Au sein de la direction générale des services, l’assistant/assistante de direction exercera son activité sous l’autorité du Directeur général des services.
Les missions s’articuleront de la façon suivante :
– Apporte une aide permanente au directeur général des services en termes d’information, d’accueil, d’organisation, de communication, de classement et suivi de dossiers :
- Gère l’agenda, prépare et organise les réunions et rendez-vous, rappelle les informations importantes et transmet les messages, organise certains déplacements,
- Réalise le suivi de certains projets et activités de la direction générale,
- Réalise et centralise des comptes-rendus relatifs à la direction,
- Constitue et met à jour les dossiers,
- Assure la bonne circulation de l’information au sein du Parc ou avec les autres assistants/assistantes
– Organise l’agenda de la Présidente et des Vice-présidents
– Assure le secrétariat de la direction générale et apporte des appuis aux directions Ressources et Sensibilisation/mobilisation
– Réceptionne et gère l’information de niveau Présidence / direction générale
– Planifie et organise les réunions des instances :
- Met à jour les fichiers élus des instances,
- En lien avec les directions et la directrice générale adjointe, rédige puis envoie les convocations, prépare puis envoie les dossiers, dans le respect des délais de transmission nécessaires,
- Suit la préparation des réunions, s’assure de l’atteinte du quorum, prépare, en lien avec les directions et la directrice générale adjointe, les supports de présentation,
- Prépare les délibérations puis les transmet au contrôle de légalité
- Rédige les comptes-rendus et relevés de décisions, les diffuse.
– Participe au fonctionnement et à la mise en œuvre des activités du Parc
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique
- Assure le suivi de tableaux de bord
- Assure la gestion du courrier de la collectivité
- Coordonne les assistantes du Parc (2 autres assistants/assistantes) et est amené à les suppléer pendant leur absence pour assurer la continuité de service (accueil téléphonique, orientation des personnes etc.)
- Réalise et diffuse les tableaux de permanence téléphonique du CODIR
