos pequeños servicios terminan formando parte del resultado final.
¿Qué pasa si cambia la lista de invitados?
Las listas de asistentes de una comida o cena de empresa de Navidad rara vez permanecen intactas desde el primer día. Hay bajas de última hora, personas que se incorporan, cambios de agenda o compañeros que finalmente no pueden acudir.
Por eso, antes de reservar, conviene saber hasta cuándo se puede modificar el número de comensales y qué condiciones existen para hacerlo.
También es importante comprobar si el espacio puede adaptarse a diferentes tamaños de grupo. Una celebración para veinte personas necesita una organización muy diferente a otra para ochenta.
La recomendación es sencilla: comunica desde el principio que el número de asistentes es provisional y pregunta qué margen existe para modificarlo. Tenerlo previsto facilita mucho la organización.
¿Qué posibilidades ofrece el espacio más allá de sentarse a comer?
Una comida de Navidad puede ser simplemente una comida. Algunas consisten simplemente en sentarse a la mesa y disfrutar de la comida. Otras incluyen un cóctel previo, unas palabras del director, una entrega de reconocimientos, un photocall, música o incluso alguna actividad para el equipo.
Por eso, antes de reservar, conviene explicar qué se quiere hacer durante la celebración y comprobar si el espacio está preparado para ello.
Desde Masia Xamandreu señalan que “el espacio debe adaptarse al tipo de evento y no al revés”. Una distribución cómoda, zonas diferenciadas para el cóctel, la comida y la sobremesa y una buena circulación de los invitados pueden parecer detalles pequeños sobre el papel, pero tienen mucho peso cuando comienza el evento.
Si tienes previsto algún momento especial, cuéntalo desde el principio. Es mucho más fácil incorporar una presentación, un discurso o una actividad cuando está contemplado desde la planificación inicial.
¿Hasta qué hora podéis quedaros?
Aquí llega uno de los puntos importantes, especialmente cuando hablamos de cenas de Navidad.
Muchas celebraciones empiezan con un aperitivo, continúan con la cena y terminan con una sobremesa que puede alargarse bastante. Si además hay música o algún tipo de fiesta posterior, conocer el horario máximo es imprescindible.
Pregunta hasta qué hora puede durar la celebración, si existe la posibilidad de ampliar el horario y qué servicios están disponibles después de la cena.
También es conveniente saber si la música está incluida, si hay restricciones relacionadas con el volumen y cuáles son las condiciones para continuar la celebración.
La clave está en no dar por hecho que el espacio funciona de una determinada manera. Cada lugar tiene sus condiciones y conocerlas de antemano permite organizar una celebración que encaje realmente con lo que busca la empresa.
Si parte de la celebración es exterior, ¿qué ocurre si hace mal tiempo?
Una masía, una finca o cualquier espacio con zonas exteriores puede resultar especialmente atractivo para una celebración de Navidad, sobre todo si es una comida, pero diciembre también obliga a pensar en la meteorología.
Aunque una comida de empresa se organice con semanas o meses de antelación, nadie puede garantizar qué tiempo hará ese día. Por eso, conviene saber si existe un espacio alternativo cubierto y si tiene capacidad suficiente para todos los invitados.
También hay que comprobar qué ocurre con un cóctel exterior, una zona de recepción o cualquier actividad que se haya previsto al aire libre.
Para Masia Xamandreu, “tener un plan B bien definido aporta tranquilidad tanto a la empresa como a los invitados”. No se trata de pensar que va a llover, sino de asegurarse de que, si ocurre, el evento pueda continuar sin improvisaciones.
¿Cómo van a volver los invitados a casa?
Es una cuestión especialmente importante en las cenas de Navidad.
Si el espacio está fuera de la ciudad o en una zona con poca oferta de transporte público, conviene valorar desde el principio cómo llegarán y volverán los asistentes.
Comprueba si hay aparcamiento, cuáles son los accesos y si existe la posibilidad de contratar un autobús o algún servicio de traslado.
Además, si durante la cena se sirve alcohol, facilitar una opción de transporte puede ser una buena forma de cerrar la celebración pensando también en la seguridad de los invitados.
Desde la experiencia de Masia Xamandreu, estos detalles de logística son parte de la organización y no deberían dejarse para el último momento.
¿Cómo se prepara y se sirve la comida?
El menú puede tener muy buena pinta sobre el papel, pero hay otra cuestión que merece la pena preguntar antes de reservar: cómo se prepara y se sirve la comida el día del evento.
Especialmente cuando hablamos de grupos grandes, no todos los espacios trabajan de la misma manera y el sistema de cocina puede influir mucho en el resultado final.
En Masia Xamandreu, por ejemplo, cuentan con catering propio y trabajan los platos para que lleguen a la mesa recién preparados, sin recurrir al recalentado. Es un detalle que puede parecer técnico, pero que merece la pena conocer cuando estás comparando diferentes opciones para una comida o cena de empresa.
También es interesante preguntar hasta qué punto el menú puede adaptarse al grupo. ¿El espacio propone el menú o puede recomendarte una opción en función del tipo de celebración? ¿Se pueden modificar platos? ¿Qué alternativas hay para personas con diferentes gustos o necesidades alimentarias?
Desde Masia Xamandreu explican que no existe un único menú que funcione igual para todas las celebraciones. El número de invitados, si se trata de una comida o una cena, el formato del evento y el perfil del grupo son algunos de los aspectos que tienen en cuenta a la hora de hacer una propuesta gastronómica.
¿Qué experiencia tiene el equipo que va a organizar el evento?
Hay cosas que no aparecen en un presupuesto, pero que pueden marcar una diferencia enorme cuando llega el día de la celebración. La experiencia del equipo que está detrás del evento es una de ellas.
Antes de reservar, merece la pena preguntar cuántos años llevan organizando este tipo de celebraciones, cuántos eventos gestionan habitualmente y cómo actúan si surge un imprevisto. Porque en una comida o cena de Navidad hay muchos elementos que deben coordinarse al mismo tiempo: invitados, cocina, servicio, horarios, música, montaje…
En Masia Xamandreu llevan más de 25 años organizando eventos corporativos, sociales y bodas. Esa experiencia, explican, les permite anticiparse a posibles problemas y reaccionar rápidamente si aparece alguno durante la celebración: “No hay espacio para la improvisación. Si surge un imprevisto, reaccionamos a tiempo para que no altere el evento”.
Al final, reservar un espacio no es solo elegir dónde vais a comer. También es confiar en quién va a estar pendiente de que todo funcione cuando llegue el momento.
