La Commissione europea, con la Decisione del 15 gennaio 2024, ha autorizzato l’uso dei costi unitari (unit cost) per le spese di personale in tutte le azioni del Programma quadro per la Ricerca e l’Innovazione Horizon Europe (HE) ed Euratom.
A partire dal 1° maggio 2024, i beneficiari dei progetti potranno richiedere l’applicazione del nuovo costo unitario per la rendicontazione delle spese relative al personale.
Quali sono le motivazioni?
La Commissione europea ha introdotto questo nuovo metodo di calcolo per semplificare la rendicontazione dei costi del personale e ridurre il rischio di errori. Dati statistici indicano che i costi del personale rappresentano circa i due terzi del budget di un progetto e sono la principale fonte di errori finanziari nel precedente programma Horizon 2020. L’introduzione del costo unitario si allinea con l’obiettivo di semplificare il Programma quadro per la Ricerca e l’Innovazione Horizon Europe.
In base ai dati della Commissione europea, si osserva che solo un numero limitato di beneficiari gestisce più di 100 progetti, per lo più grandi entità legali. La maggior parte dei beneficiari, infatti, gestisce uno o due progetti per programma, spesso costituiti da piccole e medie imprese (PMI) o da nuovi arrivati (newcomer) con poca o nessuna esperienza nella rendicontazione delle spese per il personale.
Quali sono i vantaggi del personnel unit cost e come si calcola?
L’uso del costo unitario per il personale consente di ridurre il rischio di errori di calcolo o interpretazione, semplificando notevolmente le procedure amministrative sia per la Commissione europea che per i beneficiari.
Il costo unitario per il personale si basa su due elementi:
- Il costo totale del beneficiario per tutto il personale, non solo per quello coinvolto nei progetti di ricerca e innovazione, come riportato nell’ultimo esercizio finanziario completo (indipendentemente dalle tipologie contrattuali);
- Il numero totale del personale in unità di lavoro annuali (AWU – Annual Work Units), ossia il numero di persone che hanno lavorato a tempo pieno nell’ultimo esercizio finanziario.
Per garantire risultati rappresentativi, il valore del costo giornaliero è soggetto a un tetto massimo per paese. Il numero totale dei giorni equivalenti dichiarati nei progetti europei per una persona in un anno solare rimane fisso e non può superare i 215 giorni.
Come attivare la procedura?
Le entità legali devono presentare una richiesta tramite il Funding & Tenders Opportunities Portal. La richiesta per attivare il calcolo del costo unitario può essere inoltrata in qualsiasi momento e può essere ritirata fino all’approvazione.
Sul Funding and Tenders Portal è disponibile anche una procedura guidata (wizard). La validazione della richiesta avviene solo nel momento in cui l’organizzazione ha una proposta progettuale in fase di Grant Agreement Preparation (GAP).
È necessario fornire:
- un certificato di audit indipendente ad hoc che attesti i parametri di calcolo del costo unitario;
- una richiesta formale per l’importo del costo unitario nel sistema.
Dopo l’invio della richiesta, si attende la verifica di conformità. Se la richiesta è conforme, il servizio responsabile della Commissione europea approva il costo unitario e informa il beneficiario. In caso contrario, la richiesta sarà respinta e il beneficiario verrà informato.
Una volta approvata, esiste l’obbligo di utilizzare il personnel unit cost in tutte le proposte progettuali di Horizon Europe e Euratom presentate dopo la data di approvazione. Non vi è quindi possibilità di scelta: tutte le proposte seguiranno il costo unitario approvato.
È importante notare che i grant già firmati (con il costo reale) non possono essere modificati per introdurre il metodo del costo unitario. Una volta approvato, il costo unitario rimarrà valido per almeno due anni. Il beneficiario può richiedere un aggiornamento dell’importo ogni due anni dalla data di approvazione, fino al 31 dicembre 2027.
Qualora lo ritenga opportuno, il beneficiario può tornare al metodo dei costi reali, ma questa scelta avrà effetto esclusivamente per i futuri progetti e non per quelli in corso, che continueranno a seguire il costo unitario fino alla loro conclusione.
Questo articolo è tratto da APREmagazine – Speciale Conferenza Annuale APRE 2024
