Cómo redactar un correo electrónico comercial para alguien que no conoce
Esta contribución corresponde a Tami Claytor que es coach, consultora de imagen y propietaria de Always Appropriate Image and Etiquette Consulting en Nueva York, Nueva York. Con más de 20 años de experiencia, Tami se especializa en impartir clases de etiqueta a particulares, estudiantes, empresas y organizaciones comunitarias. Tami ha pasado décadas estudiando culturas a través de sus extensos viajes por los cinco continentes y ha creado talleres de diversidad cultural para promover la justicia social y la conciencia intercultural. Tiene una licenciatura en Economía con especialización en Relaciones Internacionales de la Universidad de Clark. Tami estudió en la Ophelia DeVore School of Charm y en el Fashion Institute of Technology, donde obtuvo su Certificación de Consultora de Imagen.
Cuando trabaja en el mundo de los negocios, es posible que a menudo necesite redactar un correo electrónico para alguien que no conoce. Si bien es un poco incómodo, es parte de la vida profesional. Hay ciertas reglas de etiqueta que debe seguir al enviar un correo electrónico profesional a un extraño.
Comience con un saludo (como «hola») y salude a la persona por su nombre preferido si lo conoce. Si no sabe su nombre preferido, utilice un saludo más formal como «A quien corresponda» o «Estimado señor/señorita».
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Haga su investigación. Hay una variedad de información que necesita saber antes de redactar un correo electrónico a un extraño. Antes de comenzar a escribir, eche un vistazo rápido al sitio web de la empresa donde trabaja el destinatario.
Si no conoce la dirección de correo electrónico del destinatario, puede encontrarla escaneando el sitio web de la empresa. Si no aparece ninguna dirección de correo electrónico, tenga cuidado al comunicarse con la persona por correo electrónico. Es posible que prefiera optar por una carta física.
Si planeaba hacer alguna pregunta en el correo electrónico, verifique si el sitio web aborda estas preguntas. No querrá dar la impresión de que es un holgazán y no se tomó el tiempo de leer un sitio web detenidamente.
Asegúrese de comunicarse con la persona correcta
Muchas personas comienzan sus correos electrónicos con algo como «No estoy seguro de si usted es la persona adecuada a quien preguntar, pero…». Esto se considera poco profesional y una falta de respeto hacia el tiempo del destinatario. Si no sabe a quién contactar, espere hasta que pueda averiguar esa información.
Paso 2 Escriba una línea de asunto descriptiva.
Su línea de asunto debe transmitir sus razones exactas para enviar el correo electrónico. A menudo, los correos electrónicos de desconocidos se ignoran o pasan por alto. Una línea de asunto sólida reduce la posibilidad de que su correo electrónico sea ignorado.
Use pocas palabras para decir de qué se trata el correo electrónico. Use tantos detalles como sea posible para incluir en 4 o 5 palabras. Por ejemplo, «Reunión a las 10 a.m. sobre nuevas computadoras» es mejor que «Reunión esta mañana». [2]
Las líneas de asunto vagas, como «Hola» y «Hola», a veces se leen inadvertidamente como correo no deseado y se redirigen a la carpeta de correo no deseado del destinatario.
Utilice un correo electrónico profesional, ya que su correo electrónico aparecerá junto a la línea de asunto. Utilice un correo electrónico que utilice su nombre completo en lugar de uno que utilice una persona o una frase vaga.
Nunca utilice todas las letras mayúsculas en la línea de asunto de un correo electrónico, incluso si el correo electrónico es urgente. Esto suena como un grito, lo que puede interpretarse como hostilidad.
Paso 3 Diríjase al destinatario.
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Diríjase al destinatario. Incluya un saludo y un saludo profesional. Esto puede ser complicado si está enviando un correo electrónico a un extraño, ya que es posible que no sepa su nombre preferido. Sin embargo, existen algunas pautas de etiqueta que pueden ayudarlo a evitar errores.
Si no sabe el nombre de la persona, evite frases demasiado formales como «A quien corresponda» o «Estimado señor/señorita». Tampoco sea demasiado informal. «Hola» es demasiado poco profesional para un correo electrónico comercial. Tal vez sea mejor comenzar el correo electrónico con un simple «Hola». [3]
Si sabe el nombre de la persona, asegúrese de escribirlo correctamente. Revisa la ortografía varias veces, ya que es fácil equivocarse si nunca antes le has enviado un correo electrónico a esa persona.
Utiliza «Sr.» y «Sra.» seguidos únicamente del apellido de la persona. Por ejemplo, si le estás enviando un correo electrónico a Jane Hart, comienza el correo electrónico con «Estimada Sra. Hart» en lugar de «Estimada Sra. Jane Hart».
Nunca hagas suposiciones sobre el estado civil de una mujer
Si conoces su estado civil, es mejor evitar llamar la atención sobre él en un correo electrónico, ya que es irrelevante para el mundo de los negocios. Usa «Sra.» y nunca «Señorita» o «Sra.» a menos que el destinatario use estos saludos.
Si alguien tiene un doctorado, es apropiado usar «Dr.» al dirigirte a él.
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Identifíquese a sí mismo y a la empresa a la que representa. Recuerde que, cuando envía un correo electrónico comercial, está representando a su lugar de trabajo. Preséntese y explique cómo obtuvo la información de contacto de la persona.
Identifique también a su empresa. Por ejemplo, un correo electrónico podría comenzar con: «Estimada Sra. Hart: Mi nombre es John Dawson y trabajo en marketing en Wilson Technologies».
Parte 2
Redacción del correo electrónico
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Sea breve y conciso. Al ir al grano e identificar claramente su propósito, presenta una imagen profesional que el lector tomará en serio. Esto también aumenta la probabilidad de que su correo electrónico sea leído y respondido rápidamente, ya que las personas postergan la posibilidad de lidiar con respuestas demasiado extensas.
Después de identificarse a sí mismo y a su empresa, su próxima oración debe explicar el propósito del correo electrónico. Es mejor exponer su caso en dos oraciones.[4]
Sea positivo. Incluso si escribe para abordar una queja o inquietud, sea cortés y respetuoso durante todo el correo electrónico. No hable mal de sus jefes, otras empresas o empleados, ya que esto lo dejará mal parado.
Si bien en las cartas de presentación es normal incluir información básica sobre usted si está enviando un correo electrónico en nombre de una empresa, omita esa información. Simplemente indique su nombre y su puesto en la empresa antes de pasar al propósito del correo electrónico.
Paso 2 Use una prosa simple y directa.
Un correo electrónico comercial debe ser lo más fácil de leer posible. Esto significa usar un lenguaje claro que sea fácil de entender.
Elija la voz activa en lugar de la voz pasiva. Por ejemplo, no diga: «Mi jefe, James Peterson, le envió un memorando». En su lugar, diga: «Mi jefe, James Peterson, le envió un memorando». [5]
Evite la jerga y los términos técnicos, incluso si dichos términos se usan mucho en su empresa. Opte por un inglés simple y frases comunes. [6]
Use oraciones cortas. Elimine las conjunciones cuando sea posible y divida las oraciones largas. Por ejemplo, «No recibimos respuesta de usted con respecto al memorando y queríamos hacer un seguimiento para asegurarnos de que entendiera la información».
Sería mejor decir «No recibimos respuesta de usted con respecto al memorando. Queríamos hacer un seguimiento para asegurarnos de que entendiera la información».
Use gramática, ortografía y puntuación adecuadas. Revise la ortografía y corrija todos los correos electrónicos antes de presionar el botón de envío.
Paso 3 Sepa qué evitar enviar.
Existen ciertas reglas de etiqueta en relación con lo que se debe transmitir por correo electrónico. Comprenda qué evitar enviar antes de comunicarse con alguien.
Los archivos adjuntos están bien si está enviando un correo electrónico con información que se solicitó específicamente, pero no envíe archivos adjuntos a desconocidos sin que se lo pidan
Evite archivos y archivos adjuntos demasiado grandes. En caso de que sea necesario enviar dicha información, envíe un correo electrónico de antemano para avisarle al destinatario.
No utilice una firma demasiado larga. Lo ideal es que su firma solo incluya su nombre, dirección postal, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Si lo desea, también es apropiado incluir su cargo.
No incluya gráficos ni fondos. Suelen obstruir la memoria del correo electrónico y dan la impresión de ser poco profesionales en un entorno empresarial.
Parte 3
Finalizar el correo electrónico
Paso 1 Dé instrucciones al destinatario sobre cómo responder.
Hacia el final del correo electrónico, proporciona instrucciones sobre cómo el destinatario puede hacer un seguimiento.
Especifica cortésmente un plazo en el que te gustaría recibir una respuesta. Por ejemplo, «Si pudieras responderme antes del final del día de mañana, te lo agradecería mucho».
Incluye cualquier información de contacto que sea necesaria. Puedes decir simplemente «Este es el mejor correo electrónico para contactarme» o solicitar una llamada telefónica e incluir tu número.
Se específico sobre lo que quieres del destinatario. No digas simplemente «Espero tener noticias tuyas pronto». En su lugar, di «Espero tener noticias tuyas pronto para que podamos discutir la logística de la transición a un nuevo sistema informático».
Paso 2 Usa una despedida apropiada.
Antes de tu nombre, habrá algún tipo de despedida. Elige un cierre apropiado para tu correo electrónico.
No uses simplemente un guion y luego incluyas tu nombre. Esto puede parecer demasiado informal, al igual que las despedidas como «Nos vemos» y «Tómatelo con calma». Es mejor evitar los emoticones, como las caras sonrientes.
En un correo electrónico comercial, algo como «Saludos» o «Todo lo mejor» es apropiado, ya que es amigable sin sacrificar el profesionalismo. «Atentamente» es otra buena opción, pero puede resultar formal.
«Gracias» y «Gracias» también son apropiados, pero se deben evitar si no le estás pidiendo al destinatario que realice una tarea o deber específico.[15]
Paso 3 Seguimiento
El mundo empresarial es ajetreado. Si no recibes respuesta del destinatario en un plazo de tiempo adecuado, es adecuado enviar un correo electrónico de seguimiento.
Si alguien no responde, es probable que no haya sido deliberado. Los correos electrónicos se acumulan y, a menudo, incluso si sigues el protocolo adecuado, las cosas terminan accidentalmente en un filtro de correo no deseado.
Un correo electrónico de seguimiento debe ser una respuesta directa a un correo electrónico que ya haya enviado. Sea cortés y comience con algo como: «Sé que probablemente esté muy ocupado, pero solo quería asegurarme de que recibió mi correo electrónico». Luego, repita brevemente el asunto del mensaje original.[17]
Cómo empezar un correo electrónico con una introducción convincente y qué evitar
La siguiente contribución corresponde al portal de Grammarly, que se define así: “democratizamos la buena redacción en inglés. Una comunicación clara genera resultados que hablan por sí solos, ya sea en un discurso de venta ganador, un ensayo que da la talla, un mensaje que transmite el tono justo o cualquier otra cosa. Creemos que cualquiera puede comunicarse de manera eficaz, eficiente y persuasiva, con las herramientas adecuadas”
“Grammarly es el socio de comunicación de inteligencia artificial en el que confían más de 30 millones de personas, 70 000 equipos profesionales y personas del 96 % de las empresas Fortune 500. Desde la creación instantánea de un primer borrador hasta la perfección del borrador final, Grammarly te ayuda a transmitir tu mensaje y a obtener los resultados que necesitas”.
La autora es Jennifer Calonia
Un correo electrónico eficaz comienza con un saludo cálido y convincente, seguido de una introducción que llame la atención.
El uso de una introducción de correo electrónico eficaz puede cautivar al lector y mantener su interés, lo que aumenta las posibilidades de obtener la respuesta deseada.
Una buena introducción ayuda a garantizar que su correo electrónico se destaque en una bandeja de entrada abarrotada.
Con una combinación de correos electrónicos personales, comerciales y de consumidores, las bandejas de entrada se inundan con cientos de mensajes todos los días.
Sin embargo, es posible que los destinatarios no lean todos esos mensajes o los lean de principio a fin
A continuación, se muestra cómo garantizar que su correo electrónico tenga un comienzo convincente sin perderse en la confusión.
Por qué es esencial comenzar un correo electrónico con un saludo contundente
Un saludo de correo electrónico adecuado puede establecer instantáneamente un tono positivo, incitando al lector a involucrarse más profundamente con el contenido y reduciendo las posibilidades de que lo ignoren.
Antes de escribir un saludo de correo electrónico, asegúrate de que la línea de asunto sea una vista previa clara y concisa del contenido de tu correo electrónico.
La línea de asunto puede determinar si tu destinatario abre o no el correo electrónico para empezar, por lo que debe capturar la importancia y la intención de tu mensaje.
Una vez que estés seguro de tu línea de asunto, crea una introducción cautivadora que lleve a los lectores a actuar.
Una introducción bien pensada es útil cuando se pide a los destinatarios que:
– Hagan clic en un enlace
– Respondan a una pregunta
– Participen en una encuesta
– Brinden más claridad
– Revisen un documento u otra información
– Brinden apoyo relacionado con el negocio
– Confirmen su asistencia
Independientemente de lo que les pida a sus lectores, su introducción debe incitarlos a dedicar más tiempo al mensaje y ayudar a que su correo electrónico evite la temida papelera.
Cómo empezar un correo electrónico profesional
Comenzar un correo electrónico profesional con una introducción poderosa puede ayudar a crear interacciones significativas en el lugar de trabajo y conexiones comerciales positivas. Señala entusiasmo, promueve el compromiso y puede allanar el camino para relaciones exitosas, crecimiento profesional y gestión eficaz de diversas situaciones.
Saludos profesionales apropiados para correos electrónicos
1 “Estimado [nombre]”
Este saludo de correo electrónico es un saludo apropiado para la correspondencia formal por correo electrónico. Se usa generalmente en cartas de presentación, cartas comerciales oficiales y otras comunicaciones cuando desea transmitir respeto por el destinatario.
Aunque los honoríficos como “Sr.” y “Sra.” Antes eran más aceptadas, pero corren el riesgo de confundir el género o de asumir erróneamente el estado civil del lector. En su lugar, utilice “Estimado Sam” o “Estimado Sam Barney”.
