El patronato de una fundación es el órgano responsable de garantizar el cumplimiento de los fines fundacionales y de administrar sus recursos.
Su correcta gestión es esencial para el éxito y la sostenibilidad de la organización. Las funciones del patronato abarcan desde la representación legal de la fundación hasta la elaboración de cuentas anuales.
En QualityConta preparamos este artículo para que pueda asegurar que todas las actividades estén alineadas con los objetivos establecidos y cumplan con la normativa legal pertinente.
Definición y rol del patronato
El patronato se define como el conjunto de personas responsables de guiar y supervisar las actividades de la fundación. Este órgano tiene un rol decisivo en la toma de decisiones, administración de recursos y dirección estratégica de la entidad.
Los miembros del patronato tienen el deber de actuar en interés de la fundación y velar por su buen funcionamiento. Entre sus funciones principales se encuentra la planificación de actividades, la gestión del patrimonio y la elaboración de informes que aseguren la transparencia en el uso de los recursos.
Adicionalmente, el patronato también es responsable de representar legalmente a la fundación en diversas gestiones y actividades externas.
Composición del patronato
La composición del patronato es una estructura que asegura que se cuente con la diversidad y el compromiso necesarios para abordar las diferentes funciones y responsabilidades en el cumplimiento de los fines fundacionales.
Miembros y sus cargos
El patronato debe estar compuesto por un mínimo de tres miembros, los cuales pueden ocupar diferentes cargos. Cada miembro tiene su función específica dentro del grupo, contribuyendo al manejo y dirección de la fundación. Los cargos principales generalmente incluyen:
- Presidente: Es el encargado de dirigir las reuniones y representar legalmente a la fundación. Sus decisiones y liderazgo son cruciales para establecer la dirección y estrategia de la entidad.
- Secretario: Tiene la responsabilidad de mantener la documentación y actas de las reuniones. Actúa como enlace entre miembros y asegura que las comunicaciones sean fluidas y efectivas.
- Vocales: Estos miembros pueden tener especializaciones en diversas áreas, como finanzas, derecho, o gestión, contribuyendo con su experiencia a la toma de decisiones del patronato.
Personas físicas y jurídicas
El patronato puede estar formado por personas físicas, es decir, individuos que actúan de manera personal, o personas jurídicas que representan a entidades, como organizaciones o empresas.
En el caso de incluir personas jurídicas, es esencial que designen un representante físico que actúe en su nombre. Esta flexibilidad en la composición permite enriquecer la fundación con diferentes perspectivas y conocimientos.
El papel del secretario
La función del secretario no solo se limita a la gestión de documentos, sino que también contribuye a la organización interna del grupo y a la comunicación entre sus miembros.
- Secretario patrono: Este tipo de secretario es un miembro del patronato con derechos de voto y capacidad para participar activamente en la toma de decisiones. Su experiencia y conocimiento del funcionamiento interno pueden ser un recurso valioso para guiar al patronato.
- Secretario no patrono: El secretario no patrono, aunque no es parte del patronato en términos de toma de decisiones, aporta una perspectiva externa que puede ser beneficiosa. Su papel se centra en tareas administrativas, asegurando que todos los procesos se realicen de acuerdo a las normativas establecidas. Este tipo de secretario generalmente tiene voz, pero no voto, en las decisiones del patronato.
Funciones principales del patronato
El patronato desempeña un papel central en la gestión de la fundación al garantizar el cumplimiento de sus objetivos.
Las funciones que le corresponden son diversas y vitales para el buen funcionamiento de la entidad, lo que asegura su sostenibilidad y eficacia en la labor que realiza.
Cumplimiento de fines fundacionales
Una de las funciones más importantes del patronato es garantizar que todas las actividades y recursos se orienten hacia el cumplimiento de los fines establecidos en el acta de constitución de la fundación. Esto implica definir claramente la misión y los objetivos a corto y largo plazo.
El patronato debe implementar estrategias que alineen sus recursos humanos y materiales con el fin de maximizar el impacto social. Esto requiere una planificación constante y revisiones periódicas del progreso alcanzado respecto a los objetivos fijados.
Administración del patrimonio
El patronato tiene la responsabilidad de administrar de manera eficaz el patrimonio de la fundación, que incluye tanto sus bienes como sus derechos y obligaciones.
Esta gestión patrimonial es crucial para asegurar la viabilidad financiera y el correcto funcionamiento de la entidad.
Bienes y derechos
La administración adecuada de los bienes implica tanto su conservación como su aprovechamiento. Esto incluye, por ejemplo, bienes inmuebles, inversiones financieras y otros activos que la fundación pueda poseer.
El patronato debe tomar decisiones informadas sobre la utilización y, en ocasiones, la venta de estos activos para generar recursos que financien sus actividades.
Obligaciones financieras
Otra faceta de la administración del patrimonio es la gestión de las obligaciones financieras. El patronato debe evaluar y controlar los pasivos que la fundación pueda tener, asegurando que se cumplan de manera puntual y efectiva.
Esto incluye la planificación de presupuestos, el control de gastos y la búsqueda de financiación adecuada en función de las necesidades de la fundación.
Elaboración y aprobación de cuentas anuales
El patronato es responsable de la elaboración de las cuentas anuales de la fundación, las cuales deben reflejar detalladamente la situación financiera y los resultados obtenidos durante el ejercicio.
Estas cuentas son fundamentales para la transparencia y la credibilidad de la fundación frente a sus donantes y al público en general.
El proceso de aprobación de dichas cuentas implica revisión y verificación por parte de los miembros del patronato, asegurando que sean claras y precisas.
En muchas ocasiones, el patronato también deberá presentar informes de auditoría que respalden estas cuentas, cumpliendo así con la normativa vigente.
Representación legal de la fundación
El patronato actúa como representante legal de la fundación en todas las acciones legales, civiles y judiciales. Esto incluye la firma de contratos, acuerdos y la gestión de relaciones con otras organizaciones y entidades.
La representación legal también abarca la defensa de los intereses de la fundación en situaciones de conflicto.
La figura del presidente del patronato es clave en este aspecto, pues generalmente será quien asuma la representación en actos oficiales y en negociaciones con terceros.
Modificación de los estatutos
Cuando sea necesario adaptar la fundación a nuevos contextos o necesidades, el patronato tiene la facultad de modificar los estatutos.
Este proceso requiere un seguimiento de procedimientos legales específicos para garantizar que las modificaciones sean válidas y efectivas.
Cualquier cambio debe ser comunicado al protector para su aprobación, asegurando así una adecuada supervisión.
Aprobación del plan de actuación
El patronato debe elaborar un plan de actuación que contemple los objetivos y actividades de la fundación para el próximo periodo.
Este plan debe ser enviado a la agencia reguladora correspondiente en los tres últimos meses del ejercicio anterior, permitiendo una planificación estratégica y el seguimiento de metas y resultados para la evaluación de la eficacia en la gestión.
Rendición de cuentas al protector
El patronato debe estar preparado para rendir cuentas ante el protectorado, garantizando la transparencia en la gestión de los recursos.
Esto implica presentar informes sobre el uso de fondos, así como sobre el cumplimiento de actividades programadas. La rendición de cuentas fortalece la confianza de los donantes y de la sociedad en general en la labor de la fundación.
Responsabilidades básicas del patronato
Dentro de las responsabilidades básicas del patronato, cada miembro debe ser consciente de sus obligaciones y actuar en consonancia con los intereses de la entidad.
Asistencia a reuniones y toma de decisiones
La asistencia a reuniones es esencial para la toma de decisiones en el patronato. Todos los miembros deben participar activamente en las convocatorias, lo que permite un intercambio de ideas y opiniones crítico para la correcta dirección de la fundación.
La falta de participación puede comprometer la eficacia en la gestión y en la implementación de los objetivos propuestos.
Deber de diligencia
El deber de diligencia se refiere a la obligación de cada patrono de actuar con cautela y atención en todas las decisiones que afecten a la fundación.
Este principio asegura que las decisiones tomadas se realicen bajo un análisis cuidadoso y acorde con las mejores prácticas. Los miembros del patronato deben estar comprometidos con la toma de decisiones informada, siempre orientada al bienestar de la fundación.
Actuación en interés de la fundación
Todas las acciones del patronato deben orientarse hacia el interés general de la fundación. Esto implica que cada miembro debe priorizar los objetivos fundacionales ante cualquier interés personal o ajeno.
Actuar en el mejor interés de la entidad garantiza que la misión y visión se cumplan con éxito, beneficiando a los grupos a los que la fundación sirve.
Cumplimiento de normativas legales
El patronato es responsable de asegurar que la fundación opere en cumplimiento con todas las normativas y leyes aplicables. Cada miembro debe estar al tanto de la legislación vigente y actuar conforme a ella en todas sus acciones.
Este cumplimiento es clave para la sostenibilidad y reputación de la fundación, evitando sanciones y problemas legales.
Deber de confidencialidad
Los miembros del patronato están obligados a no divulgar información sensible ni confidencial a personas no autorizadas.
Este deber de reserva es crucial para proteger los intereses de la fundación y mantener la confianza de sus donantes, beneficiarios y otras partes interesadas.
Evaluación continua de la gestión
Los miembros del patronato deben revisar periódicamente las políticas y prácticas implementadas, evaluando su efectividad.
Este proceso permite realizar ajustes necesarios que mejoren el funcionamiento interno y la consecución de los objetivos establecidos.
Gestión de conflictos
Los conflictos pueden surgir en el seno de cualquier organismo. Por ello, es considerable que el patronato establezca mecanismos claros para la gestión de desacuerdos.
La resolución constructiva de conflictos no solo protege la armonía del grupo, sino que también favorece una toma de decisiones más eficiente y colaborativa. Implementar un protocolo de mediación entre los miembros puede ser de gran utilidad para abordar situaciones adversas.
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Preguntas frecuentes
¿Se puede externalizar el patronato de una fundación?
No, el patronato de una fundación no se puede externalizar. El patronato es el órgano de gobierno de la fundación y debe estar compuesto por personas físicas o jurídicas que asuman la responsabilidad de dirigir y supervisar la entidad. Los miembros del patronato tienen deberes legales y fiduciarios que no pueden delegarse en terceros externos. Sin embargo, la fundación puede contratar servicios de asesoría y gestoría para asistir en tareas administrativas, contables o legales, pero la responsabilidad última y la toma de decisiones deben permanecer con los miembros del patronato.
¿Qué papel cumpliría una asesoría de fundaciones dentro del patronato?
Una asesoría de fundaciones apoya al patronato, proporcionando orientación legal, gestión contable y financiera, asegurando el cumplimiento normativo y optimización fiscal. Además, facilita tareas administrativas, organiza la documentación y ofrece formación a los miembros del patronato. De esta manera, permite al patronato centrarse en la dirección estratégica y el cumplimiento de los objetivos de la fundación.
¿Qué debe hacer el patronato para modificar los estatutos de una fundación?
Para modificar los estatutos, el patronato debe seguir procedimientos legales específicos, asegurando que cualquier cambio sea válido y efectivo. Esto incluye la comunicación y aprobación de las modificaciones por parte del protectorado, garantizando una adecuada supervisión y cumplimiento normativo.
