Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et financière – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : TECH / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse avec des interventions sur les autres campus de l’université en fonction des besoins du service
Composante / Service : Service Généraux (SG) / Pôle sûreté
Composition du service (effectifs) : 9
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Adjointe du responsable des services généraux (en charge du pôle sûreté)
Description du poste : missions et activités
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
– Rédaction et mise en forme des courriers internes et externes du service, des comptes rendus des divers réunions, commissions et comités,
– Élaboration des supports de communication,
– Produire les supports pour diverses réunions (PowerPoint, …),
– Participation à l’élaboration du budget et en assurer le suivi,
– Marchés publics : élaboration des CCTP, analyses des offres et veiller à l’exécution de ceux-ci,
– Suivi des livraisons et des factures,
– Mise en concurrence des devis demandés aux entreprises,
– Gestion des demandes de travaux internes et externes,
– Gestion des formulaires d’organisations d’évènements,
– Alimenter les tableaux de bords du service et les convertir en statistiques,
– Procéder aux opérations d’engagement dans le logiciel SIFAC,
– Suivre les crédits par types de dépenses ou d’opérations / ou par structure,
– Enregistrer les données budgétaires,
– Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières,
– Supervision de la main courante électronique en lien avec l’adjointe du responsable des services généraux
– Centralisation et redistribution des informations,
– Participation aux interventions et tâches diverses liées au Pôle sûreté.
– Rédaction de Rapport d’incident.
Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé, …
Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien
Les personnels administratifs et enseignants des composantes et les associations installées sur l’université / Collaboratif
Les différents responsables de service des campus (Sécurité incendie, Hygiène et sécurité, service technique, …) / Collaboratif
Les sociétés prestataires de services : gardiennage, nettoyage des locaux, … / Coopération
Les institutions extérieures (police, pompiers, mairie, …) / Coopération
Les victimes (personnels, étudiants, …) / Assistance
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le formulaire/lien dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
